Barauslagenerstattung
Aus VerwaltungXPedia
Allgemein
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung.
Die eigentliche Erstattung dann nach erfolgter Genehmigung durch die GF wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ (siehe unter Verweise Intranet: Auslagenerstattung) beantragt und durch die G2 genehmigt.
Verweise
Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF
Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen
Prozess
Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Es werden mindestens zwei Formulare benötigt:
1. Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung
2. „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“
Auslagenerstattung <150 Euro
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
Auslagenerstattung >150 Euro
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
Aufmerksamkeiten & Bewirtung
Bewirtungsrichtlinie beachten.
Ausfüllhilfe
- Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
- Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
Einreichung
Vgl. Intranet - Auslagenerstattung
Genehmigung durch die GF anfügen.
Rechtsgrundlagen
Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.