Dienstreiseantrag & Antrag auf Abschlagszahlung

Genehmigungsprozess Dienstreise Professor:in (Fachvorgesetzte:r ist Dekan:in bzw. GD)

Genehmigungsprozess Dienstreise Dekan

Genehmigungsprozess Dienstreise Wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in (Fachvorgesetze:r ist Lehrstuhlinhaber:in)

Verweise

Intranet: Dokumentenportal Mobilität und Reisen

Antragsfrist und Antragsformular

• Wer eine Dienstreise plant, muss mindestens drei Wochen vorher einen Dienstreiseantrag stellen. Ohne diesen kann keine Dienstreise angetreten werden.
• Ohne genehmigten Dienstreiseantrag gibt es keine Erlaubnis, Versicherung oder Kostenerstattung.
• Den Antrag findet man im Intranet, bitte unbedingt das neuste Dokument nutzen, sonst wird es von der Reisestelle nicht bearbeitet.

Genehmigungskettekette

• Es ist darauf zu achten, die Genehmigungskette unbedingt einzuhalten. Dazu gibt es verschiedene Darstellungen, je nach Statusgruppe (siehe Grafiken). Ausnahme: Bei Drittmittelfinanzierten Dienstreisen erfolgt die Mittelfreigabe nicht durch das SZF, sondern die G1 bzw. G1-Vertretung des Projektes.
• Jeder Antrag muss zur SB H/P, egal ob Kosten erstattet werden sollen oder nicht und unabhängig von der Quelle der Mittel.
• Die Formulare werden in Stufen gesperrt, d.h. nach einer Unterschrift bei 3. werden 1 und 2 gesperrt. Es ist also nicht möglich, erst 1 und 3 und danach die 2. signieren zu lassen.

Inhaltliche Ausfüllhilfe:

Reisedauer

Grds: Tag der Abreise bis zur Rückkehr Ausnahme: Bei „zum Urlaubsort“, dann endet die Reise zu diesem Zeitpunkt

Verkehrsmittel

Im Inland ausschließlich Bahn Mietwagen/Kfz vermeiden Business Class schwer zu rechtfertigen 1. Klasse Bahn: Gemäß Bundesreisekostengesetz alles ab zwei Stunden Fahrtdauer, in der Praxis ist dies mit Arbeiten während der Fahrt zu begründen.

Voraussichtliche Kosten

Grundsätzlich Ja und Summen eintragen, es sei denn, sie sollen explizit ausgeschlossen werden. Wird insbesondere dann relevant, wenn die einladende Institution nur einen Teil der Kosten übernimmt.

Tagegeld

Auch als Verpflegungsgeld bekannt. Für An-und Abreisetag wird mit dem halben Satz gerechnet.

Übernachtung

Die Kostengrenze kann mit Begründung überschritten werden. Bei der Buchung eines Hotels aus der Liste der Hotels mit Rahmenvertrag genügt der Hinweis auf das Bestehen eines Rahmenvertrags und z.B. die Nähe zum Veranstaltungsort, Höchstsätze ergeben sich für das Ausland aus der Tabelle.

Erstattung der Reisekosten durch HU

• Selten: Keine
• Üblich: Voll
• Auf Basis einer anderen beigefügten Zusage/Vorgabe – z.B. wenn bereits bei Antragsstellung klar ist, dass keine volle Erstattung erfolgen soll und eine Vorgabe vorliegt. Ist aber nicht notwendig, da dies auch auf der nächsten Seite begrenzt werden kann.

Erstattung der Reisekosten durch Dritte

Wenn z.B. die einladende Institution die Kosten übernimmt oder ein Stipendiengeber

Verbindung der Dienstreise mit Urlaub/privatem Aufenthalt

Rechtlich einfach, aber in der Praxis kompliziert: Nach Bundesreisekostengesetz erfolgt die Übernahme für die Kosten der Dienstreise vollständig, solang die Urlaubsdauer 5 Arbeitstage nicht überschreitet. Aber: Teilweise wird nur der Hinflug an den Urlaubsort erstattet. Werden die 5 Arbeitstage überschritten, werden auch nur die Kosten übernommen, die unmittelbar im Zusammenhang mit dem Dienstgeschäft entstanden sind. Sobald die Reise mit Urlaub verbunden werden soll, wenden Sie sich bitte zur Abklärung an die Reisestelle.

Vorbereitung für die Weiterverarbeitung

• Auf der zweiten Seite müssen Vorgesetzte:r, Mittelverantwortlich:er und Dekan:in/Direktor:in unterschreiben. Bitte unbedingt die Reihenfolge einhalten, damit das Dokument nicht gesperrt wird.
• Idealerweise trägt das Sekretariat bereits das PSP-Element und das Sachkonto ein (Inland: 6820000, Ausland: 6820100)

Antrag auf Abschlagszahlung

Allgemein

Zwi Gründe sprechen für die Beantragung einer Abschlagszahlung.

• Persönliches Interesse der dienstreisenden Person - gerade wenn hohe Summen im Vorfeld verauslagt werden müssen
• Haushaltsinteresse: Zum Jahresende kann häufig keine Abrechnung mehr erfolgen. Wenn noch Mittel verfügbar sind, können über Abschlagszahlungen Kosten im laufenden Jahr verbucht werden.

Ausfüllhilfe

Die Reiseleistungen müssen noch nicht gebucht worden sein, es reicht, wenn plausibel gemacht werden kann, dass diese Kosten entstehen können. Für die Unterkunftkosten können auch die Sätze gemäß des Bundesreisekostengesetzes und für Übernachtungen im Ausland nach der Tabelle angegeben werden.