Dienstreisen

Dienstreise & Reisekostenabrechnung für Interne und Externe

Alle Informationen im Intranet Formulare: Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare.

Dienstreise oder Entsendung: Grundsätzlich definieren beide Begriffe einen dienstlichen Aufenthalt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte. An der HU werden beide Begriffe synonym behandelt.

1) Intern  Dienstreiseantrag (DA): o Dienstreiseantrag: spätestens 3 Wochen vor Reiseantritt stellen. o Ohne DA gibt es keine Erlaubnis, Versicherung oder Kostenerstattung. o Genehmigungskette einhalten (siehe Workflow-Darstellung).  Ausnahme: Bei Drittmittelfinanzierten Dienstreisen erfolgt die Mittelfreigabe nicht durch das SZF, sondern durch den G1 bzw. die G1-Vertretung des Projektes  Die Formulare werden in Stufen gesperrt, d.h. nach einer Unterschrift bei 3. werden 1 und 2 gesperrt. Es ist also nicht möglich, erst 1 und 3 und danach die 2. signieren zu lassen. o Jeder Antrag muss zur SB H/P, egal ob Kosten erstattet werden sollen oder nicht und unabhängig von der Quelle der Mittel. o Abschlagszahlungen sind möglich, müssen 21 Tage vorher bei der Reisestelle eingereicht werden. o Für Dienstreisen ins Ausland (siehe Übersicht der A1 Staaten):  Die A1 Bescheinigung ist grundsätzlich 2 Wochen vor der Dienstreise - zusammen mit dem DA - zu beantragen. Beantragung der A1 Bescheinigung:  Hilfreich ist auch der Link für FAQ:

 Reisekostenabrechnung (RKA): o Reisekostenabrechnung: Allgemeine Frist von 6 Monaten o Keine Genehmigungskette, werden bei der Reisestelle eingereicht o Auf Belege achten. Was im Dienstreiseantrag nicht angegeben war, kann auch nicht abgerechnet werden.

2) Gäste  Einladung: Es müssen neben den Angaben auf dem Formular noch weitere Informationen erhoben werden, um festzustellen, ob die Ansprüche später gerechtfertigt werden können.  Abrechnung: Allgemeine Frist von 6 Monaten o Für Gäste aus dem Ausland braucht es i.d.R eine deutsche Steuer-ID, die durch das Sekretariat beantragt werden kann o Gast muss die Abrechnung beim Sekretariat des einladenden Lehrstuhls einreichen, welches die Abrechnung prüft und genehmigen lässt