Mobilität & Reisen
Aus VerwaltungXPedia
Allgemeines
Unter Mobilität werden die Dienstreisen von Internen wie Externen und die Einladung von Gästen verstanden. Neben der Dienstreise gibt es auch noch die Entsendung, beide Begriffe werden an der HU allerdings synonym verwendet.
Verweise
Intern: Dienstreiseantrag und Antrag auf Abschlagszahlung
Intern: Einladung und Abrechnung von Gästen
Dienstreisen an der Humboldt-Universität
An der Humboldt-Universität ist es grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen möglich, eine Dienstreise bzw. Entsendung zu beantragen. Grundsätzlich definieren beide Begriffe einen dienstlichen Aufenthalt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte. An der HU werden beide Begriffe synonym behandelt.
Voraussetzung für den Reiseantritt ist die Beantragung und Genehmigung der Dienstreise. Die Reisekosten können nur dann erstattet werden, wenn die Dienstreise vor Beginn des Dienstgeschäftes beantragt und genehmigt wurde. Rückdatierung von Dienstreiseanträgen ist nicht zulässig.
Zu unterscheiden ist davon die Einladung von Gästen.
Prozess der Beantragung und Erstattung
Aufwand für Planung und Beantragung
An der HU sind im Prozess der Beantragung einer Dienstreise mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen involviert.
Neben der dienstreisewilligen Person sind dies deren Vorgesetzte, das Lehrstuhlsekretariat, die/der Mittelverantwortliche, die/der geschäftsführende Direktor/in bzw. die/der Dekan:in, deren/dessen Sekretariat und die Mitarbeiter:innen in der Reisestelle.
Lehrstuhlsekretariate sind grundsätzlich in ihrem Bereich für die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen verantwortlich. Je nach Absprache sind sie dabei in unterschiedlichem Ausmaß in die Prozesse involviert, häufig übernehmen sie für die Professor:innen einen Großteil des gesamten Prozesses während sie bei den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen nur prüfen und unterstützen.
In der Vorbereitung umfassen diese Aufgaben die Recherche von Kosten und ggf. Buchung von Unterkünften und Fahrten, Erstellen von Preisvergleichen, ggf. das Formulieren von Begründungen, das Ausfüllen des Dienstreiseantrags, dem Prüfen von Angaben. In der Nachbereitung wird die Reisekostenabrechnung (RKA) der Lehrstuhlinhaber:innen von den Lehrstuhlsekretariaten erstellt.
Erstattung
Die erstattungsfähigen Ausgaben definiert das Bundesreisekostengesetzes. Darüber hinaus gilt die HU-Dienstreiseordnung und die Ausführungsbestimmungen.
Je nach Genehmigung und verfügbarem Budget übernimmt die Humboldt-Universität alle oder eine Teil der Kosten. Grundsätzlich müssen Dienstreisende die anfallenden Kosten erst verauslagen und sich später wiedererstatten lassen. Bei sehr hohen Kosten ist eine Abschlagzahlung bis zu 80% der Gesamtkosten möglich.
Kostenübernahme für Externe und Einladung von Gästen
Auch Studierende, Doktoranten ohne Beschäftigungsverhältnis und externe Personen können, solange ein dienstlicher Zusammenhang besteht, eine Dienstreise beantragen und sich diese erstatten lassen. Bitte klären Sie dies vorher mit der Reisestelle ab.
Sollen Gäste, zum Beispiel zu Konferenzen eingeladen und ihre Kosten übernommen werden, ist auch das möglich und üblich. Die Lehrstuhlsekretariate übernehmen hierbei die Kommunikation mit den Gästen und stimmen die Reiseplanung und Kosten ab. Auch hierbei müssen jedoch die Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes beachtet werden.
Praxishilfe
Auf den Unterseiten zur Mobiltät (Intranet) finden sie Ausfüllhilfen zu den Formularen und vertiefende Informationen. Über die Berufliche Weiterbildung der HU können Sie die entsprechenden Kurse belegen. Dort werden Ihnen die Grundlagen vermittelt.