Reisekostenabrechnung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 12. August 2025, 12:22 Uhr

Allgemein

Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem/der Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle versandt werden.

Nach der Bearbeitung durch die Reisestelle (Bearbeitungsdauer: bis zu 4 Wochen) erhält die dienstreisende Person eine E-Mail von der Reisestelle, in der die Weiterleitung der Reisekostenabrechnung an die Kasse verkündet wird. Der E-Mail ist darüber hinaus auch eine Abrechnung beigelegt. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden.

Die Mittelfreigabe für die Auszahlung der Reisekostenabrechnung erfolgt über xSuite (G1-G2 Genehmigungsschleife.)

Fristen für die Einreichung

von RKA: spätestens 6 Monate nach der Dienstreise

von Antrag auf Abschlagszahlung: spätestens 2 Wochen vor Dienstreiseantritt

Ausfüllhinweise

Schilderung des Reiseverlaufs

Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt, es sei denn, Taxis oder Mietwagen wurden genutzt.
Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort) in der Nacht.

Verpflegung

Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.

Unterkunft

Gleiche Angabe wie beim Dienstreiseantrag nennen, wenn der Höchstsatz überschritten wird
Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen

Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.

Auflistung entstandener Kosten

Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise!
Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden (z.B. Busticket).
Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.

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-Fristen: 6 Monate, bei Abschlagszahlung 2 Wochen, aber: letzte Einreichung Mitte November<br><br>
+=== Allgemein ===
-Ablauf<br><br>
+Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem/der Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle versandt werden.
-Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem:r Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle mit dem Sekretariat in CC versandt werden. Es ist allerdings ratsam, diese vorher dem Sekretariat vorzulegen. Nach der Bearbeitung erhält der Antragssteller eine E-Mail von der Reisestelle, in der erstes die Weiterleitung an die Kasse verkündet wird und zweitens eine Abrechnung beigelegt wird. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden. Die Mittelfreigabe durch G1 und G2 erfolgt dann über SAP-XSuite.<br><br>
-Angaben zum Zahlungsempfänger<br><br>
+Nach der Bearbeitung durch die Reisestelle (Bearbeitungsdauer: bis zu 4 Wochen) erhält die dienstreisende Person eine E-Mail von der Reisestelle, in der die Weiterleitung der Reisekostenabrechnung an die Kasse verkündet wird. Der E-Mail ist darüber hinaus auch eine Abrechnung beigelegt. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden.
-Für IKT/BIT: Fakultät: ZI, Institut: BIT oder IKT<br><br>
-Schilderung des Reiseverlaufs<br><br>
+Die Mittelfreigabe für die Auszahlung der Reisekostenabrechnung erfolgt über xSuite (G1-G2 Genehmigungsschleife.)
-*	Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt<br><br>
-*	Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort).<br><br>
+=== Fristen für die Einreichung ===
-Verpflegung<br><br>
+von RKA: spätestens 6 Monate nach der Dienstreise
-Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt. <br><br>
-Unterkunft<br><br>
+von Antrag auf Abschlagszahlung: spätestens 2 Wochen vor Dienstreiseantritt
-*	Gleiche Angabe zur Überschreitung wie bereits beim Dienstreiseantrag<br><br>
-*	Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.<br><br>
+=== Ausfüllhinweise ===
-Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen<br><br>
-Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.<br><br>
+==== Schilderung des Reiseverlaufs ====
-Auflistung entstandener Kosten<br><br>
-*	Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise.<br><br>
+* Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt, es sei denn, Taxis oder Mietwagen wurden genutzt.
-*	Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden. <br><br>
+* Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort) in der Nacht.
-*	Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen. <br><br>
+==== Verpflegung ====
+Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.
+==== Unterkunft ====
+* Gleiche Angabe wie beim Dienstreiseantrag nennen, wenn der Höchstsatz überschritten wird
+* Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.
+==== Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen ====
+Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.
+==== Auflistung entstandener Kosten ====
+* Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise!
+* Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden (z.B. Busticket).
+* Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.
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