Anforderung & Einkauf

Allgemeines

Als staatliche Institution ist die Humboldt-Universität an andere Regeln als private Unternhemen gebunden. Diese Regeln sind beim Einkauf zu beachten. Zwei Arten von Einkauf werden unterschieden, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten nach sich ziehen.

Im operativen Einkauf können alle dezentralen Beschaffungen bis 10.000,- € netto, für die Angebote eingeholt werden müssen bzw. die aus bestehenden Rahmen- oder Bezugsverträgen abgerufen werden können, selbst beschaffen.

Im strategischen Einkauf werden alle Beschaffungen ab 10.000,- € netto, da für diese grundsätzlich ein Vergabeverfahren durchzuführen ist, durch das Referat Beschaffung durchgeführt. Ebenfalls sind alle Ausnahmetatbestände zwecks Einschränkung des Wettbewerbs im Rahmen der strategischen Einkaufstätigkeiten vergaberechtlich zu prüfen.

An den Einheiten ist der operative Einkauf der Regelfall und grundsätzlich sind alle Beschaffungsprozesse über das Ariba-System abzuwickeln.

Das Referat Beschaffung wird nur teilweise im Intranet abgebildet und führt noch seine eigene Seite. Ein anderer Teil ist im Intranet unter dem Reiter SAP zu finden.

Für alle Beschaffungsprozesse gelten die spezifischen Anforderungen (Vergleiche, Angebote) und die entsprechenden Wertgrenzen für die Direkt-/Verhandlungsvergabe gem. Vergabeleitfaden.

Verweise

Webseite: Referat Beschaffung

Intranet: SAP

Intern: Verträge Freie Mitarbeiter

Intern: Buchung von Reiseleistungen

Beschaffung mit Ariba

Vollständig über Ariba stattfindene Beschaffung

Beschaffung über integrierte Plattformen ohnen Rahmenvertrag (wie Conrad) (Katalog-Artikel)

Es muss kein seperater Bestellauftrag generiert, aber trotzdem mindestens eine Preisrecherche durchgeführt und hochgeladen werden.

Teilweise über Ariba stattfindende Beschaffung

Bechaffung aus nicht in Ariba hinterlegten Rahmenverträgen

Wie dem Katalog des Landesverwaltungsamts, bei dem eigene Formulare ausgefüllt, hochgeladen, ein Bestellauftrag erstellt werden und außerhalb von Ariba versendet werden.

Beschaffung von nicht integrierten Unternehmen (Nicht-Katalog Artikel)

Müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

Bewirtung/Catering

Immer zusätzliche vorherige Genehmigung erforderlich, es greift die Bewirtungsrichtlinie, Anbeiter müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

Die Nacherfassung

Wird bei Einreichung von Rechnungen an den zentralen Rechnungseingang vorgenommen (Beschaffung außerhalb von Ariba)

Beschaffung außerhalb von Ariba

Reiseleistungen

Werden entweder im Zuge Reisekostenabrechnung eingereicht oder als FI-Rechnung.

Sonderfälle

z.B. Bildrechte, Lizenzen

Auslagenerstattung

Verschiedene Konstellationen, nur in Ausnahmefällen möglich.