Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen
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Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. | Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Für eine Erstattung ist, aktuell nach der Dienstanweisung 02.03.2026 und der in der Fassung vom 18.02.2026, eine [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die]] G2 notwendig. Wenn es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie handelt, dann ist zusätzlich auch eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich. | ||
Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“]. | Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“]. | ||
=== Verweise === | === Verweise === | ||
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026 | [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026 | ||
[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen | [[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien]] | ||
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]] | [[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]] | ||
=== Prozess === | === Prozess === | ||
„[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“ | |||
# Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen | |||
# „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“ | |||
==== Auslagenerstattung <150 Euro ==== | ==== Auslagenerstattung <150 Euro ==== | ||
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=== Ausfüllhilfe === | === Ausfüllhilfe === | ||
* Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien. | |||
* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten. | * Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten. | ||
* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS. | * Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS. | ||
Version vom 17. März 2026, 11:51 Uhr
Allgemein
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Für eine Erstattung ist, aktuell nach der Dienstanweisung 02.03.2026 und der in der Fassung vom 18.02.2026, eine Vorab-Genehmigung durch die G2 notwendig. Wenn es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie handelt, dann ist zusätzlich auch eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.
Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“.
Verweise
Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026
Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien
Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen
Prozess
- Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
- „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“
Auslagenerstattung <150 Euro
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
Auslagenerstattung >150 Euro
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
Aufmerksamkeiten & Bewirtung
Bewirtungsrichtlinie beachten.
Ausfüllhilfe
- Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
- Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
- Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
Einreichung
Vgl. Intranet - Auslagenerstattung
Rechtsgrundlagen
Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.