Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)
Aus VerwaltungXPedia
Allgemein
In der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien gibt es für die nach der Bewirtungsrichtllinie und Auslagenerstattung erforderliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung ein separates Formular, sodass die Anfragen über E-Mail entfallen.
Bei der Bewirtschaftung von Steuergeldern gelten folgende Grundsätze:
- Auszahlungen erfolgen nur auf Rechnung.
- Keine Rechnung ohne Vertrag.
- Zurückdatierung ist unzulässig.
Rechnungen entstehen in der Kombination mit Bestellungen über Ariba, oder in Verbindung mit Verträgen für Lehraufträge, Werke (wie z.B. Übersetzung, Lektorat, musikalische Dienstleistung) oder Gastvorträge. Die selbe Logik gilt auch bei Dienstreisen: Eine Dienstreise kann nur dann abgerechnet werden, wenn *vor* der Reise diese als Dienstreise genehmigt wurde. (Hier gilt der genehmigte Dienstreiseantrag als Abrechnungs- und Erstattungsgrundlage. Die Umstellung auf die komplett digitale Dienstreise-Abwicklung über ein neues SAP-Modul soll weiterhin noch in diesem Jahr erfolgen.)
Es gibt jedoch Fälle, in denen Rechnungslegung nicht möglich ist.
Der typische Fall ist hierfür, dass der Anbieter die Zahlung auf Rechnung nicht anbietet. (Nur PayPal oder Kreditkarte werden akzeptiert.)
Eine weitere Variante ist, dass kleinere Beträge (eventuell auch relativ spontan) ausgelegt werden mussten: Für Kaffee und Kekse, für ein BVG-Ticket für den Gastreferenten, für Kleinkram, welches Sie nicht über Ariba bestellen wollten, weil der Aufwand mit dem Ertrag in keinem nachvollziehbaren Verhältnis stand.
In diesen Fällen gilt die Dienstanweisung zur Barlagenerstattung von VPH Helle-Meyer (siehe unten). Sie gilt für Summen zwischen 10 und 150 Euro (Regelfall, Ausnahmen mit stichhaltiger Begründung sind möglich.)
Die Voraussetzung dafür, dass vorgestreckte Gelder erstattet werden, ist die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die Leitung der Verwaltungseinheit, hier also durch die GFTheol.
Die Genehmigung der GFTheol wird auch aufgrund der Bewirtungsrichtlinie der HU *für jede Bewirtungssituation* benötigt - egal, ob es um Aufmerksamkeiten, Catering aus organisatorischen oder repräsentativen Gründen oder um einen geplanten Restaurantbesuch geht.
Der Grund für diese Genehmigungen liegt in der Landeshaushaltsordnung - durch die Einholung der Genehmigung durch die GF wird sichergestellt, dass das 4-Augen-Prinzip bei der Verwendung von Steuergeldern eingehalten wird. Dieses 4-Augen-Prinzip ist im Genehmigungsprozess für Bestellungen über Ariba abgebildet. Wenn Sie außerhalb von Ariba Kosten generieren, dann werden diese entweder in Form des entsprechenden Vertrages (Gastvortrag, Werkvertrag etc.), durch genehmigte Anträge (z.B. Dienstreiseantrag) oder durch die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die GF legitimiert. So kann das 4-Augen-Prinzip der Landeshaushaltsordnung eingehalten werden.
Wichtig ist also nochmal: Die Genehmigung muss schriftlich und vor der Vorstreckung der Gelder erfolgen. (Ausnahmen gibt es natürlich immer, aber diese sind Notfälle: Z.B. gibt Ihr Laptop den Geist am WE auf und Sie brauchen dringende Reparatur noch am WE.)
Um diese ganze Genehmigungsgeschichte zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, gibt es für die Administation der drei Theologien ein separates Formular. Aus einem drop-down Menü können Sie den Anlass auswählen, für Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten. Sie finden dort auch Felder für Angaben zum Grund der Genehmigung. Im unteren Bereich des Formulars kann die GFTheol die Genehmigung erteilen und unterschreiben.
Bitte verwenden Sie in Zukunft dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie das Formular *über die SB Haushalt und Personal* der GF zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen dann die Formulare der GF zur Entscheidung vor.
Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.
