Onboarding & Offboarding

Checkliste onboarding

(Aufgabe --> Zuständige Person)

Vor dem ersten Arbeitstag

• Antrag auf HU-Account (Sek.)
• Planung des Arbeitsplatzes (Sek.)
• Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
• Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
• Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sek.)
• Accountbrief an IT weiterleiten (Sek.)
• Aufnahme in die Domain (IT)
• Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT)
• Adobe ID beantragen (IT)
• Einrichtung/Verkabelung/technischer Check des Arbeitsplatzes (IT)

Am ersten Arbeitstag

• Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sek.)
• Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sek.)
• Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT)
• Eintrag im ZIS veranlassen (Sek.)
• Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sek.)

Checkliste Offboarding

• Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe - mindestens zwei Wochen vorher (MA)
• Sicherung der persönlichen Daten (MA)
• Arbeitsplatz räumen (MA)
• Schlüsselkarte abgeben (MA)

Onboarding

(Ausführliche Prozessbeschreibung)

Vor dem ersten Arbeitstag

Antrag auf HU-Account (Sekretariat)

Das Formular für den Antrag befindet sich auf der Webseite vom CMS. Bitte stets das aktuelle Formular von der Webseite nutzen und nicht auf dem Desktop oder Laufwerk speichern. Der Antrag sollte eigenhändig von der neu eingestellten Person unterschrieben werden. Die zweite Unterschrift erfolgt durch die Geschäftsführung. Anschließend wird das eingescannte Formular per Mail an cms-benutzerberatung@hu-berlin.de geschickt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. zwei bis drei Werktage. Sämtliche Angestellte sollten einen dienstlichen HU Account haben. Das gilt auch für SHKs und Gastwissenschaftler:innen – selbst wenn sie nur wenige Wochen im Hause sind.

Planung des Arbeitsplatzes (Sekretariat)

Welche Arbeitsbedingungen benötigt die neue Person? Fester Arbeitsplatz oder mobil? Wo wird die Person sitzen? Welche Ausstattung benötigt sie? Müssen ggf. neue Möbel oder Geräte beschafft werden? Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sekretariat). Die IT sollte rechtzeitig über Neueinstellungen informiert werden, damit ausreichend Zeit verbleibt, den Arbeitsplatz vorzubereiten. Im besten Fall wird direkt ein Termin vereinbart, der möglichst nah am ersten Arbeitstag der neuen Person liegt.

Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)

Jede Person erhält eine personengebundene Schlüsselkarte. Diese werden vom Instituts- bzw. Dekanatssekretariat ausgestellt. Das Lehrstuhlsekretariat übermittelt die Raumnummer, für die die neu eingestellte Person freigeschaltet werden soll. Die neu eingestellte Person muss die Übernahme der Schlüsselkarte mit ihrer Unterschrift bestätigen.

Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat

Jede:r Tarifbeschäftigte führt seine Urlaubstage auf der blauen Urlaubskarte. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche beträgt der jährlicher Urlaubsanspruch bei einer Beschäftigung im Zeitraum vom 1.1.-31.12. des Jahres insgesamt 30 Tage. Nicht-genommener Urlaub aus dem Vorjahr verfällt am 30.09. des Folgejahres. Die Zahl der Urlaubstage legt das Instituts-/Dekanatssekretariat fest gemäß der Information, die es vom Lehrstuhlsekretariat erhält.

Accountbrief an IT weiterleiten (Sekretariat)

Der Accountbrief kommt in der Regel 2-3 Werktage nach der Antragstellung per Hauspost und sollte am besten direkt an den IT- und DV-Beauftragten weitergeleitet werden. Im Brief befinden sich der Username und ein Initialpasswort für den Account. Das Passwort ist vier Wochen lang gültig und kann lediglich zur Passwortänderung genutzt werden. Für alle anderen Dienste ist es nutzlos. Nach Ablauf der vier Wochen wird der Account deaktiviert und es muss ein neuer Brief bei der Benutzerberatung angefordert werden.

