Rechnungsstellung: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 23. September 2025, 11:34 Uhr

Allgemein

Für die Rechnungsstellung gibt es ein eigenes Formular, welches auf Deutsch und Englisch verfügbar ist

Auch wenn es im Intranet als "Abrechnung Honorar" bezeichnet wird, wird es für alle Freien Mitarbeiter-Verträge verwendet.

Im Drop-Down Menü kann die Vertragsart ausgewählt werden.

Verweis

Intranet: Dokumente

Intern: Verträge Freie Mitarbeiter

Ausfüllhinweise

Umgang mit der Dokumentensperre

Achtung: Das Formular ist mit einem Passwort geschützt und kann nicht über PDF Bearbeiten verändert werden. Es müssen also zwangsläufig die Felder genutzt werden. Bei den Unterschriftenfeldern handelt es sich nicht um vordefinierte Signaturfelder, d.h., die Dokumente können zwar digital unterschrieben werden, dann werden aber alle Felder gesperrt.

Daher muss der:die Auftragnehmerin (=Rechnungssteller:in) das Formular zumindest mit den Feldern "Empfänger" und "PSP-Element" ausgefüllt erhalten, da diese nicht nachgetragen werden können. Die zweite Signatur kann allerdings ohne Probleme gesetzt werden.

Allgemeine Angaben

Absender: Name und Adresse der rechnungsstellenden Person
Empfänger: Humboldt Universität, Fakultät/ Institut, Name des Auftraggebers, Unter den Linden 6 10099 Berlin
Rechnung zum: Vertragsart wählen

Mehrwertsteuer und Sachverhalt

Vertragspartner mit Sitz im Ausland: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: "Ich habe meinen Sitz außerhalb Deutschlands, so dass die erbrachte Leistung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt."
Bei Lehraufträgen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Die erbrachte Leistung ist nach § 4 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit.
Kleinunternehmer:in: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin Kleinunternehmer/in im Sinne von §19 UStG und damit vom Ausweis der Umsatzsteuer befreit.
Ermäßigter Steuersatz von 7%: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 7% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig. Die Rechtslage in Deutschland ist kompliziert und der Fall kommt selten vor, die Ermäßigung kann aber dann angewendet werden, wenn Rechte, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben, eingeräumt, übertragen oder wahrgenommen werden. Ein Beispiel wäre hier, dass ein Fotograf Fotos macht und dem Auftraggeber das Recht zur Veröfentlichung einräumt oder der Auftragnehmer ein Logo erstellt, dessen Nutzungsrechte an den Auftraggeber übertragen werden.
Alle anderen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 19% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig.

Hinweis zu Mwst. und Betrag: Gesamtbetrag wird nicht immer korrekt berechnet, muss daher selbstständig berechnet werden.

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 ==== Umgang mit der Dokumentensperre ====
-Achtung: Das Formular ist mit einem Passwort geschützt und kann nicht über PDF Bearbeiten verändert werden. Die Signaturfelder sind leider nicht auf dem aktuellen technischen Stand.
+Achtung: Das Formular ist mit einem Passwort geschützt und kann nicht über PDF Bearbeiten verändert werden. Es müssen also zwangsläufig die Felder genutzt werden. Bei den Unterschriftenfeldern handelt es sich nicht um vordefinierte Signaturfelder, d.h., die Dokumente können zwar digital unterschrieben werden, dann werden aber alle Felder gesperrt.
-Wenn also eine Signatur verwendet wird, wird das Formular gesperrt. Daher: muss  der:die Auftragnehmerin (=Rechnungssteller:in) das Formular zumindest mit den Feldern "Empfänger" und "PSP-Element" ausgefüllt erhalten, da diese nicht nachgetragen werden können.
+Daher muss  der:die Auftragnehmerin (=Rechnungssteller:in) das Formular zumindest mit den Feldern "Empfänger" und "PSP-Element" ausgefüllt erhalten, da diese nicht nachgetragen werden können. Die zweite Signatur kann allerdings ohne Probleme gesetzt werden.
-Um trotz der durch die Signatur d. Auftragneh. verursachten Sperre die Signatur d. Auftraggeb. setzen zu können, kann das Dokument als PDF gedruckt werden. Dadurch wird die Sperre aufgehoben und die Signatur d. Auftraggeb. kann gesetzt werden.
 ==== Allgemeine Angaben ====
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 * Bei Lehraufträgen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Die erbrachte Leistung ist nach § 4 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit.
 * Kleinunternehmer:in: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin Kleinunternehmer/in im Sinne von §19 UStG und damit vom Ausweis der Umsatzsteuer befreit.
-* Alle anderen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 7 bzw. 19% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig.
+* Ermäßigter Steuersatz von 7%: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 7% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig. Die Rechtslage in Deutschland ist kompliziert und der Fall kommt selten vor, die Ermäßigung kann aber dann angewendet werden, wenn Rechte, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben, eingeräumt, übertragen oder wahrgenommen werden. Ein Beispiel wäre hier, dass ein Fotograf Fotos macht und dem Auftraggeber das Recht zur Veröfentlichung einräumt oder der Auftragnehmer ein Logo erstellt, dessen Nutzungsrechte an den Auftraggeber übertragen werden.
+* Alle anderen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 19% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig.
 <u>Hinweis zu Mwst. und Betrag:</u> Gesamtbetrag wird nicht immer korrekt berechnet, muss daher selbstständig berechnet werden.