Barauslagenerstattung

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.

Bachten Sie bitte die geltende Dienstanweisung. Wenn Aufmerksamkeiten beschafft werden sollen, beachten Sie bitte die zusätzlichen Anforderungen aus der Bewirtungsrichtlinie und den Wiki-Artikel.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Eine vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig, dafür wird das Formular X der Gemeinsamen Verwaltung der Thelogien verwendet.

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich oder unverhältnismäßig.

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich, gesonderte Ausnahme notwendig.

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Auslagen ohne vorherige Genehmigung (Ausnahme)

Siehe Dienstanweisung S.1 unten.

Ausfüllhilfe

• Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
• Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, das PSP Element übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.