Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen
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Die Seite wurde neu angelegt: „* Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen. * Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024 und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt. Vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig. * Link im Intranet –…“ |
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=== Allgemein === | |||
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen. | |||
* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten | Die ''Auslagenerstattung'' gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. | ||
* Für eine Erstattung ist eine [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung]] durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig (siehe Dienstanweisung vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026). | |||
* Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks '''Bewirtung''' erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich. | |||
=== Verweise === | |||
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026 | |||
[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien]] | |||
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]] | |||
=== Prozess === | |||
# Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen | |||
# „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“ | |||
==== Auslagenerstattung <150 Euro ==== | |||
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung). | |||
==== Auslagenerstattung >150 Euro ==== | |||
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können). | |||
==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ==== | |||
Bewirtungsrichtlinie beachten. | |||
=== Ausfüllhilfe === | |||
* Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien. | |||
* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten. | |||
* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS. | |||
=== Einreichung === | |||
Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung | |||
=== Rechtsgrundlagen === | |||
Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026. | |||
Aktuelle Version vom 17. März 2026, 15:43 Uhr
Allgemein
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende.
- Für eine Erstattung ist eine Vorab-Genehmigung durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig (siehe Dienstanweisung vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026).
- Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks Bewirtung erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.
Verweise
Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026
Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien
Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen
Prozess
- Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
- „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“
Auslagenerstattung <150 Euro
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
Auslagenerstattung >150 Euro
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
Aufmerksamkeiten & Bewirtung
Bewirtungsrichtlinie beachten.
Ausfüllhilfe
- Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
- Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
- Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
Einreichung
Vgl. Intranet - Auslagenerstattung
Rechtsgrundlagen
Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.