Schritte zum SAP-Account

Allgemein

Im SAP-System können für alle Mitarbeitende verschiedene Rollen bestimmt werden. Wichtig ist das SAP-System für alle Professor*innen, für die Lehrstuhlsekretariate und die Mitglieder der Verwaltung. Ebenfalls können wissenschaftliche Mitarbeitende Rollen zugewiesen bekommen, sofern sie eine Vertretungsrolle im Genehmigungsprozess erhalten sollen.

Wer bestimmte Rollen benötigt, meldet sich am BIT/IKT im Institutssekretariat, an der ETF im Dekanatssekretariat. Dort sind immer die neusten Antragsformulare hinterlegt. Nachdem das Formular ausgefüllt und unterschrieben wurde, geht es an eines der genannten Sekretariate zurück. Sie werden zentral von dort zur Weiterbearbeitung verschickt. Sekretariate müssen zwei Anträge ausfüllen.

Verweise

SAP-Sprechstunde

SAP Account beantragen

Vorraussetzungen

HU Account und ggf. ein Nutzer:innenzertifikat müssen bestehen.

Aktuelles Antragsformular

über das Institutssekretariat BIT-IKT (KatharinaDietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat(Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) anfodern

Ausfüllen (siehe Ausfüllhinweise) und unterschreiben (lassen).

• Bitte lesen Sie die Erläuterungen unbedingt durch und füllen Sie das Ihnen zugesandte Antragsformular ggfs. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung aus.
• Ausfüllhinweise: Wählen Sie das gewünschte SAP System (S4P und ARIBA) und bei Beschaffung eine Rolle
  • Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Wiss. Mitarbeiter*in, die als G1 Vertretung fungieren
  • Beschaffung: Anforderer – (für ARIBA, nur Sekretariate)
  • Rechnungswesen: Aufruf Budgetbericht per Fiori App (für Sekretariate)

• Antrag zurück an das Instituts-/Dekanatssekretariat zur weiteren Veranlassung.

Schulungen besuchen und Bescheinigung einreichen

• Um SAP, FIORI oder ARIBA sicher und selbstständig nutzen zu können sind je nach Bereich Schulungen nötig.
• Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)
  • Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer*innen, G1- und G2-Genehmiger*innen können Sie über die BWB einsehen und buchen.
  • Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
• Einreichen der Teilnahmebescheinigung
  • Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.

Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmigerrechte oder nur Sichtrechte Budgetbericht (BUDCON)

Mit Genehmigerfunktion und Sichtrechten

Formular Genehmigerfunktion

Das Formular wird ausgefüllt und an die GF übergeben.

Nur Sichtrechte ohne Genehmigerfunktion

Sichtrechte für Haushalt (S1 PSP Elemente) und ggf. Berufungsmittel (S4 PSP Elemente) beantragen

Formular für Sichrechte

Das Formular wird ausgefüllt und an haushaltswirtschaft@hu-berlin.de mit der vorgesetzten Person in cc gesendet.

Sichtrechte bei Drittmittelm

Ggf. Drittmittel (D. PSP Elemente) Formlos per Mail über oder im Auftrag der Projektleitung an die zuständige Sachbearbeitung im SZF mit der Bitte um Erteilung der Sichtrechte