Verweise
Intern: Bewirtung und Catering
Intern: Formular - Vorab-Genehmigungen durch GF
Prozess
Bitte verwenden Sie dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie es *über die SB Haushalt und Personal* der Geschäftsführung zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen die Formulare der Geschäftsführung zur Entscheidung vor.
Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.
Ausfüllhilfe
Felder
Als Antragssteller:in füllen Sie bitte alle Felder unter "Antrag" aus.
Aus dem drop-down Menü können Sie den Vorgang auswählen, für den Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten.
- Wenn eine Ausgabe für Aufmerksamkeiten und/oder Bewirtung o.ä. beantragt werden soll, wählen Sie bitte die passende Kombination aus. In den Feldern darunter können Sie auswählen, ob eine Barauslagenerstattung erfolgen soll. Dies ist z.B bei Aufmerksamkeiten häufiger der Fall.
- Wenn die Barauslagenerstattung nicht für Aufmerksamkeiten bzw. Bewirtung beantragt werden soll, sondern für z.B. Büromaterial, Mitgliedschaften etc., wählen Sie bitte "für sonstige Ausgaben, die nicht über SAP-Ariba oder Rechnungsstellung erfolgen können" und wählen "mit Barauslagenersattung aus."
Unter Anlass geben Sie, je nach Sachverhalt, an, ob es sich z.B um eine Konferenz, Kommissionssitzung, Geschenke für eine Person oder z.B. um eine Mitgliedschaft handelt.
Sollte es sich um eine Veranstaltung (z.B. Konferenz) handeln, füllen Sie bitte die Felder in diesem Abschnitt aus. Bei Personen ist die Gesamtzahl anzugeben, bei Externen jene Personen, bei denen es sich nicht um HU-Angehörige handelt.
Im Feld Weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung mit Begründung machen Sie bitte weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung (bei voraussichtlich wem wird was zu voraussichtlich welchen Preisen erworben) und begründen die Ausgabe gemäß der Bewirtungsrichtlinie bzw. des Rundschreibens zur Barauslagenerstattung.
Wenn es im Rahmen einer Veranstaltung mehrere genehmigungspflichtige Vorgänge gibt (z.B. Barauslage für Aufmerksamkeiten + Catering aus repräsentativen Grünen), reicht ein Formular mit allen notwendigen Informationen.
Formulierungshilfen zur Begründung
Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!
Aufmerksamkeiten
Fall 1
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass bei dem HU-Externe anwesend sind. Die Veranstaltung dauert länger als eine Stunde.
Fall 2
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass, bei dem zwar nur HU-Mitarbeiter anwesend, der aber länger als drei Stunden inklusive Pausen dauert.
Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen
Die Veranstaltung findet nicht mehr als einmal im Semester statt und dauert mindestens fünf Stunden. Es handelt sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz und es besteht ein ganz überwiegendes universitäres Interesse an einem günstigen Arbeitsablauf. Es ist terminlich nicht möglich, die Veranstaltung direkt vor oder nach dem Mittagessen stattfinden zu lassen oder eine längere Pause zur Eigenversorgung anzubieten, ohne den Ablauf zu verzögern. Die Bewirtung erfolgt innerhalb des Veranstaltungszeitraums.
Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen
Fall 1
HU-Externe sind in der Mehrheit, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten.
Fall 2
Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen: Es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten. HU Interne sind in der Mehrheit, weshalb nur die Kosten für die Gäste übernommen werden kann.
Fall 3
Es ist eine Veranstaltung des akademischen Gemeinschaftslebens welche durch das Dekanat bzw. die Geschäftsleitung der ZI organisiert wurde, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Teilnahme ist für alle HU-Mitglieder und der Öffentlichkeit möglich und sie findet nicht mehr als zweimal im Jahr statt.
Repräsentationsaufwendungen
Es handelt sich um einen besonderen Anlass, weshalb ein Geschenk angemessen ist.
Barauslagenerstattung
Die Beschaffung über Ariba war nicht möglich, da die Zahlungsmethode Rechnung nicht angeboten wurde und ein anderer Anbieter das Produkt nicht im Angebot führte / nicht rechtzeitig liefern konnte.
Die Beschaffung über Ariba war nicht möglich, da dies unverhältnismäßig hohe Kosten verursacht hätte.