Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen
Aus VerwaltungXPedia
Keine Bearbeitungszusammenfassung |
Keine Bearbeitungszusammenfassung |
||
| Zeile 2: | Zeile 2: | ||
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen. | Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen. | ||
Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. | Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 '''keine''' [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung]] mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig. | ||
Die | Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“]. | ||
=== Verweise === | === Verweise === | ||
Version vom 11. März 2026, 20:58 Uhr
Allgemein
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 keine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig.
Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“.
Verweise
Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 27.03.2024
Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF
Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen
Prozess
Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Es werden mindestens zwei Formulare benötigt:
1. Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung
2. „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“
Auslagenerstattung <150 Euro
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
Auslagenerstattung >150 Euro
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
Aufmerksamkeiten & Bewirtung
Bewirtungsrichtlinie beachten.
Ausfüllhilfe
- Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
- Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
Einreichung
Vgl. Intranet - Auslagenerstattung
Genehmigung durch die GF anfügen.
Rechtsgrundlagen
Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.