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Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf

2026-04-01T12:09:31Z

Piotmart: Piotmart lud eine neue Version von Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf hoch

Bewirtung und Catering

2026-03-17T14:04:55Z

Piotmart:

=== Allgemeines ===
Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Geregelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

''„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“''

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/689e6922-f813-4c3b-8a87-0d504e7659ad/apps/wiki/9de9873a-0bc6-4841-8cbe-89f2e25a3891/list/view/b5778663-6708-4f4c-bf82-42aa30c39338 Intranet: Catering] - u.a. Bewirtungsrichtlinie

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/c6607106-84ca-408b-947f-e09e2edc5167/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f Intranet: Abrechnung von Bewirtungen] - u.a Bewirtungsrichtlinie und das Formular

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Barauslagenerstattung]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]]

=== Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen ===

==== Erstattung Repräsentationsaufwendungen ====
Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

==== Erstattung von Aufmerksamkeiten ====

* Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
* Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
* Ausschluss:
** Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
** Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen, serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
* Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen ====

* Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
* Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
* Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
* Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen ====

* v.a Konferenzen mit Außenwirkung für die Öffentlichkeit
* Wenn mehr externe als interne Personen teilnhemen, werden die Gesamtkosten übernommen, ansonsten nur die Kosten für die externen Personen

=== Interner Ablauf ===

==== Aufstellung Budgetplanung und Umfang ====
Neben dem zur Verfügung stehenden Budget (Bezahlung aus Haushalts-, Berufungs- oder Drittmitteln) muss im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer:innen, intern wie auch extern, ermittelt werden, da dies unmittelbare Konsequenzen für die nach der Richtlinie zulässige Ausgabenhöhe hat.

==== Genehmigung durch Leiterin der Struktureinheit ====
Die Geschäftsführung muss jede Form der Bewirtung vorher genehmigen. Dafür gibt es in der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien ein eigenes Formular, welches auch die Auslagenerstattung abdeckt.

==== Preisvergleich bzw. Angebote einholen, wenn notwendig ====

* Sollen nur Aufmerksamkeiten bei Supermärkten beschafft werden, kann auf einen Preisvergleich in der Regel verzichtet werden. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen beachtet werden.
* Beim Catering müssen allerdings fast immer Angebote eingeholt werden, da hier die Preise online in der Regel nicht einsehbar sind.

==== Bei >1000 Euro Nettowert ====
Wenn die Wertgrenze von 1000 Euro überschritten wird, muss ein ordentliches Vergabeverfahren durchgeführt werden.

==== Wenn die Bestellung des Caterings über Ariba läuft: ====

===== Vorgang anlegen (Freitextbestellung: Gastronomie und Bewirtung) und Auftrag versenden =====
Bei Bewirtung in Form eines Caterings wird ein Ariba-Vorgang angelegt und die Rechnung später zusammen mit den anderen Formularen hochgeladen.

===== Event =====
Bei der Durchführung des Events auf Anlieferung und Abholung achten. Teilnehmer:innen verzeichnen, ggf. auch ihre Unterschriften einholen.

===== Rechnungsstellung =====
Die Rechnung für das Catering wird an die Humboldt-Universität adressiert, z.H. des Lehrstuhlsekretariats. Hilfreich ist, wenn auf der Rechnung das PSP-Element des Kostenstelle steht, so kann die Kasse die Rechnung direkt richtig zuordnen.

===== Einreichung =====
* Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmer:innenliste (inkl. Angaben zu Institution und Funktion)
*Preisvergleich / Vergleichsangebote
*ggf. Vergabeunterlagen

==== Wenn Barauslagenerstattung ====
Immer Vorab-Genehmigung der GF notwendig!

===== Einkauf =====
unbedingt Belege aushändigen lassen, Kartenzahlung wegen des Belegs empfehlenswert, ansonsten Bargeld durch die:den Vorgesetzte:n.

===== Event =====
Teilnehmer:innen verzeichnen.

===== Einreichung =====
*an rechnungen@hu-berlin.de, inklusive Belege
*G2-Unterschrift zur Mittelverfügbarkeit einholen
*Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Formular Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion
*ggf. Preisvergleich

=== Ausfüllhilfen ===
Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“

* Begründung muss der Bewirtungsrichtlinie entsprechen
* Muss durch G1 unterschrieben werden

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

===== Aufmerksamkeiten =====

====== Fall 1 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass bei dem HU-Externe anwesend sind. Die Veranstaltung dauert länger als eine Stunde.

