Barauslagenerstattung

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 keine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig.

Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF (nur noch für den Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie)

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

„Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

• Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
• Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.