Barauslagenerstattung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 8. Oktober 2025, 10:48 Uhr

Allgemein

Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung.

Die eigentliche Erstattung nach erfolgter Genehmigung durch die GF wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.

Verweise

Intranet: Auslagenerstattung, - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 27.03.2024

Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF

Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen

Prozess

Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Es werden mindestens zwei Formulare benötigt:

1. Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung

2. „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“

Auslagenerstattung <150 Euro

Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

Auslagenerstattung >150 Euro

Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

Aufmerksamkeiten & Bewirtung

Bewirtungsrichtlinie beachten.

Ausfüllhilfe

Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

Einreichung

Vgl. Intranet - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

Rechtsgrundlagen

Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.

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-* Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.
+=== Allgemein ===
-* Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024 und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt. Vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig.
+Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.
-* Link im Intranet – Bewirtung, Barauslagenerstattung: <nowiki>https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7</nowiki>
-* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
+Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung]].
+Die eigentliche Erstattung nach erfolgter Genehmigung durch die GF wird mit dem Formular [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“]  beantragt und durch die G2 genehmigt.
+=== Verweise ===
+[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 27.03.2024
+[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]]
+[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]
+=== Prozess ===
+Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Es werden mindestens zwei Formulare benötigt:
+.  [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung]]
+. „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“
+==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
+Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).
+==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
+Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).
+==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
+Bewirtungsrichtlinie beachten.
+=== Ausfüllhilfe ===
+* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
+* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.
+=== Einreichung ===
+Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung
+Genehmigung durch die GF anfügen.
+=== Rechtsgrundlagen ===
+Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.