Anforderung & Einkauf

Allgemeines

Als staatliche Institution ist die Humboldt-Universität an andere Regeln als private Unternhemen gebunden. Diese Regeln sind beim Einkauf zu beachten. Zwei Arten von Einkauf werden unterschieden, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten nach sich ziehen.

Im operativen Einkauf können alle dezentralen Beschaffungen bis 10.000,- € netto, für die Angebote eingeholt werden müssen bzw. die aus bestehenden Rahmen- oder Bezugsverträgen abgerufen werden können, selbst beschaffen.

Im strategischen Einkauf werden alle Beschaffungen ab 10.000,- € netto, da für diese grundsätzlich ein Vergabeverfahren durchzuführen ist, durch das Referat Beschaffung durchgeführt. Ebenfalls sind alle Ausnahmetatbestände zwecks Einschränkung des Wettbewerbs im Rahmen der strategischen Einkaufstätigkeiten vergaberechtlich zu prüfen.

An den Einheiten ist der operative Einkauf der Regelfall und grundsätzlich sind alle Beschaffungsprozesse über das Ariba-System abzuwickeln.

Das Referat Beschaffung wird nur teilweise im Intranet abgebildet und führt noch seine eigene Seite. Ein anderer Teil ist im Intranet unter dem Reiter SAP zu finden.

Für alle Beschaffungsprozesse gelten die spezifischen Anforderungen (Vergleiche, Angebote) und die entsprechenden Wertgrenzen für die Direkt-/Verhandlungsvergabe gem. Vergabeleitfaden.

Referat Beschaffung: https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst

SAP: https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/wiki/beschaffungswesen/list/view/86b30937-7575-4a10-9f50-b9410fd900ba

Beschaffung mit Ariba

Vollständig über Ariba stattfindene Beschaffung

Beschaffung über integrierte Plattformen ohnen Rahmenvertrag (wie Conrad)

Es muss kein seperater Bestellauftrag generiert, aber trotzdem mindestens eine Preisrecherche durchgeführt und hochgeladen werden.

Teilweise über Ariba stattfindende Beschaffung

Bechaffung aus nicht in Ariba hinterlegten Rahmenverträgen

Wie dem Katalog des Landesverwaltungsamts, bei dem eigene Formulare ausgefüllt, hochgeladen, ein Bestellauftrag erstellt werden und außerhalb von Ariba versendet werden.

Beschaffung von nicht integrierten Unternehmen

Müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

Bewirtung/Catering

Immer zusätzliche vorherige Genehmigung erforderlich, es greift die Bewirtungsrichtlinie, Anbeiter müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

Beschaffung außerhalb von Ariba

Reiseleistungen

Werden entweder im Zuge Reisekostenabrechnung eingereicht oder als FI-Rechnung

Freie Mitarbeit

Vertrag und spezielles Rechnungsformular, wird als FI-Rechnung eingereicht

(https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/53dd7a92-8c31-4a58-87e5-513b4f8918ca/apps/wiki/8c7e82ec-8abd-41b8-9521-6daea01a5613/list/view/7cab53fe-8255-483f-8731-76dafe76f7ea)

Auslagenerstattung

Regulärerer Fall

Hohe Anforderungen, nur in Ausnahmefällen und mit vorheriger Genehmigung, wird als FI-Rechnung eingereicht, insgesamt zwei Formulare

Aufmerksamkeiiten & Bewirtung

Hohe Anforderungen, nur in Ausnahmefällen und mit vorheriger Genehmigung, wird als FI-Rechnung eingereicht, insgesamt drei Formulare

Bewirtung/Catering

• Regelung in „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin“: https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf
• Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.
• Kaffee, Tee, Kekse und sogar Geschenke lassen sich als kleine Aufmerksamkeiten oder Repräsentationsaufwendungen abrechnen.
• Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen für aber nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
• Aufwändiger wird es beim auswärtigen Essen oder Catering. Derartiges lässt sich nur als Bewirtungsaufwendung abrechnen und dafür müssen repräsentative oder organisatorische Gründe vorliegen, die in der Richtlinie aufgeführt sind.
• Abgerechnet werden alle Fälle über das Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“. Formular zu finden unter: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7
• Wurde vorher keine Rechnung gestellt, sondern verauslagt, dann muss das Formular zusammen mit der Auslagenerstattung eingereicht werden.
• Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.
• Im Intranet: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/bewirtung/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f

Auslagenerstattung

• Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder Rechnung erfolgen.
• Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024 und die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt. Vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig.
• Link im Intranet – Bewirtung, Barauslagenerstattung: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7
• Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten – leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.