Bewirtung und Catering

Allgemeines

Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Gergelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

Regelung in „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin“: https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf
Aufwändiger wird es beim auswärtigen Essen oder Catering. Derartiges lässt sich nur als Bewirtungsaufwendung abrechnen und dafür müssen repräsentative oder organisatorische Gründe vorliegen, die in der Richtlinie aufgeführt sind.
Abgerechnet werden alle Fälle über das Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“. Formular zu finden unter:
Wurde vorher keine Rechnung gestellt, sondern verauslagt, dann muss das Formular zusammen mit der Auslagenerstattung eingereicht werden.
Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.
Im Intranet: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/bewirtung/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f

Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen

Erstattung Repräsentationsaufwendungen

Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

Erstattung von Aufmerksamkeiten

Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
Ausschluss:
- Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen für aber nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
- Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen

Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen

v.a Konferenzen mit Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit.
Wenn mehr externe als interne Personen teilnhemen, werden die Gesamtkosten übernommen, ansonsten nur die Kosten für die externen Personen

Interner Ablauf

Aufstellung Budgetplanung und Umfang

Neben dem zu Verfügung stehenden Budget (Bezahlung aus Haushalts-, Berufungs- oder Drittmitteln) muss im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer, intern wie auch extern ermittelt werden, da dies unmittelbare Konsequenz für die nach der Richtlinie zulässige Ausgabenhöhe hat.

Genehmigung durch Leiterin der Struktureinheit

Die Geschäftsführung muss jede Form der Bewirtung vorher genehmigen. Dafür gibt es in der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien ein eigenes Formular, welches auch die Auslagenerstattung abdeckt.

Preisvergleich bzw. Angebote einholen, wenn notwendig

Sollen nur Aufmerksamkeiten bei Supermärkten beschafft werden, kann auf einen Preisvergleich in der Regel verzichtet werden. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen aber beachtet werden.
Beim Catering müssen allerdings fast immer Angebote eingeholt werden, da hier die Preise online in der Regel nicht einsehbar sind.

Bei >1000 Euro Nettowert, Vergabeverfahren durchführen

Wenn die Wertgrenze von 1000 Euro überschritten wird, bitte die erhöhten Anforden beachten.

Ariba Vorgang anlegen (Freitextbestellung: Gastronomie und Bewirtung) und Auftrag versenden

Bei Bewirtung in Form eines Caterings wird eine Ariba-Vorgang angelegt und die Rechnung später zusammen mit den anderen Formularen hochgeladen.

Event

Bei der Durchführung des Events auf Anlieferung und Abholung achten

Rechnungsstellung

Rechnung mit Humboldt-Universität als Adresse an das Sekretariat des Bereichs.

Einreichung & Abrechnung

über Ariba
Unterlagen
Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
- https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7
- Unterschrift durch G1
Genehmigung durch Leiter:in der Struktureinheit
Vergleichsangebote
Vergabeunterlagen
Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion