Anforderung & Einkauf
Aus VerwaltungXPedia
Allgemeines
Als Einrichtung, die beinahe ausschließlich aus Steuergeldern finanziert wird, gelten bei Ausgaben die Regel der Landeshaushaltsordnung und das Vergaberecht.
Zwei Arten von Einkauf werden unterschieden, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten nach sich ziehen.
Im operativen Einkauf können alle dezentralen Beschaffungen bis 10.000,- € netto, für die Angebote eingeholt werden müssen bzw. die aus bestehenden Rahmen- oder Bezugsverträgen abgerufen werden können, selbst getätigt werden.
Im strategischen Einkauf werden alle Beschaffungen ab 10.000,- € netto, da für diese grundsätzlich ein Vergabeverfahren durchzuführen ist, durch das Referat Beschaffung durchgeführt. Ebenfalls sind alle Ausnahmetatbestände zwecks Einschränkung des Wettbewerbs im Rahmen der strategischen Einkaufstätigkeiten vergaberechtlich zu prüfen.
An den dezentralen Einheiten der HU ist der operative Einkauf der Regelfall. Grundsätzlich sind alle Beschaffungsprozesse über das Ariba-System abzuwickeln.
Für alle Beschaffungsprozesse gelten die spezifischen Anforderungen (Vergleiche, Angebote) und die entsprechenden Wertgrenzen für die Direkt-/Verhandlungsvergabe gem. Vergabeleitfaden.
Verweise
Intern: Buchung von Reiseleistungen
Beschaffung mit Ariba
Vollständig über Ariba stattfindene Beschaffung
Beschaffung über dort hinterlegte Rahmenverträge (Dell)
Beschaffung über integrierte Plattformen ohne Rahmenvertrag (wie Conrad) (Katalog-Artikel)
Es muss kein separater Bestellauftrag generiert, aber trotzdem mindestens eine Preisrecherche durchgeführt und hochgeladen werden.
Teilweise über Ariba stattfindende Beschaffung
Beschaffung aus nicht in Ariba hinterlegten Rahmenverträgen
Wie bei dem Katalog des Landesverwaltungsamts, bei dem eigene Formulare ausgefüllt, hochgeladen, ein Bestellauftrag erstellt werden und außerhalb von Ariba versendet werden.
Beschaffung von nicht integrierten Unternehmen (Nicht-Katalog Artikel)
müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.
Bewirtung/Catering
Immer vorherige Genehmigung durch GF erforderlich. Es greift die Bewirtungsrichtlinie. Anbieter müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.
Bewirtung und Catering sind bevorzugt, aber nicht ausschließlich, über Ariba abzuwickeln.
Die Nacherfassung
Wird bei Einreichung von Rechnungen an den zentralen Rechnungseingang vorgenommen (Beschaffung außerhalb von Ariba).
Beschaffung außerhalb von Ariba
Reiseleistungen
Werden entweder als Reisekostenabrechnung eingereicht oder als FI-Rechnung.
Sonderfälle
z.B. Bildrechte, Lizenzen
Auslagenerstattung
Nur in Ausnahmefällen möglich.