Mobilität & Reisen

Allgemeines

Unter Mobilität werden die Dienstreisen von Internen wie Externen und die Einladung von Gästen verstanden. An der Humboldt-Universität ist es grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen möglich, eine Dienstreise durchzuführen. In der Praxis verreisen vor allem Professor:innen und wissenschaftliche Mitarbeiter:innen national und international. Neben der Dienstreise gibt es auch noch die Entsendung, beide Begriffe werden an der HU allerdings synonym verwendet.

Dienstreisen an der Humboldt-Universität

An der Humboldt-Universität ist es grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen möglich, eine Dienstreise bzw. Entsendung zu beantragen. Grundsätzlich definieren beide Begriffe einen dienstlichen Aufenthalt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte. An der HU werden beide Begriffe synonym behandelt.

In der Praxis handelt es sich bei Dienstreisen in der Regel um Reisen zu Konferenzen von wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen und Professor:innen.

Voraussetzung für den Reiseantritt ist jedoch die Beantragung und Genehmigung der Dienstreise.

Prozess der Beantragaung und Erstattung

Aufwand für Planung und Beantragung

Im Unterschied zu Unternehmen sind die Vorschriften an einer staatlichen Universität regelmäßig strenger, was die Vor-und Nachbereitung von Dienstreisen vergleichsweise aufwendig macht. Während in Unternehmen häufig nur ungefähre Absprachen getroffen oder sich spezialisierte Mitarbeiter:innen um die Organisation kümmern, sind, aus verschiedenen Gründen, an der HU mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen in den Prozess involviert.

Neben der dienstreisewilligen Person sind dies deren Vorgesetzte, das Sekretariat des Bereichs, die:der Mittelverantwortliche, die:der geschäftsführende Direktor:in bzw. die:der Dekan:in und deren:dessen Sekretariat und die Reisestelle mit ihrer eigenen Hierarchie.

Sekretariate sind dabei grundsätzlich in ihrem Bereich für Vor- und Nachbereitung verantwortlich. Je nach Absprache sind sie dabei in unterschiedlichem Ausmaß in die Prozesse involviert, häufig übernehmen sie für die Professor:innen einen Großteil des gesamten Prozesses während sie bei den Mitarbeiter:innen nur prüfen und unterstützen. Es gibt auch keine zentrale Stelle, an die diese Aufgabe ausgelagert werden kann. In der Vorbereitung umfassen diese Aufgaben die Recherche von Kosten und ggf. Buchung von Unterkünften und Fahrten, Erstellen von Preisvergleichen, ggf. das Formulieren von Begründungen, das Ausfüllen des Dienstreiseantrags, dem Prüfen von Angaben und in der Nachbereitung die Abrechnung

Erstattung

Die Erstattung immer auf Grundlage des Bundesreisekostengesetzes statt. Darüber hinaus gilt die HU-Dienstreiseordnung und die Ausführungsbestimmungen.

Je nach Genehmigung und verfügbarem Budget übernimmt die Humboldt-Universität dann alle oder eine Teil der Kosten. Da es jedoch keine Universitätskreditkarten oder ähnliches gibt, müssen viele Dienstreisende hier Kosten erst verauslagen und sich später wiedererstatten lassen. Auch dies muss beantragt werden. Viele Dinge müssen bereits im Vorfeld geklärt werden, nachträgliche Korrekturen sind größtenteils nicht möglich oder sehr zweitaufwendig. Im Zweifel können Fehler dazu führen, dass Kosten nicht oder nur teilweise erstattet werden.

Kostenübernahme für Externe und Einladung von Gästen

Auch Studierende und externe Personen können, solange ein dienstlicher Zusammenhang besteht, eine Dienstreise beantragen und sich diese ersatten lassen. Bitte klären Sie dies vorher mit der Reisestelle ab.

Sollen Gäste, zum Beispiel zu Konferenzen eingeladen und ihre Kosten übernommen werden, ist auch das möglich und üblich. Die Sekretariate übernehmen hierbei die Kommunikation mit den Gästen und stimmen die Reiseplanung und Kosten ab. Auch hierbei müssen jedoch die Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes beachtet werden.

Praxisprobleme

In der Theorie könnten Sekretariate die Reise von A-Z planen und buchen und müssten nur die erforderlichen Unterschriften auf dem Formular einholen. In der Praxis scheitert das Buchen von Reiseleistungen jedoch nicht selten an der Zahlungsart. Über die Universität lassen sich Leistungen nur auf Rechnung bezahlen, Kreditkarten gibt es nicht. Daher müssen private Karten verwendet werden, was den Sekretariaten nicht zugemutet werden kann. Sollten Professor:innen privat eine Kreditkarte zur Verfügung stellen, kann dies eine Lösung sein, scheitert jedoch in der Praxis häufig an den damit verbundenen Sicherheitsbestimmungen.

Regelmäßig werden Reiseleistungen daher durch die Professor:innen selbstständig gebucht, sodass Sekretariate vor allem auf die Konformität mit den Richtlinien achten müssen. Eine andere, aber eben nicht immer zu Verfügung stehende Lösung besteht darin, die Leistungen gezielt bei Vertragspartner:innen er HU zu buchen, mit denen die Zahlungsart auf Rechnung vereinbart worden ist. Bei Flügen und Fahrten gibt es diese Option jedoch ausschließlich über ein Reisebüro wie Reiseland.

Praxishilfe

In den Unterseiten zur Mobiltät finden sie Ausfüllhilfen zu den Formularen und vertiefende Informationen. Über die Berufliche Weiterbildung der HU können und sollten Sie die entsprechenden Kurse belegen. Dort werden Ihnen die Grundlagen vermittelt.

Zum Wintersemester 25/26 soll das PDF-basierte System für alle Mitarbeiter:innen der HU durch eine Online-Oberfläche ersetzt werden.

Alle weiteren Informationen finden Sie im Intranet

Formulare: Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare.