Buchung von Reiseleistungen
Aus VerwaltungXPedia
Allgemeines
Typischerweise müssen im Zuge von Dienstreisevorbereitungen auch Reiseleistungen gebucht werden.
Es gibt keine Verpflichtung zur Benutzung bestimmter Portale o.ä., sofern dabei die Vorgaben der Dienstreiseordnung und des BRKG nicht überschritten werden. Im Gegensatz zu anderen Beschaffungen werden Reiseleistungen nicht über Ariba abgewickelt, da eben nicht auf Rechnung gezahlt werden kann.
Verweise
Intranet - Beschaffung von Fahrt- und Flugtickets
Intranet - Beschaffung von DB-Tickets
Unterkünfte
Bei Unterkünften sollte wenn möglich auf Rahmenvertragspartner zurückgegriffen werden. Vorteil: Der Rechercheprozess entfällt, ein Kostenvergleich ist nicht mehr erforderlich.
Beschaffung von Fahrt- und Flugtickets
Wenn das Sekretariat die Fahrt oder Flug nicht nur recherchieren sondern auch buchen soll und dabei keine Kreditkarte zu Verfügung steht, kann auf das Reisebüro Reiseland zurückgegriffen werden. Dies verursacht allerdings zusätzliche, und in einigen Fällen auch unverhältnismäßige Kosten.
Beschaffung von DB-Tickets
Die Reisenden beschaffen daher ihre Karten bevorzugt selbst unter Verwendung von Sparpreisen mit einer Bahncard.
Wenn DB Tickets beschafft werden, wird erwartet, dass zumindest für die Hinfahrt Sparpreise gebucht werden. Für die Rückfahrt könne Flextickets gebucht werden, wenn nicht klar ist, wann die Rückreise genau stattfinden kann.
Auch hier besteht das Problem der fehlenden Kreditkarte. Sollte eine Kreditkarte zu Verfügung stehen, kann jedoch das Portal Bahn Business verwendet werden. In der Praxis hat dies aber auch nur einen begrenzten Nutzen, da keine privaten Bahncards verwendet werden können.
Private Bahncards
Die sind grundsätzlich erstattungsfähig, lohnen sich also insbesondere für die dienstreisende Person.
Verpflegung und Kosten - Tagegelder
Mittag-und Abendessen
An der HU werden keine Belege für Mittag-und Abendessen bei der Abrechnung eingereicht, stattdessen gibt es das sogenannte pauschale Tagegeld, welches nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) pro Kalendertag veranschlagt wird.
Der Satz richtet sich nach der Dauer einer Dienstreise (Abreise und Ankunft von/ an Wohnung o.Ä.) und dem entsprechenden Dienstreiseort (Inland vs. Ausland). Tagegelder werden, sollte eine Verpflegung anderweitig stattfinden, gekürzt.
Frühstück
Einen Sonderfall stellt dabei das Frühstück dar, solange es im Hotelpreis inklusive ist bzw. dort auf der Rechnung ausgewiesen wird. Solang die Vorschriften für den Hotelpreis beachtet werden, wird das Frühstück vollumfänglich erstattet und das Tagegeld auch nur um 20% gekürzt.