Reisekostenabrechnung

Fristen: 6 Monate, bei Abschlagszahlung 2 Wochen, aber: letzte Einreichung Mitte November

Ablauf

Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem:r Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle mit dem Sekretariat in CC versandt werden. Es ist allerdings ratsam, diese vorher dem Sekretariat vorzulegen. Nach der Bearbeitung erhält der Antragssteller eine E-Mail von der Reisestelle, in der erstes die Weiterleitung an die Kasse verkündet wird und zweitens eine Abrechnung beigelegt wird. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden. Die Mittelfreigabe durch G1 und G2 erfolgt dann über SAP-XSuite.

Angaben zum Zahlungsempfänger

Für IKT/BIT: Fakultät: ZI, Institut: BIT oder IKT

Schilderung des Reiseverlaufs

 Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt

 Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort).

Verpflegung

Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.

Unterkunft

 Gleiche Angabe zur Überschreitung wie bereits beim Dienstreiseantrag

 Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen

Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.

Auflistung entstandener Kosten

 Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise.

 Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden.

 Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.