Bewirtung und Catering

Allgemeines

Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Gergelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.

Verweise

Intranet: Catering - u.a. Bewirtungsrichtlinie

Intranet: Abrechnung von Bewirtungen - u.a Bewirtungsrichtlinie und das Formular

Intranet: Barauslagenerstattung

Intern: Barauslagenerstattung

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF

Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen

Erstattung Repräsentationsaufwendungen

Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

Erstattung von Aufmerksamkeiten

• Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
• Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
• Ausschluss:
  • Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
  • Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen, serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
• Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen

• Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
• Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
• Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
• Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen

• v.a Konferenzen mit Außenwirkung für die Öffentlichkeit
• Wenn mehr externe als interne Personen teilnhemen, werden die Gesamtkosten übernommen, ansonsten nur die Kosten für die externen Personen

Interner Ablauf

Aufstellung Budgetplanung und Umfang

Neben dem zur Verfügung stehenden Budget (Bezahlung aus Haushalts-, Berufungs- oder Drittmitteln) muss im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer:innen, intern wie auch extern, ermittelt werden, da dies unmittelbare Konsequenzen für die nach der Richtlinie zulässige Ausgabenhöhe hat.

Genehmigung durch Leiterin der Struktureinheit

Die Geschäftsführung muss jede Form der Bewirtung vorher genehmigen. Dafür gibt es in der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien ein eigenes Formular, welches auch die Auslagenerstattung abdeckt.

Preisvergleich bzw. Angebote einholen, wenn notwendig

• Sollen nur Aufmerksamkeiten bei Supermärkten beschafft werden, kann auf einen Preisvergleich in der Regel verzichtet werden. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen beachtet werden.
• Beim Catering müssen allerdings fast immer Angebote eingeholt werden, da hier die Preise online in der Regel nicht einsehbar sind.

Bei >1000 Euro Nettowert

Wenn die Wertgrenze von 1000 Euro überschritten wird, muss ein ordentliches Vergabeverfahren durchgeführt werden.

Wenn die Bestellung des Caterings über Ariba läuft:

Vorgang anlegen (Freitextbestellung: Gastronomie und Bewirtung) und Auftrag versenden

Bei Bewirtung in Form eines Caterings wird ein Ariba-Vorgang angelegt und die Rechnung später zusammen mit den anderen Formularen hochgeladen.

Event

Bei der Durchführung des Events auf Anlieferung und Abholung achten. Teilnehmer:innen verzeichnen, ggf. auch ihre Unterschriften einholen.

Rechnungsstellung

Die Rechnung für das Catering wird an die Humboldt-Universität adressiert, z.H. des Lehrstuhlsekretariats. Hilfreich ist, wenn auf der Rechnung das PSP-Element des Kostenstelle steht, so kann die Kasse die Rechnung direkt richtig zuordnen.

Einreichung

• Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
• Vorab-Genehmigung durch GF
• Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmer:innenliste (inkl. Angaben zu Institution und Funktion)
• Preisvergleich / Vergleichsangebote
• ggf. Vergabeunterlagen

Wenn Barauslagenerstattung

Immer Vorab-Genehmigung der GF notwendig!

Einkauf

unbedingt Belege aushändigen lassen, Kartenzahlung wegen des Belegs empfehlenswert, ansonsten Bargeld durch die:den Vorgesetzte:n.

Event

Teilnehmer:innen verzeichnen.

Einreichung

• an rechnungen@hu-berlin.de, inklusive Belege
• G2-Unterschrift zur Mittelverfügbarkeit einholen
• Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
• Formular Vorab-Genehmigung durch GF
• Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion
• ggf. Preisvergleich

Ausfüllhilfen

Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“

• Begründung muss der Bewirtungsrichtlinie entsprechen
• Muss durch G1 unterschrieben werden

Formulierungshilfen zur Begründung

Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!

Aufmerksamkeiten

Fall 1

Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass bei dem HU-Externe anwesend sind. Die Veranstaltung dauert länger als eine Stunde.

Fall 2

Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass, bei dem zwar nur HU-Mitarbeiter anwesend, der aber länger als drei Stunden inklusive Pausen dauert.

Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen

Die Veranstaltung findet nicht mehr als einmal im Semester statt und dauert mindestens fünf Stunden. Es handelt sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz und es besteht ein ganz überwiegendes universitäres Interesse an einem günstigen Arbeitsablauf. Es ist terminlich nicht möglich, die Veranstaltung direkt vor oder nach dem Mittagessen stattfinden zu lassen oder eine längere Pause zur Eigenversorgung anzubieten, ohne den Ablauf zu verzögern. Die Bewirtung erfolgt innerhalb des Veranstaltungszeitraums.

Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen

Fall 1

HU-Externe sind in der Mehrheit, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten.

Fall 2

Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen: Es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten. HU Interne sind in der Mehrheit, weshalb nur die Kosten für die Gäste übernommen werden kann.

Fall 3

Es ist eine Veranstaltung des akademischen Gemeinschaftslebens welche durch das Dekanat bzw. die Geschäftsleitung der ZI organisiert wurde, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Teilnahme ist für alle HU-Mitglieder und der Öffentlichkeit möglich und sie findet nicht mehr als zweimal im Jahr statt.

Repräsentationsaufwendungen

Es handelt sich um einen besonderen Anlass, weshalb ein Geschenk angemessen ist.