Verträge Freie Mitarbeiter

1) Begriffsklärung
 Honorarverträge sind Vertragsformen für freie Mitarbeit. Darunter fallen Werkverträge, Lehraufträge und Verträge für freie Mitarbeit.
 Verträge für freie Mitarbeit laufen über die Clearingstelle – solche Verträge haben wir in unseren Häusern nicht.
 Gemäß Rundschreiben VPH vom 17.1.2025 zum Umgang mit Honorarverträgen (Anlage) können mit HU-Angehörigen keine Honorarverträge mehr geschlossen werden. Einzige Ausnahme: Lehraufträge für Beschäftigte, die gemäß Arbeitsvertrag keine Lehrverpflichtung haben (i.d.R. über Drittmittel beschäftigte WiMi).
 Achtung: Als Mitarbeitende gelten auch Personen, die innerhalb von sechs Monaten im Vorfeld einer Beschäftigung an der HU oder innerhalb von sechs Monaten im Nachgang zu einer Beschäftigung an der HU einen Honorarvertrag erhalten sollen.

2) Allgemein zu beachten
 Werkverträge / Gastvorträge / Lehraufträge werden in den Bereichen durch die Lehrstuhlsekretariate ausgefüllt. Bitte auf Vollständigkeit aller Angaben (Anschrift, Projektbezeichnung, Termine und Fristen, PSP-Element) achten.
 Verträge zur Unterschrift müssen GF spätestens 2 Wochen vor der Frist der zu erbringenden Leistung vorgelegt werden.
 Die Unterschriften holen die Lehrstuhlsekretariate über SB Haushalt und Personal ein. SB H/P prüft die Verträge und legt diese GF vor. Nach Unterschrift durch GF sendet SB H/P die Verträge an den Bereich zurück.
 Rechnungen werden ohne Vertrag nicht beglichen.
 Zurückdatierung von Verträgen ist rechtlich ausgeschlossen.
 Für jede Rechnung ist eine deutsche Steuer-ID notwendig. Die Beantragung erfolgt in der Regel durch die Lehrstuhlsekretariate.
 Handreichung für die Beantragung der deutschen Steuer-ID für ausländische Leistungsträger:innen: https://intranet.hu-berlin.de/pages/a7cad117-eebf-40ec-9200-91c1216e9cc2/apps/wiki/41cc7725-3fa6-4174-b656-22ea64ed24eb/list/view/cca10eb7-343d-4951-9085-5fb62ea48a19

3) Werkverträge
 Werkverträge werden für Vertragspartner:innen, die NICHT an der HU beschäftigt sind, erstellt.
 Werkverträge werden dezentral geschlossen und geprüft - dazu dient der Auskunftsbogen zum sozialversicherungsrechtlichen Status, um die Selbständigkeit festzustellen.
 Werkverträge müssen nicht von der Clearingstelle geprüft werden.
 Klassische Fälle für Werkverträge sind: Lektorate, Übersetzungen, Gutachten, musikalischer Beitrag Universitätsgottesdienst/Semestereröffnung.
 Achtung: Vergabeschwellenwerte beachten, eventuell Vergabenotiz erstellen.
Intranet zu Werkverträgen:
https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/9d28dfb6-e577-499a-93cb-07fa4b9b030f?currentLanguage=NONE

4) Gastvorträge
 Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (à kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
 Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden Lehrveranstaltung à falls Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuer an.
 Empfehlenswert ist es, im Gastvortrag sowohl die Reise- als auch die Übernachtungskosten (Pauschal) aufzunehmen. So müssen keine Einzelkosten abgerechnet werden, das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig.
Intranet zu Gastvorträgen inkl. aktuellste Formulare:
https://intranet.hu-berlin.de/pages/0557cb60-9472-4154-8e46-36dc34f258df/apps/wiki/e180fa60-8662-4a33-b8b8-304a6cc34881/list/view/66aceac3-fa01-4265-a8e5-e3a8d91f7398

