Einladung und Abrechnung von Gästen

Allgemein

Für Gäste der HU (das sind HU-externen Personen, die an die HU eingeladen wurden, normalerweise für die Teilnahme an einer wissenschaftlichen Veranstaltung) können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dienstgeschäft an der HU entstanden sind, erstattet werden.

Gilt die Einladung nicht nur für die Übernahme von Reise- und Übernachtungskosten, sondern inkludiert sie auch ein Honorar, wird die rechtliche Grundlage über einen Vertrag für einen Gastvortrag hergestellt und via Rechnungsstellung abgerechnet.

Verweise

Intranet: Gäste/ Berufung/ Berufungskommission

Intern:

Fristen für die Abrechnung der entstandenen Kosten

Auch für Gäste gilt die Abrechnungsfrist von 6 Monaten nach dem Dienstgeschäft an der HU.

Einladung

• Das Lehrstuhlsekretariat füllt die Einladung aus.
• Daten des Gastes abfragen
• Neben den auf der Einladung anzugebenden Daten unbedingt Startort und Zielort, Anfahrts- und Abfahrtsdauer und Kontodaten abfragen, (wenn am Ende etwas abgerechnet werden soll). Die Zeiten haben Konsequenzen für die Ansprüche (Häufig: Hotelkosten, obwohl die Fahrt ohne Probleme am gleichen Tag möglich wäre).

Ausfüllhilfe - typische Probleme

Angaben

Fakultät: ZI oder ETF, Institut: BIT bzw. IKT.

Tagegelder

werden grundsätzlich verneint.

Anteilige Erstattung

Die anteilige Erstattung der Reisekosten wirkt als Obergrenze.

Verbindung mit Privater Reise

Fehlt auf dem Formular, hat aber Konsequenzen für die Kostenübernahme und Abrechnung.

Steuer ID - ggf. beantragen oder Abrechnung vermeiden

• Wenn der Gast nur die Reise- und Übernachtungskosten erstattet bekommt und *kein* Honorar, ist auch eine deutsche Steuer-ID nicht nötig.
• Wenn ein Honorar gezahlt wird, muss die Person über eine Steuer-ID verfügen.
• Die Beantragung für ausländische Gäste geht vollständig online.

Weiterverarbeitung

Bei dem Formular Einladung /Kostenzusage für Reisekosten für Gäste der HU ohne Honorar wird der/die Mittelverantwortliche (G2) nur in Kenntnis gesetzt. Eine Unterschrift durch die G2 ist erst bei der Abrechnung nötig.

Auch der/die GD bzw. der/die Dekan:in ist an keiner Stelle in das Verfahren involviert, es sei denn, er/sie selbst lädt den Gast ein.

Die Reisekostenabrechnung des Gastes muss dem Lehrstuhlsekretariat vorgelegt werden, welches sie kontrolliert und ggf. Belege nachfordert oder mit Bitte um Änderung zurückweist. Wenn alles in Ordnung ist, reicht das Lehrstuhlsekretariat die Abrechnung bei der Reisestelle ein.

Nach erfolgter Bearbeitung durch die Reisestelle erfolgt die Auszahlung nach der Mittelfreigabe durch G1 und G2 (wie üblich, über xSuite).

Abrechnung von Gästen

Ausfüllhilfe

Angaben zum Zahlungsempfänger

• Angabe zum Gast: HU Gäste, Mitglieder von Berufungskommissionen, Berufungsverhandlungen

Schilderung des Reiseverlaufs

• Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, muss nicht jede einzelne Fahrt aufgelistet werden
• Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr nachts (Ankunft Wohnort).

Vorherige Kostenübernahme

Falls beantragt, bei der Abrechnung darauf achten, dass keine Dopplung bei den entstandenen Kosten vorliegt.

Reise im Zusammenhang mit einer Privat-/Urlaubsreise

Siehe oben

Verpflegung

Auf Grundlage dieser Angaben wird ggf. das Tagegeld gekürzt. Unterkunft

Übernachtung

• Gleiche Angabe zur Überschreitung wie bereits im Dienstreiseantrag genannt.
• Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

Notwendige Fahrten am Dienstort

Gemeint sind die Fahrten zwischen Hotel und Veranstaltungsort

Auflistung entstandener Kosten

• Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise.
• Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden.
• Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.

Weiterverarbeitung

Nach Prüfung der Reisekostenabrechnung des Gastes zur Unterschrift G1 und G2 vorlegen, anschließend bei der Reisekostenstelle einreichen und den Gast von der Einreichung in Kenntnis setzen. Er wird von der Reisestelle über die erfolgte Bearbeitung informiert.