Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 11. März 2026, 21:07 Uhr

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 keine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig.

Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF (nur noch für den Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie)

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

„Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.

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-* Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.
+=== Allgemein ===
-* Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024 und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt. Vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig.
+Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
-* Link im Intranet – Bewirtung, Barauslagenerstattung: <nowiki>https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7</nowiki>
-* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
+Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Seit dem 02.03.2026 ist gemäß der Dienstanweisung in der Fassung vom 18.02.2026 '''keine''' [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung]] mehr notwendig, stattdessen erfolgt die Vorab-Genehmigung durch die G2. Es sei denn es handelt es sich um Fälle aus dem Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie, dann ist weiterhin eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung notwendig.
+Die Barauslagenerstattung erfolgt über das Formlar [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“].
+=== Verweise ===
+[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026
+[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]] (nur noch für den Geltungsbereich der Bewirtungsrichtlinie)
+[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]
+=== Prozess ===
+„[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“
+==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
+Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
+==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
+Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
+==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
+Bewirtungsrichtlinie beachten.
+=== Ausfüllhilfe ===
+* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
+* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
+=== Einreichung ===
+Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung
+=== Rechtsgrundlagen ===
+Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.