Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen

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Aktuelle Version vom 17. März 2026, 15:43 Uhr

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende.

Für eine Erstattung ist eine Vorab-Genehmigung durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig (siehe Dienstanweisung vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026).
Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks Bewirtung erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
„Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.

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 Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
-Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 '''keine''' [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung]] mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig.
+Die ''Auslagenerstattung'' gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende.
-Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“].
+* Für eine Erstattung ist eine [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung]] durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig (siehe Dienstanweisung vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026).
+* Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks '''Bewirtung''' erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.
 === Verweise ===
 [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026
-[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]] (nur noch für den Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie)
+[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien]]
 [[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]
 === Prozess ===
-„[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“
+# Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
+# „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“
 ==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
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 === Ausfüllhilfe ===
+* Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
 * Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
 * Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
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 === Einreichung ===
 Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung
-Genehmigung durch die GF anfügen.
 === Rechtsgrundlagen ===
-Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.
+Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.