Anforderung & Einkauf

Beschaffungsprozesse

Für alle Beschaffungsprozesse gelten die Wertgrenzen für die Direkt-/Verhandlungsvergabe gem. Vergabeleitfaden (Auszug im Anhang)

1) Ariba und IT-Beschaffung
• Beschaffung über Ariba
• Beschaffung über den Rahmenkatalog
• Beschaffung über "Nicht-Katalog-Anforderung" – Erstellung einer Bestellanforderung
• Lieferantenauswahl
• Vergabevermerke
• Versandkosten sind bei Nicht-Katalog Beschaffungen als Extra Position zu führen (bitte nehmen Sie das Sachkonto: 0006150000 für Fracht, Transportleistungen, Vertriebsprovisionen)


2) Bewirtung/Catering
• Regelung in „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin“: https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf

• Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.
• Kaffee, Tee, Kekse und sogar Geschenke lassen sich als kleine Aufmerksamkeiten oder Repräsentationsaufwendungen abrechnen.
• Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen für aber nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
• Aufwändiger wird es beim auswärtigen Essen oder Catering. Derartiges lässt sich nur als Bewirtungsaufwendung abrechnen und dafür müssen repräsentative oder organisatorische Gründe vorliegen, die in der Richtlinie aufgeführt sind.
• Abgerechnet werden alle Fälle über das Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“. Formular zu finden unter: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7
• Wurde vorher keine Rechnung gestellt, sondern verauslagt, dann muss das Formular zusammen mit der Auslagenerstattung eingereicht werden.
• Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.
• Im Intranet: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/bewirtung/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f

3) Auslagenerstattung
• Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.
• Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024 und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt. Vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig.
• Link im Intranet – Bewirtung, Barauslagenerstattung:
https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7

Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.