Aufnahme in die Domain (IT)

Der IT- und DV-Beauftragte öffnet den Brief und nimmt die benötigten Daten im Active Directory auf, damit der Account in die USER-Domain aufgenommen wird. Dazu zählt auch die Zuweisung der entsprechenden Gruppen für die Sicht- und Bearbeitungsrechte auf dem Netzlaufwerk.

Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT)

Das IT-Team beschafft nach Rücksprache mit dem Sekretariat ggf. neue Rechner bzw. Peripheriegeräte.

Adobe ID beantragen (IT)

Für den Zugang zur Creative Suite muss der IT-Verantwortliche für jeden Account eine Adobe-ID beantragen.

Das erfolgt über eine spezielle Excel-Liste per Mail an den Softwareservice.

Da diese Liste nur einmal pro Woche geschickt werden darf, werden ggf. auch mehrere Accounts gesammelt und als gesammelter Auftrag verschickt.

Einrichtung/Verkabelung/technischer Check (IT)

Vor dem Arbeitsbeginn sollte der Arbeitsplatz vollständig aufgebaut, verkabelt und eingerichtet sein.

Die IT führt einen technischen Check durch bzw. richtet neue Rechner so weit wie möglich ein, damit der Arbeitsbeginn möglichst reibungslos und ohne größere Verzögerungen erfolgen kann.

Am ersten Arbeitstag

Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sekretariat)

Zum Arbeitsbeginn sollte die neue Person alle benötigten Zugänge und Informationen bekommen.

Neben der Schlüsselkarte und anderen Schlüsseln bekommt sie auch den Brief mit ihren Accountinformationen ausgehändigt.

Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sekretariat)

Nach der Begrüßung wäre eine kurze Führung durch die Räumlichkeiten hilfreich. Neben den wichtigsten Ansprechpartner:innen sollten auch besondere Räume (Seminarräume, Besprechungsräume, Personalküche etc.) vorgestellt werden.

Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT)

Im Anschluss (Idealfall) richtet die IT gemeinsam mit der neuen Person den persönlichen Account ein am neuen Arbeitsplatz. Dazu zählen: persönliches Passwort ändern, Zugang zum WLAN, Mailpostfach, HU-Kalender, HU-Box, Drucker zuweisen, ggf. VPN sowie bei Bedarf ein Verschlüsselungszertifikat. Danach sollte de neue Kolleg:in vollständig arbeitsfähig sein.

Eintrag im ZIS veranlassen (Sekretariat)

Nach dem Arbeitsbeginn ist ein zügiger Eintrag im Zentralen InformationsSystem der HU (ZIS) günstig, damit die neuen Kontaktdaten möglichst schnell abrufbar sind. Dazu benötigen die dafür zuständigen Personen die entsprechenden Informationen per E-Mail.

Ansprechpartner:in ETF: Anastasiia Pedosenko.

Ansprechpartner:in BIT/IKT: Katharina Dietrich.

Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sekretariat)

In den meisten Fällen stellen sich die Geschäftsführung bzw. die Direktor:innen gerne etwas ausführlicher vor und lernen die neue Person genauer kennen. Evtl. ist dafür eine Vermittlung über das Sekretariat vorteilhaft.

Offboarding

Im Idealfall organisieren alle Angestellten ihren Abschied eigenständig. Die Unterstützung durch die Lehrstuhlsekretariate ist erfahrungsmäßig dennoch unerlässlich.

Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe

Vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses muss der/die Mitarebeiter:in die IT über das Ende informieren und einen Termin für die Übergabe der Dienstgeräte vereinbaren.

Sicherung der persönlichen Daten

Sollten sich persönliche Daten auf dem Dienstgerät befinden, müssen diese vor der Rückgabe gesichert werden. Dienstliche E-Mails und Arbeitserzeugnisse etc. dürfen nicht gelöscht werden.

Arbeitsplatz räumen

Der/die Mitarbeiter:in muss seine persönlichen Gegenstände entfernen und ihren/seinen Arbeitsplatz in ordentlichem Zustand hinterlassen.

Schlüsselkarte abgeben

Die Schlüsselkarte ist dem Institutssekretariat zu übergeben. Sollte das Institutssekretariat nicht verfügbar sein, kann die Karte an das Sekretariat des Lehrbereichs ausgehändigt werden.