5) Lehraufträge
à Lehraufträge sind gem. §4 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit
 Der Antrag auf Erteilung eines Lehrauftrages kommt aus dem Bereich, in dem der Lehrauftrag anfällt.
 Der Antrag wird vom Lehrstuhlsekretariat des entsprechenden Bereiches vorbereitet, indem die Informationen der lehrenden Person inklusive Unterschrift eingeholt werden sowie die Angaben zum Lehrauftrag ausgefüllt werden.
 Die so vorbereiteten Anträge werden über die Referent:innen Studium und Lehre an SB Haushalt und Personal zwecks Mittelfreigabe eingereicht. Turnus: für das SoSe: Ende Februar; für das WS:Ende August.
o Abweichungen: BIT – hier bereitet auch die Anträge die Referentin Studium und Lehre ab und reicht diese an SB Haushalt und Personal weiter, ETF: Referentin Studium und Lehre gleicht die Anträge, welche die Lehrstuhlsekretariate direkt an SB Haushalt und Personal gesendet haben, nach Vorliegen des FR-Beschlusses über die zu erteilenden Lehraufträge mit SB H/P ab
 Falls eine Vergütung über externe Mittelgeber erfolgt, kann die Einholung der Unterschrift des Mittelgebers bereits durch das jeweilige (Lehrstuhl)sekretariat erfolgen. Es findet dann nur eine Prüfung und Einholung der letzten Unterschrift auf dem Dokument durch SB H/P statt
 SB H/P prüft die Mittel, erstellt den Lehrauftrag und holt die Unterschrift für die Erteilung des Lehrauftrages (Dekan:in, GD) über das Sekretariat des/der Dekan:in bzw. des/der GDs ein
 SB H/P versendet die Lehraufträge inklusive der dazugehörigen Anlagen (z.B. Einverständniserklärung, Rechnungsformular, Anlage zum Rechnungsformular) sowie Informationen über die Vergütung an die Lehrbeauftragten (Cc: Referenten für Studium und Lehre, Lehrstuhlsekretariat).
Hinweis: Erst nach Rücksendung der Einverständniserklärung ist der Vertrag rechtsgültig und der Name des/der Lehrbeauftragten darf in AGNES veröffentlicht werden.
 Die Abrechnung der Lehraufträge erfolgt nach Erteilung der Lehre am Semesterende. Die Rechnungsformulare mit Anlage werden bei SB H/P von dem/der Lehrbeauftragten eingereicht.
 SB H/P legt die Rechnungen zur Unterschrift dem/der Studiendekan:in bzw. dem/der Studiendirektor:in vor
 anschließend wird die Rechnung über SB H/P mit den Anlagen und dem Lehrauftrag bei der Rechnungsstelle zur weiteren Bearbeitung eingereicht
Intranet zu Lehraufträgen:
https://intranet.hu-berlin.de/pages/e76ff58a-b36a-4da3-a695-a5429952b65b/apps/wiki/bb9f7aa7-465b-41a8-8f40-5f36aa5bef22/list/view/4b4ac235-69cf-4c8e-9f28-3d98680b9832?currentLanguage=NONE

