Einladung und Abrechnung von Gästen

Allgemein:

Es besteht die Möglichkeit, dass wir externen Personen an die HU einladen und die dabei entstehenden Kosten übernehmen. Mit Honorar: Sobald ein Honorar gezahlt wird, erfolgt die komplette Abrechnung über die Rechnungsstellung zum Vertrag -> anderer Dienstweg.

Fristen:

Auch für Gäste gilt eine Frist von 6 Monaten, insbesondere bei Haushaltsschluss ist auf die Dringlichkeit hinzuweisen.

Einladung

• Das Sekretariat füllt die Einladung aus.
• Daten des Gastes abfragen
• Neben den auf der Einladung anzugebenden Daten unbedingt Startort und Zielort, Anfahrts- und Abfahrtsdauer und Kontodaten abfragen, wenn am Ende etwas abgerechnet werden soll. Die Zeiten haben Konsequenzen für die Ansprüche (Häufig: Hotelkosten, obwohl die Fahrt ohne Probleme am gleichen Tag möglich wäre).

Ausfüllhilfe - typische Probleme

Angaben

Fakultät: ZI oder ETF, Institut: BIT bzw. IKT.

Tagegelder

werden grundsätzlich verneint.

Anteilige Erstattung

Die anteilige Erstattung der Reisekosten wirkt als Obergrenze.

Verbindung mit Privater Reise

Fehlt auf dem Formular, hat aber Konsequenzen für die Kostenübernahme und Abrechnung

Steuer ID - ggf. beantragen oder Abrechnung vermeiden

• Geht vollständig online, dauert inzwischen mehrere Wochen, ist aber erst für die Abrechnung relevant.
• Dieser Prozess kann vermieden werden, wenn die HU Kosten selber übernimmt. Hotels, Fahrten, Flüge (ggf. übers Reisebüro) und sogar BVG-Tickets können direkt bezahlt werden. Sobald aber Tagegeld oder Nebenkosten geltend gemacht werden, wird sowieso eine Reisekostenabrechnung notwendig. Zudem wurde lange Zeit dazu geraten, den Gästen die Buchung selber zu überlassen, um zusätzlichen Arbeitsaufwand zu vermeiden. Auch Doppelzimmer können nicht durch die HU bezahlt werden.
• Insbesondere zum Haushaltsschluss kann ein Mischverfahren ratsam sein, bei dem zum Beispiel Hotels über Rahmenverträge durch das Sekretariat gebucht werden.

Weiterverarbeitung

Bei dem Formular Einladung /Kostenzusage für Reisekosten für Gäste der HU ohne Honorar wird der:die Mittelverantwortliche nur in Kenntnis gesetzt, es erfolgt keine Unterschrift, diese gibt erst bei der Abrechnung. Auch der:die Direktorin ist an keiner Stelle in das Verfahren involviert, es sei denn, er:sie lädt selber ein. Daher muss die Reisekostenabrechnung vom Gast dem Sekretariat vorgelegt werden, welches sie kontrolliert und ggf. Belege nachfordert oder mit Bitte um Änderung zurückweist. Wenn in Ordnung, reicht das Sekretariat die Abrechnung bei der Reisestelle ein. Die Mittelfreigabe durch G1 und G2 erfolgt über SAP-XSuite.

Abrechnung von Gästen

Ausfüllhilfe

Angaben zum Zahlungsempfänger

• Für IKT/BIT: Fakultät: ZI, Institut: BIT oder IKT
  
  
• Angabe zum Gast: HU Gäste, Mitglieder von BK, Berufungsverhandlungen

Schilderung des Reiseverlaufs

• Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt
• Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort).

Vorherige Kostenübernahme

Darauf achten, wenn ja, dass dann keine Dopplung bei den entstandenen Kosten vorliegt.

Reise im Zusammenhang mit einer Privat-/Urlaubsreise

Siehe oben

Verpflegung

Auf Grundlage dieser Angaben wird ggf. das Tagegeld gekürzt. Unterkunft

Übernachtung

• Gleiche Angabe zur Überschreitung wie bereits beim Dienstreiseantrag.
• Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

Notwendige Fahrten am Dienstort

Fahrt Hotel-Veranstaltungsort

Auflistung entstandener Kosten

• Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise.
• Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden.
• Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.

Weiterverarbeitung

Nach der Prüfung zur Unterschrift an den G1 und G2, dann bei der Reisekostenstelle einreichen und den Gast von der Einreichung in Kenntnis setzen und darum bitten, über die Mitteilung der Reisestelle informiert zu werden.