Verträge Freie Mitarbeiter

Begriffsklärung

Honorarverträge sind Vertragsformen für freie Mitarbeit. Darunter fallen Werkverträge, Lehraufträge und Verträge für freie Mitarbeit.

Verträge für freie Mitarbeit laufen über die Clearingstelle – solche Verträge haben wir in unseren Häusern nicht.

Gemäß Rundschreiben VPH vom 17.1.2025 zum Umgang mit Honorarverträgen (Anlage) können mit HU-Angehörigen keine Honorarverträge mehr geschlossen werden. Einzige Ausnahme: Lehraufträge für Beschäftigte, die gemäß Arbeitsvertrag keine Lehrverpflichtung haben (i.d.R. über Drittmittel beschäftigte WiMi).

Achtung: Als Mitarbeitende gelten auch Personen, die innerhalb von sechs Monaten im Vorfeld einer Beschäftigung an der HU oder innerhalb von sechs Monaten im Nachgang zu einer Beschäftigung an der HU einen Honorarvertrag erhalten sollen.

Verweise

Intranet: Freie Mitarbeit

Intranet: Abrechnung

Intranet: Freie Mitarbeit - Dokumentenportal

HU-Box VerwaltungXPedia: u.a. Rundschreiben des VPH vom 17.01.2025

Allgemein zu beachten

Verfahren

Werkverträge / Gastvorträge / Lehraufträge werden in den Bereichen durch die Lehrstuhlsekretariate ausgefüllt. Bitte auf Vollständigkeit aller Angaben (Anschrift, Projektbezeichnung, Termine und Fristen, PSP-Element) achten.

Verträge zur Unterschrift müssen der GF spätestens 2 Wochen vor der Frist der zu erbringenden Leistung vorgelegt werden.

Die Unterschriften holen die Lehrstuhlsekretariate über SB Haushalt und Personal ein. SB H/P prüft die Verträge und legt diese der GF vor. Nach Unterschrift durch GF sendet SB H/P die Verträge an den Bereich zurück.

Hinweise

• Rechnungen werden ohne Vertrag nicht beglichen.
• Zurückdatierung von Verträgen ist rechtlich ausgeschlossen.
• Für jede Rechnung ist eine deutsche Steuer-ID notwendig. Die Beantragung erfolgt in der Regel durch die Lehrstuhlsekretariate.
• Handreichung für die Beantragung der deutschen Steuer-ID für ausländische Leistungsträger:innen.

Besonderheiten

19% Umsatzsteuer bei inländischen Vertragspartnern

Bei inländischen Vertragspartner:innen wird die Umsatzsteuer grundsätzlich mit einkalkuliert und sowohl im Vertrag als auch in der Rechnung mit ausgewiesen.

D.h.: Bei Leistungsträger:innen, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind (siehe dazu Rechnungsvordruck S.2) und/oder bei Leistungen, die nicht im Zusammenhang mit der Lehre stehen, fallen automatisch 19% MwSt. an. Diese werden anhand des gezahlten Honorars berechnet.

Steuerpflichtig ist der/die inländische Vertragspartner:in. D.h., die 19% muss er/sie abführen.

Ausländischen Vertragspartner:innen

Abführung 19% Umsatzsteuer

Bei Verträgen über Dienstleistungen, welche von ausländischen Vertragspartner:innen erbracht werden (d.h.: von Personen, die keinen Sitz innerhalb von Deutschland haben), ist die Humboldt-Universität zu Berlin nach dem Umsatzsteuergesetz Steuerschuldnerin für die im Rahmen der Tätigkeit anfallende Umsatzsteuer.

Bei ausländischen Vertragspartner:innen ist daher im Vertrag die Netto-Summe einzutragen, d.h. der Betrag, den die Vertragspartner:innen erhalten sollen (ohne 19% USt).

D.h.: Zusätzlich zur (Netto-)Vergütung, die in dem Vertrag vereinbart ist, werden von der Humboldt-Universität bei ausländischen Vertragspartner:innen 19% Umsatzsteuern unmittelbar an das zuständige Finanzamt in Deutschland abgeführt.

In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0 % MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: "Ich habe meinen Sitz außerhalb Deutschlands, so dass die erbrachte Leistung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt."

D.h.: Die Kasse zahlt den Netto-Betrag (die vereinbarte Vergütung) an die ausländischen Vertragspartner:innen aus. Die zusätzliche Umsatzsteuer (19%) wird automatisch gebucht und für den Monat der Auszahlung an das Finanzamt der HU Berlin abgeführt.

Für den Bereich, aus dem der Vertrag mit den ausländischen Vertragspartner:innen kommt, bedeutet dies, dass die 19% Umsatzsteuer im (Projekt)budget einkalkuliert werden müssen, weil sie automatisch aus dem Bereich an das Finanzamt abgeführt werden.

Überweisungskosten

Bei Überweisungen auf ausländische Konten (IBAN beginnt nicht mit DE) fallen Bankspesen in Höhe von bis zu 30 Euro an. Mit dieser Gebühr wird auch das PSP-Element belastet, aus dem das Honorar gezahlt wird.

5% bei „musikalischer Leistung" für Künstlersozialkasse

Wenn die erbrachte Leistung im Bereich der Kunst fällt (z.B. musikalischer Beitrag, Photographie), werden von der HU zusätzlich zu dem Honorarbetrag automatisch 5% an die Künstlersozialkasse abgeführt. Dies sollte bei der Budgetplanung auch mitgedacht werden, denn belastet wird das PSP-Element, aus welchem das Honorar gezahlt wird.