Gastvorträge: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 9. Dezember 2025, 11:16 Uhr

Allgemein

Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.

Verweise

Intranet: Gastvorträge

Verfahren

Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (daher kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
Bei Drittmitteln: Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

Ausfüllhinweise

Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
Wenn der Gastvortrag nicht im Zusammenhang mit der Lehre steht, ist vorab zu klären, ob der/die Referent:in steuerpflichtig ist. Falls ja: Die als Honorar angegebene Summe muss die Umsatzsteuer bereits enthalten (vgl. §2a (1)).
Wenn neben dem Honorar auch Reise- und Übernachtungskosten erstattet werden, *muss aus steuerrechtlichen Gründen* alles vertraglich über einen Gastvortrag geregelt werden und als Gesamtsumme dem:r Referent:in ausgezahlt werden. Das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) und wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. D.h., in diesen Fällen kann die HU z.B. die Hotelkosten nicht separat, via Rechnung direkt an die HU, begleichen. Der Gast muss die Hotelkosten vor Ort im Hotel begleichen und erhält die Erstattung mit der Auszahlung der Gesamtsumme (also: Honorar, Reise- und Übernachtungskosten).
ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.

Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd

Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) die Geschäftsführung.
Bei S4 (Berufungsmitteln) Leitung der Beschaffungsstelle.
Bei D (Drittmitteln) das SZF.

Vergütung

Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe mit Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ohne Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.

Unterschriften

Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.

Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.

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 === Allgemein ===
-Gastvorträge kommen im akademischen Betrieb häufiger vor, v.a. in Verbindung mit Seminaren und Konferenzen. Bei Voträgen auf Konferenzen fällt jedoch die Umsatzsteuer an (siehe unten).
+Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.
 === Verweise ===
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 === Ausfüllhinweise ===
-* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
+* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
-* Empfehlenswert ist es, im Gastvortrag sowohl die Reise- als auch die Übernachtungskosten (Pauschal) aufzunehmen. So müssen keine Einzelkosten abgerechnet werden, das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig.
+* Wenn der Gastvortrag nicht im Zusammenhang mit der Lehre steht, ist vorab zu klären, ob der/die Referent:in steuerpflichtig ist. Falls ja: Die als Honorar angegebene Summe muss die Umsatzsteuer bereits enthalten (vgl. §2a (1)).
+* Wenn neben dem Honorar auch Reise- und Übernachtungskosten erstattet werden, *muss aus steuerrechtlichen Gründen* alles vertraglich über einen Gastvortrag geregelt werden und als Gesamtsumme dem:r Referent:in ausgezahlt werden. Das Gesamthonorar  (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) und wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. D.h., in diesen Fällen kann die HU z.B. die Hotelkosten nicht separat, via Rechnung direkt an die HU, begleichen. Der Gast muss die Hotelkosten vor Ort im Hotel begleichen und erhält die Erstattung mit der Auszahlung der Gesamtsumme (also: Honorar, Reise- und Übernachtungskosten).
+* ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.
 ==== Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd ====
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 ==== Vergütung ====
-* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen, sollten Steuern anfallen, ist es ratsam, Reise- und Unterkunftskosten separat über die Reisestelle abzurechnen.
+* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
-* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eingetragen
+* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
 ==== Unterschriften ====
-Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Werkvertragsmusters sind nicht zutreffend.
+Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.
-* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und die Geschäftsführung.
+* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
-* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet der Projektleiter (muss G1 sein!) und der Leiter der Beschaffungsstelle.
+* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
-* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet die Projektleitung und das SZF.
+* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
+* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.