Mobilität & Reisen

Allgemeines

Unter Mobilität werden die Dienstreisen von Internen wie Externen und die Einladung von Gästen verstanden.

Dienstreisen an der Humboldt-Universität

An der Humboldt-Universität ist es grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen möglich, eine Dienstreise bzw. Entsendung zu beantragen. Grundsätzlich definieren beide Begriffe einen dienstlichen Aufenthalt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte. An der HU werden beide Begriffe synonym behandelt.

In der Praxis handelt es sich bei Dienstreisen in der Regel um Reisen zu Konferenzen von wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen und Professor:innen.

Voraussetzung für den Reiseantritt ist jedoch die Beantragung und Genehmigung der Dienstreise.

Besonderheiten I: Antrag und Erstattung

Die Sektrariate füllen die Anträge häufig für die Professor:innen aus, überprüfen die Richtigkeit der Angaben und recherchieren die Kosten.

Je nach Genehmigung und verfügbarem Budget übernimmt die Humboldt-Universität dann alle oder eine Teil der Kosten. Da es jedoch keine Universitätskreditkarten oder ähnliches gibt, müssen viele Dienstreisende hier Kosten erst verauslagen und sich später wiedererstatten lassen. Auch dies muss beantragt werden.

Im Gegensatz zu Unternehmen findet die Ersattung jedoch immer auf Grundlage des Bundesreisekostengesetzes statt. Darüber hinaus gilt die HU-Dienstreiseordnung und die Ausführungsbestimmungen. Aufgrund der an einigen Stellen sehr strengen und belegintensiven Vorgaben müssen viele Dinge bereits im Vorfeld geklärt werden, nachträgliche Korrekturen sind größtenteils nicht möglich oder sehr zweitaufwendig. Im Zweifel können Fehler dazu führen, dass Kosten nicht oder nur teilweise erstattet werden.

Besonderheiten II: Einladung von Gästen

Sollen Gäste, zum Beispiel zu Konferenzen eingeladen und ihre Kosten übernommen werden, ist auch das möglich und üblich. Die Sekretariate übernehmen hierbei die Kommunikation mit den Gästen und stimmen die Reiseplanung und Kosten ab. Auch hierbei müssen jedoch die Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes beachtet werden.

Praxishilfe

In den Unterpunkten zur Mobiltät finden sie Ausfüllhilfen zu den Formularen. Über die Berufliche Weiterbildung der HU können und sollten Sie die entsprechenden Kurse belegen. Dort werden Ihnen die Grundlagen vermittelt.

Zum Wintersemester 25/26 soll das PDF-basierte System für alle Mitarbeiter:innen der HU durch eine Online-Oberfläche ersetzt werden.

Alle weiteren Informationen finden Sie im Intranet

Formulare: Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare.