Schritte zum SAP-Account: Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 11. August 2025, 15:50 Uhr

Allgemein

Um die SAP-Module nutzen zu können, benötigt man bestimmte Rollen die separat über "Humboldt Gemeinsam" erteilt werden. Die Beantragung der gewünschten Rollen erfolgt über hierfür vorgesehene Formulare. Diese erhält man vom Dekanats-/Institutssekretariat.

Die wichtigsten Rollen sind die der Genehmiger von Bestellungen / Rechnungen. Die G1-Rolle stellt die sachlich-inhaltliche Richtigkeit der Kosten fest. Die G2-Rolle prüft das Vorhandensein der Mittel und ob haushaltsrechtliche Voraussetzungen erfüllt wurden.

Die wichtigsten Rollen für Lehrstuhlsekretariate sind die der Anforderer (für Bestellungen über Ariba) und die der Sichtrechte für Budgetüberwachung via BUDCON.

Um Rollen beantragen zu können, muss man eine (digitale) SAP-Schulung absolvieren. Diese ist über die Berufliche Weiterbildung buchbar.

Verweise

SAP-Sprechstunde

SAP Account beantragen

Voraussetzungen

HU Account und ggf. ein Nutzer:innenzertifikat müssen bestehen.

Aktuelles Antragsformular

über das Institutssekretariat BIT-IKT (Katharina Dietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat (Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) erfragen.

Ausfüllen (siehe Ausfüllhinweise) und unterschreiben (lassen).

Bitte lesen Sie die Erläuterungen unbedingt durch und füllen Sie das Ihnen zugesandte Antragsformular ggfs. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung aus.
Ausfüllhinweise: Wählen Sie das gewünschte SAP System (S4P und ARIBA) und bei Beschaffung eine Rolle
- Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Prof:innen, Projektleiter:innen, Wiss. Mitarbeiter:innen, die als G1-Vertretung fungieren
- Beschaffung: Anforderer – (für ARIBA, nur Sekretariate)
- Rechnungswesen: Aufruf Budgetbericht per Fiori App (für Sekretariate)

Antrag zurück an das Instituts-/Dekanatssekretariat zur weiteren Veranlassung.

Schulungen besuchen und Bescheinigung einreichen

Um SAP, FIORI oder ARIBA sicher und selbstständig nutzen zu können sind je nach Bereich Schulungen nötig.
Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)
- Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer:innen, G1- und G2-Genehmiger:innen können Sie über die BWB einsehen und buchen.
- Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
Einreichen der Teilnahmebescheinigung
- Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.

Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmiger-Rechte oder nur Sichtrechte für den Budgetbericht (BUDCON)

Mit Genehmigerfunktion und Sichtrechten

Formular Genehmigerfunktion

Das Formular wird ausgefüllt und an das Instituts-/Dekanatssekretariat geschickt.

Nur Sichtrechte ohne Genehmigerfunktion

Sichtrechte für Haushalt (S1 PSP Elemente) und ggf. Berufungsmittel (S4 PSP Elemente) beantragen

Formular für Sichtrechte

Das Formular wird ausgefüllt und an haushaltswirtschaft@hu-berlin.de mit der vorgesetzten Person in cc gesendet.

Sichtrechte bei Drittmitteln

Sichtrechte für Drittmittel (D. PSP Elemente) formlos per Mail bei der zuständige Sachbearbeitung im SZF beantragen.

