Bewirtung und Catering

Allgemeines

Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Gergelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

• Regelung in „Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin“: https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf
• Aufwändiger wird es beim auswärtigen Essen oder Catering. Derartiges lässt sich nur als Bewirtungsaufwendung abrechnen und dafür müssen repräsentative oder organisatorische Gründe vorliegen, die in der Richtlinie aufgeführt sind.
• Abgerechnet werden alle Fälle über das Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“. Formular zu finden unter:
• Wurde vorher keine Rechnung gestellt, sondern verauslagt, dann muss das Formular zusammen mit der Auslagenerstattung eingereicht werden.
• Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.
• Im Intranet: https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/bewirtung/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f

Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen

Erstattung Repräsentationsaufwendungen

Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

Erstattung von Aufmerksamkeiten

• Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
• Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
• Ausschluss:
  • Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen für aber nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
  • Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
• Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen

• Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
• Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
• Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
• Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen

Konferenzen mit Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit

Interner Ablauf

Rechnungsstellung

Durch den Lieferanten an Sekretariat, damit es zusammen mit Gästeliste und Bewirtungsformular eingereicht werden kann. Rechnung mit Humboldt-Universität als Adresse.

Einreichung & Abrechnung

• Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
• https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7
• Unterschrift durch G1

Rechungsstellung

• Beiblatt: Genehmigung durch Leiter:in der Struktureinheit
• Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion