Barauslagenerstattung

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Für eine Erstattung ist, aktuell nach der Dienstanweisung 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026, eine Vorab-Genehmigung durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig.

Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks Bewirtung erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

1. Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
2. „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

• Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
• Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
• Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.