Beschaffungen und Vergabeverfahren

Allgemeines

Um Liefer- und Dienstleistungen einkaufen zu können, gilt es, eine Vielzahl von Regelungen und Vorschriften zu beachten.

Wertgrenzen von Verfahren

Bitte beachten Sie, dass bei der Durchführung der einzelnen Vergabeverfahren unterschiedliche Fristen gelten und unter Umständen bis zu vier Monate vergehen, bis die Leistung beauftragt werden kann.

Verweise

Webseite: Vergaberichtlinie

Webseite: Vergabeformulare

Intranet: Kontierungshilfe

Intranet: Buchhaltund und Steuern - Formulare

Ansprechpartner:in

Für weitere Informationen laden Sie sich bitte den Vergabeleitfaden herunter:

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Ihre zuständige Sachbearbeiterin Haushalt und Personal.

Fall 1. Produkt/ Dienstleistung <1.000.- netto

• in diesem Segment finden die häufigsten Beschaffungen über Ariba statt
• Direktkauf §14 UVgO
• Aufbewahrungsfrist für die Beschaffungsunterlagen: 6 Jahre

Beschaffung über den Rahmenkatalog

(z.B. derzeit für Büromaterialien: Allpremio)

• hier sind keine Angebotsvergleiche notwendig (Grund: Vereinbarung zwischen HU und Allpremio für Sonderpreise)

Beschaffung über Ad-Hoc-Bestellung (Nicht-Katalog-Anforderung)

• Wenn die gewünschte Ware nicht (oder aufgrund von zu erwartenden längeren Engpässen der Artikel) über die Rahmenkataloge beziehbar ist, dann wird über die sogenannten Ad-Hoc-Bestellformulare eine Anforderung erstellt.
• Hier ist ein formloser Preisvergleich notwendig, der dokumentiert (screenshot reicht aus) und als Anlage im Ariba-Bestellprozess hochgeladen werden muss.

Woher weiß ich, ob der Lieferant in Ariba eingepflegt ist?

• Ariba öffnen
• Ad-Hoc-Bestellung --> Katgeorie auswählen --> runter scrollen --> "alle Lieferanten anzeigen"
• bitte prüfen Sie vor Auswählen des Lieferanten, ob die Daten des Lieferanten stimmig sind, da es mitunter mehrere Anlegungen von Lieferanten gibt (teilweise veraltete Daten usw.). Daher bitte Adresse mit z.B. Impressum vergleichen, dann erst auswählen.

Was mache ich, wenn der Lieferant nicht in Ariba angelegt ist?

• siehe Blanko Vorlage: Geschäftspartner Stammblatt der Kasse - GP_Stammblatt
• Bitte senden Sie dieses Formular an die Kasse. Der Geschäftspartner wird i.d.R. in 1-3 Tagen in das System eingepflegt, sodass Sie den Lieferanten hinzufügen können.
• Zusatz: Viele Informationen sind bei den Lieferanten in den AGBs oder im Impressum aufgelistet. Falls wichtige Daten fehlen, die in das Stammblatt eingetragen werden sollen, kontaktieren Sie den Lieferanten via Mail oder telefonisch.

Beschaffungsprozess

Anlegung Katalog/Ad-Hoc-Bestellung (Nicht-Katalog)

• Erstellung der Bestellanforderung (zur besseren Zuordnung "Kostenstelle in den Titel setzen_Beschreibung der Ware (zusammenfassend)_laufende Nummer (für Ihre eigenen Beschaffungen)"
• Lieferanschrift: Unter den Linden 6, 10099 Berlin, Deutschland (Ware wird vom Hauptgebäude an die entsprechende dezentrale Zieladresse via (Hauspost gesendet)
• bei Katalog-Anforderungen wird die Kontierung (Sachkonto) meist automatisch eingepflegt, bei Ad-Hoc-Bestellungen (Nicht-Katalog-Anforderungen) ist es erforderlich in der HU-Kontierungstabelle zu schauen, zu welcher Rubrik der Artikel gehört
• Kontierungshilfe ist unter folgendem Link zu finden: https://intranet.hu-berlin.de/global-search?q=kontierungshilfe&sort=SCORE