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 === Allgemein ===
-Im SAP-System können für alle Mitarbeitende verschiedene Rollen bestimmt werden. Wichtig ist das SAP-System für alle Professor*innen, für die Lehrstuhlsekretariate und die Mitglieder der Verwaltung. Ebenfalls können wissenschaftliche Mitarbeitende Rollen zugewiesen bekommen, sofern sie eine Vertretungsrolle im Genehmigungsprozess erhalten sollen. <br><br>Wer bestimmte Rollen benötigt, meldet sich am BIT/IKT im Institutssekretariat, an der ETF im Dekanatssekretariat. Dort sind immer die neusten Antragsformulare hinterlegt. Nachdem das Formular ausgefüllt und unterschrieben wurde, geht es an eines der genannten Sekretariate zurück. Sie werden zentral von dort zur Weiterbearbeitung verschickt. Sekretariate müssen zwei Anträge ausfüllen.
+Um die SAP-Module nutzen zu können, benötigt man bestimmte Rollen die separat über "Humboldt Gemeinsam" erteilt werden. Die Beantragung der gewünschten Rollen erfolgt über hierfür vorgesehene Formulare. Diese erhält man vom Dekanats-/Institutssekretariat.
+Die wichtigsten Rollen sind die der Genehmiger von Bestellungen / Rechnungen. Die G1-Rolle stellt die sachlich-inhaltliche Richtigkeit der Kosten fest. Die G2-Rolle prüft das Vorhandensein der Mittel und ob haushaltsrechtliche Voraussetzungen erfüllt wurden.
+Die wichtigsten Rollen für Lehrstuhlsekretariate sind die der Anforderer (für Bestellungen über Ariba) und die der Sichtrechte für Budgetüberwachung via BUDCON.
+Um Rollen beantragen zu können, muss man eine (digitale) SAP-Schulung absolvieren. Diese ist über die Berufliche Weiterbildung buchbar. <br><br>
 === Verweise ===
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 === SAP Account beantragen ===
-==== Vorraussetzungen ====
+==== Voraussetzungen ====
 HU Account und ggf. ein Nutzer:innenzertifikat müssen bestehen.
 ==== Aktuelles Antragsformular ====
-über das Institutssekretariat BIT-IKT (KatharinaDietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat(Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) anfodern
+über das Institutssekretariat BIT-IKT (Katharina Dietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat (Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) erfragen.
 ==== Ausfüllen (siehe Ausfüllhinweise) und unterschreiben (lassen). ====
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 * Bitte lesen Sie die Erläuterungen unbedingt durch und füllen Sie das Ihnen zugesandte Antragsformular ggfs. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung aus.
 * Ausfüllhinweise: Wählen Sie das gewünschte SAP System (S4P und ARIBA) und bei Beschaffung eine Rolle
-** Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Wiss. Mitarbeiter*in, die als G1 Vertretung fungieren
+** Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Prof:innen, Projektleiter:innen, Wiss. Mitarbeiter:innen, die als G1-Vertretung fungieren
 ** Beschaffung: Anforderer – (für ARIBA, nur Sekretariate)
 ** Rechnungswesen: Aufruf Budgetbericht per Fiori App (für Sekretariate)
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 * Um SAP, FIORI oder ARIBA sicher und selbstständig nutzen zu können sind je nach Bereich Schulungen nötig.
-* Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer*innen, G1- und G2-Genehmiger*innen können Sie über die BWB einsehen und buchen.
+* Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)
-* Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
+** Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer:innen, G1- und G2-Genehmiger:innen können Sie über die [https://bwb.hu-berlin.de/index.php?main=lehrgangsuebersicht_new&navi=lehrgangsuebersicht_new&subnavi=default&work_state=show_details&ueid=193&ueebene=2#Lehrgang3508 BWB] einsehen und buchen.
-* Einreichen der Teilnahmebescheinigung
+** Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
-* Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.
+* Einreichen der Teilnahmebescheinigung
+** Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.
-==== Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmigerrechte oder nur Sichtrechte Budgetbericht (BUDCON) ====
+==== Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmiger-Rechte oder nur Sichtrechte für den Budgetbericht (BUDCON) ====
 ===== Mit Genehmigerfunktion und Sichtrechten =====
 [https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/vordrucke_intern/copy_of_stammdatenblatt-fuer-psp-element-finanzposition/view Formular Genehmigerfunktion]
-Das Formular wird ausgefüllt und an die GF übergeben.
+Das Formular wird ausgefüllt und an das Instituts-/Dekanatssekretariat geschickt.
 ===== Nur Sichtrechte ohne Genehmigerfunktion =====
 Sichtrechte für Haushalt (S1 PSP Elemente) und ggf. Berufungsmittel (S4 PSP Elemente) beantragen
-[https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/vordrucke_intern/antrag-auf-sichtrechte-ausserhalb-der-genehmigerstrukturen.docx/view Formular für Sichrechte]
+[https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/vordrucke_intern/antrag-auf-sichtrechte-ausserhalb-der-genehmigerstrukturen.docx/view Formular für Sichtrechte]
 Das Formular wird ausgefüllt und an haushaltswirtschaft@hu-berlin.de mit der vorgesetzten Person in cc gesendet.
-===== Sichtrechte bei Drittmittelm =====
+===== Sichtrechte bei Drittmitteln =====
-Ggf. Drittmittel (D. PSP Elemente) Formlos per Mail über oder im Auftrag der Projektleitung an die zuständige Sachbearbeitung im SZF mit der Bitte um Erteilung der Sichtrechte
+Sichtrechte für Drittmittel (D. PSP Elemente) formlos per Mail bei der zuständige Sachbearbeitung im SZF beantragen.