Barauslagenerstattung

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung.

Die eigentliche Erstattung nach erfolgter Genehmigung durch die GF wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 27.03.2024

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Es werden mindestens zwei Formulare benötigt:

1. Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung

2. „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

• Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
• Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.