Maske von Ariba

• PSP: PSP-Element des Lehrstuhls /des Projektkontos
• Kostenstelle: die sechs letzte Ziffern des PSP-Elements
• Fonds: Grundhaushalt / Drittmittel
• Erwartetes Lieferdatum: lieber großzügigerer Zeitraum (2-3 Wochen)
• Anmerkungen: bei formlosen Preisvergleichen (Fall 1) einen 1-Zeiler verfassen, wieso Lieferant X ausgewählt wurde (wie bei Fall 2 und Fall 3).
• Anlagen: Screenshot der formlosen Preisvergleiche (Fall 1) oder drei schriftliche Angebote (Fall 2) anhängen

• Bestellanforderung ist fertiggestellt und Sie haben alle Daten geprüft.
• Bitte wählen Sie oben rechts in der Anforderung die drei Punkte "..." aus. Die Anforderung wird dadurch geprüft, mögliche Fehler in der Anforderung können nun korrigiert werden.

Die Bestellung wurde vollständig genehmigt, wie kann ich die Ad-Hoc-Bestellung (Nicht-Katalog-Bestellung) beim Lieferanten auslösen?

• Bei Erstellen der Anforderung ist die Anforderung als PR. betitelt. Nach Genehmigung generiert das System die 34…Bestellnummer.
  • Bitte gehen Sie in die entsprechende Anforderung rein und klicken die blaue 34er Nummer an
  • Bestellanforderung wird angezeigt --> oben rechts klick auf --> in SAP Procurement anzeigen
  • Zeile mit "Ändern, Stornieren, Empfangsbeleg erstellen und Drucken" erscheint
  • bitte klicken Sie auf Drucken --> Auswahl Druckvorlagen belassen --> Gebietsschema für Druck auf Deutsch belassen --> Haken bei "als PDF-speichern" klicken --> ok
  • nun können Sie eine Speicherung der Bestellanforderung auf Ihrem Laufwerk vornehmen (am Besten abspeichern mit 34...Betitelung wie in Ariba).
• Diese Bestellanforderung kann an den Lieferanten versendet werden.
  • Empfehlung: farbliche Hervorhebung/Markierung von Lieferadresse sowie Rechnungsadresse, sowie der Bestellnummer, vor dem Abschicken an den Lieferanten. Zusätzlich wenn Bestellung via Mail nochmals erwähnen, dass die Rechnung entweder digital an rechnungen@hu-berlin.de gesendet werden kann, oder postalisch (wie im Bestellformular genannt).
• Eine Bestellung ist selbstverständlich auch über den Onlineshop des Lieferanten möglich.
  • Wichtig ist nur, dass bei Erstellung eines Kontos, die entsprechenden Zusätze wie Bestellnummer unbedingt auf der Rechnung zu vermerken sind. Wenn die Bestellnummer nicht auf der Rechnung abgebildet wird, kann die Universität die Rechnung nicht zuordnen, mitunter könnte es zu verspäteten Zahlungen kommen etc.
  • Wenn die Rechnung mit dem Produkt zusammen geliefert wird, so ist es ebenfalls möglich die Bestellnummer händisch zu ergänzen und an den Zentralen Rechnungseingang zu schicken.
• Bitte legen Sie Lieferzettel und Rechnungen bei sich ab und schicken diese zusätzlich auch an Ihre zuständige Sachbearbeitung Haushalt und Personal unter Angabe der Bestellnummer zu (für die Ablage).

Fall 2. Produkt/Dienstleistung 1.001. bis 10.000. Euro

Aufbewahrungsfrist Beschaffungsunterlagen: 6 Jahre

Beschaffung über den Rahmenkatalog

• (z.B. derzeit für IT Dell)
  • hier sind keine Angebotsvergleiche notwendig (Grund: Vereinbarung zwischen HU und Dell für Sonderpreise)

Beschaffung über Ad-Hoc-Bestellformulare (Nicht-Katalog-Anforderung)

• Wenn die gewünschte Ware nicht (oder aufgrund von zu erwartenden längeren Engpässen der Artikel) über die Rahmenkataloge beziehbar ist, dann wird eine Nicht-Katalog Anforderung erstellt.

