Reisekostenabrechnung

Allgemein

Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem/der Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle versandt werden.

Nach der Bearbeitung durch die Reisestelle (Bearbeitungsdauer: bis zu 4 Wochen) erhält die dienstreisende Person eine E-Mail von der Reisestelle, in der die Weiterleitung der Reisekostenabrechnung an die Kasse verkündet wird. Der E-Mail ist darüber hinaus auch eine Abrechnung beigelegt. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden.

Die Mittelfreigabe für die Auszahlung der Reisekostenabrechnung erfolgt über xSuite (G1-G2 Genehmigungsschleife.)

Fristen für die Einreichung

von RKA: spätestens 6 Monate nach der Dienstreise

von Antrag auf Abschlagszahlung: spätestens 2 Wochen vor Dienstreiseantritt

Ausfüllhinweise

Schilderung des Reiseverlaufs

• Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt, es sei denn, Taxis oder Mietwagen wurden genutzt.
• Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort) in der Nacht.

Verpflegung

Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.

Unterkunft

• Gleiche Angabe wie beim Dienstreiseantrag nennen, wenn der Höchstsatz überschritten wird
• Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen

Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.

Auflistung entstandener Kosten

• Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise!
• Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden (z.B. Busticket).
• Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.