Bewirtung und Catering

Allgemeines

„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann ein Catering bestellt werden. Neben den Listungen der HU wurde auch bereits mit anderen Unternehmen positive Erfahrungen gemacht. Die Bewirtungsrichtlinie sollte vorab unbedingt gelesen werden

Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen

Erstattung Repräsentationsaufwendungen

Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

Erstattung von Aufmerksamkeiten

• Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
• Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr.
• Ausschluss: Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
• Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen

• Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
• Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
• Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
• Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen

Konferenzen mit Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit

Interner Ablauf

Rechnungsstellung

Durch den Lieferanten an Sekretariat, damit es zusammen mit Gästeliste und Bewirtungsformular eingereicht werden kann. Rechnung mit Humboldt-Universität als Adresse.

Einreichung & Abrechnung

• Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
• Unterschrift durch G1

Rechungsstellung

• Beiblatt: Genehmigung durch Leiter:in der Struktureinheit
• Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion