Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen

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Version vom 12. August 2025, 08:58 Uhr

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die GF.

Die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Eine vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig, dafür wird das Formular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien verwendet.

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Auslagen ohne vorherige Genehmigung (Ausnahme)

LÖSCHEN

Ausfüllhilfe

Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.

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 === Allgemein ===
-Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.
+Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
-Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende.  und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.
+Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die GF.
-Bachten Sie bitte die geltende Dienstanweisung. Wenn Aufmerksamkeiten beschafft werden sollen, beachten Sie bitte die zusätzlichen Anforderungen aus der Bewirtungsrichtlinie und den Wiki-Artikel.
+Die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.
 === Verweise ===
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 === Prozess ===
-Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Eine vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig, dafür wird das Formular X der Gemeinsamen Verwaltung der Thelogien verwendet.
+Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Eine vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig, dafür wird das Formular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien verwendet.
 ==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
-Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich oder unverhältnismäßig.
+Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
 ==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
-Grundsätzlich nicht möglich, gesonderte Ausnahme notwendig.
+Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
 ==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
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 ==== Auslagen ohne vorherige Genehmigung (Ausnahme) ====
-Siehe Dienstanweisung S.1 unten.
+LÖSCHEN
 === Ausfüllhilfe ===
-* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
+* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
-* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, das PSP Element übers ZIS.
+* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
 === Einreichung ===