Angebotseinholung

• Einholung von mindestens drei schriftlichen Angeboten (bitte Angebote in die Anlagen setzen) --> bei IT-Produkten reichen screenshots von unterschiedlichen Anbietern und ihren Preisen
• Entscheidung über die Auswahl 1-Zeiler/ 3-Zeiler in den Anmerkungen verfassen.

Was mache ich, wenn die Lieferanten nicht antworten/ kein Angebot abgeben?

• Dann ist die Mail, die Sie an den Lieferanten verfasst haben, ebenfalls in den Anhang zu setzen, mit dem Vermerk: Lieferant hat sich bis zur angegebenen Frist nicht zurückgemeldet. (Grundlage: §8 III UVgO)

Welchem Lieferanten erteile ich nun die Zusage des Angebots?

• "Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt hat."
• ABER: Nicht allein der niedrigste Angebotspreis ist entscheidend (§43 II UVgO)
• ...es "können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden (. )."

Erstellen eines Vergabe-Vorbereitungsvermerks

• Angabe zum gewählten Verfahren, Finanzierungsquelle, Wertungskriterien usw.

Erstellen der Vergabeunterlagen

• werden den Bietern zugesandt - kann per Email geschehen und beinhalten:
• Angebotsblatt (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden)
• Erklärung zum Vorliegen von Ausschlussgründen (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden)
• Zusätzliche Vertragsbedingungen (bei Lieferleistungen)
• Werkvertrag bei Dienstleistungen mit nichtjuristischen Personen
• Leistungsbeschreibung

Niederschrift der eingegangenen Angebote und formale Prüfung der Angebote

• Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie ob das Formblatt "Angebot" unterzeichnet mit eingereicht worden ist (liegt dieses Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Hierbei ist das "Vier-Augen-Prinzip zu beachten. Die Erklärung zu den Ausschlussgründen kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)

Auswertung der Angebote

• wenn nicht nur der Preis als Entscheidungsvorlage zum Tragen kommt, ist eine entsprechende Auswertematrix zu erstellen

Erstellung des Vergabevermerkes

• Der Vermerk ist bitte selbstständig auszufüllen (z.B. durch die Lehrstuhlsekretariate) und anschließend an die SB H/P zu senden, damit die Unterschriften eingeholt werden können. Bei Projektleiter:in unterschreibt der/diejenige, der/die das Produkt beschaffen will (Professor:innen).

Auftragserteilung

• Die Formulare sind hier zu finden: https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/formulare
• Das ganze Verfahren (Punkt 1. - Punkt 6.) ist ausführlich zu dokumentieren und auf Anfrage durch Drittmittelgeber oder den Rechnungshof vorzulegen.

Fall 3. Beschränkte Ausschreibung, 10.001 bis 100.000.-

formales Verfahren nach UVgO

• Die Durchführung wird im Referat Beschaffungen vorgenommen.
• Bitte an Fr. Ilona Domke wenden (Leiterin der Vergabe/Ausschreibungen): ilona.domke@uv.hu-berlin.de

Zusätzliche Informationen

• Versandkosten sind bei Nicht-Katalog Beschaffungen als Extra Position zu führen (bitte nehmen Sie das Sachkonto: 0006150000 für Fracht, Transportleistungen, Vertriebsprovisionen)
• bitte achten Sie darauf, dass der Gesamtbetrag mit dem des Lieferanten angebotenen Produkts übereinstimmt
• Ariba hat ab und an Rundungsprobleme, sodass Abweichungen entstehen können. Wenn das in Cent-Bereich vorliegt, bitte bei Anmerkungen festhalten "Abweichung des Preises um 0, XX.-". Das sollte nur in Ausnahmefällen vorkommen.
• Geschenke von Lieferanten (Essen, zusätzliche Artikel) ist eine Beeinflussung zum Kauf von Ware, die wir nicht eingehen dürfen (da Ö.D.). Daher Ablehnung des Angebots. Kaufentscheidung darf nicht auf der Tatsache beruhen, dass wir ein Geschenk erhalten (Rechtsgrundlage siehe AV Belohnungen und Geschenke)