6) Gastaufenthalte
Die vom SZF bereitgestellten Musterverträge können auch für Haushaltsmittel verwendet werden. Im Unterschriften-Dropdown-Menu bitte die entsprechende Kategorie auswählen.
 Mustervertrag für Gastaufenthalte ohne finanziellen AusgleichAdministrativer Hinweis:Der Vertrag kann von dem*der Dekan*in / Geschäftsführung / Verwaltungsleitung unterschrieben werden, sofern der bereitgestellte Mustervertrag unverändert übernommen wird. Sollten Änderungen erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an das Servicezentrum Forschung.
 Mustervertrag für Gastaufenthalte, die aus Drittmitteln finanziert werdenAdministrative Hinweise:Für diesen Vertrag ist - sofern es individuell keine abweichende Regelung gibt- die Unterschrift des Servicezentrums Forschung erforderlich. (Bei Haushaltsmitteln entsprechend Geschäftsführung / Verwaltungsleitung)Den Vertrag bitten wir, in dreifacher Ausfertigung von dem*der Gastwissenschaftler*in sowie der Projektleitung unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden. (Bei Haushaltsmitteln genügt ein Exemplar).
 Formular ZuschussabforderungDies ist bei der Rechnungslegung durch den Gast zu verwenden. Dieses senden Sie bitte nach Unterzeichnung durch den Gast sowie mit der Bestätigung der Projektleitung, dass der Gastaufenthalt ordnungsgemäß erfolgt ist, an das Servicezentrum Forschung bzw. mit dem Vertrag an den Zentralen Rechnungseingang.
Intranet zu Gastaufenthalt:
https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/d61bf17a-cd4b-429e-8980-0e695e7214fd?currentLanguage=NONE

7) Besonderheiten:
19% Umsatzsteuer bei ausländischen Vertragspartner:innen
 Bei Verträgen über Dienstleistungen, welche von ausländischen Vertragspartner:innen erbracht werden (d.h.: von Personen, die keinen Sitz innerhalb von Deutschland haben), ist die Humboldt-Universität zu Berlin nach dem Umsatzsteuergesetz Steuerschuldnerin für die im Rahmen der Tätigkeit anfallende Umsatzsteuer.
 D.h.: Zusätzlich zur (Netto-)Vergütung, die in dem Vertrag vereinbart ist, werden daher von der Humboldt-Universität bei ausländischen Vertragspartner:innen 19% Umsatzsteuern unmittelbar an das zuständige Finanzamt in Deutschland abgeführt.
 Konkret bedeutet dies: Im Vertrag ist die Netto-Summe einzutragen, d.h. der Betrag, den die Vertragspartner:innen erhalten sollen (ohne 19% USt).
 In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0 % MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: "Ich habe meinen Sitz außerhalb Deutschlands, so dass die erbrachte Leistung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt."
 Die Kasse zahlt den Netto-Betrag (die vereinbarte Vergütung) an die ausländischen Vertragspartner:innen aus. Die zusätzliche Umsatzsteuer (19%) wird automatisch gebucht und für den Monat der Auszahlung an das Finanzamt der HU Berlin abgeführt.
 Für den Bereich, aus dem der Vertrag mit den ausländischen Vertragspartner:innen kommt, bedeutet dies, dass die 19% Umsatzsteuer im (Projekt)budget einkalkuliert werden müssen, weil sie automatisch aus dem Bereich an das Finanzamt abgeführt werden.

5% bei „musikalischer Leistung
 Wenn die erbrachte Leistung im Bereich der Kunst fällt (z.B. musikalischer Beitrag, Photographie), werden der HU zusätzlich zu dem Honorarbetrag automatisch 5% an die Künstlersozialkasse abgeführt. Dies sollte bei der Budgetplanung auch mitgedacht werden, denn belastet wird das PSP-Element, welches das Honorar zahlt.
 Bei Leistungsträger:innen, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind (siehe dazu Rechnungsvordruck S.2) und/oder bei Leistungen, die nicht im Zusammenhang mit der Lehre stehen, fallen automatisch 19% MwSt. an. Diese werden anhand des gezahlten Honorars berechnet und vom PSP-Element abgezogen, welches das Honorar zahlt.
o Falls Steuer anfallen: Reise- und Übernachtungskosten separat abrechnen! Sonst wird das Gesamthonorar versteuert.
 Bei Überweisungen auf ausländische Konten (IBAN beginnt nicht mit DE) fallen Bankspesen in Höhe von bis zu 30 Euro an. Mit dieser Gebühr wird auch das PSP-Element belastet, welches das Honorar trägt.