====== Fall 2 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass, bei dem zwar nur HU-Mitarbeiter anwesend, der aber länger als drei Stunden inklusive Pausen dauert.

===== Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen =====
Die Veranstaltung findet nicht mehr als einmal im Semester statt und dauert mindestens fünf Stunden. Es handelt sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz und es besteht ein ganz überwiegendes universitäres Interesse an einem günstigen Arbeitsablauf. Es ist terminlich nicht möglich, die Veranstaltung direkt vor oder nach dem Mittagessen stattfinden zu lassen oder eine längere Pause zur Eigenversorgung anzubieten, ohne den Ablauf zu verzögern. Die Bewirtung erfolgt innerhalb des Veranstaltungszeitraums.

===== Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen =====

====== Fall 1 ======
HU-Externe sind in der Mehrheit, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten.

====== Fall 2 ======
Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen: Es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten. HU Interne sind in der Mehrheit, weshalb nur die Kosten für die Gäste übernommen werden kann.

====== Fall 3 ======
Es ist eine Veranstaltung des akademischen Gemeinschaftslebens welche durch das Dekanat bzw. die Geschäftsleitung der ZI organisiert wurde, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Teilnahme ist für alle HU-Mitglieder und der Öffentlichkeit möglich und sie findet nicht mehr als zweimal im Jahr statt.

===== Repräsentationsaufwendungen =====
Es handelt sich um einen besonderen Anlass, weshalb ein Geschenk angemessen ist.

Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)

2026-03-17T14:03:29Z

Piotmart:

=== Allgemein ===
In der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien gibt es für die nach der Bewirtungsrichtllinie und Auslagenerstattung erforderliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung ein separates Formular, sodass die Anfragen über E-Mail entfallen.

Aus einem drop-down Menü können Sie den Anlass auswählen, für Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten. Sie finden dort auch Felder für Angaben zum Grund der Genehmigung. Im unteren Bereich des Formulars kann die GFTheol die Genehmigung erteilen und unterschreiben.

Bitte verwenden Sie in Zukunft dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie das Formular *über die SB Haushalt und Personal* der GF zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen dann die Formulare der GF zur Entscheidung vor.

Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.

=== Verweise ===
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering]]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]
[[Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|mini|Genehmigung durch GF]]
[[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Intern: Formular]] - Vorab-Genehmigungen durch GF

=== Prozess ===
Bitte verwenden Sie dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie es *über die SB Haushalt und Personal* der Geschäftsführung zur Unterschrift zu.

=== Ausfüllhilfe ===

==== Felder ====
Als Antragssteller:in füllen Sie bitte alle Felder unter "Antrag" aus.

Aus dem ''drop-down Menü'' können Sie den Vorgang auswählen, für den Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten.

* Wenn eine Ausgabe für Aufmerksamkeiten und/oder Bewirtung o.ä. beantragt werden soll, wählen Sie bitte die passende Kombination aus. In den Feldern darunter können Sie auswählen, ob eine Barauslagenerstattung erfolgen soll. Dies ist z.B bei Aufmerksamkeiten häufiger der Fall.
* Wenn die Barauslagenerstattung nicht für Aufmerksamkeiten bzw. Bewirtung beantragt werden soll, sondern für z.B. Büromaterial, Mitgliedschaften etc., wählen Sie bitte "für sonstige Ausgaben, die nicht über SAP-Ariba oder Rechnungsstellung erfolgen können" und wählen "mit Barauslagenersattung aus."

Unter ''Anlass'' geben Sie, je nach Sachverhalt, an, ob es sich z.B um eine Konferenz, Kommissionssitzung, Geschenke für eine Person oder z.B. um eine Mitgliedschaft handelt.

Sollte es sich um eine ''Veranstaltung'' (z.B. Konferenz) handeln, füllen Sie bitte die Felder in diesem Abschnitt aus. Bei Personen ist die Gesamtzahl anzugeben, bei Externen jene Personen, bei denen es sich nicht um HU-Angehörige handelt.

Im Feld ''Weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung mit Begründung'' machen Sie bitte weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung (bei voraussichtlich wem wird was zu voraussichtlich welchen Preisen erworben) und begründen die Ausgabe gemäß der Bewirtungsrichtlinie bzw. des Rundschreibens zur Barauslagenerstattung.

Wenn es im Rahmen einer Veranstaltung mehrere genehmigungspflichtige Vorgänge gibt (z.B. Barauslage für Aufmerksamkeiten + Catering aus repräsentativen Grünen), reicht ein Formular mit allen notwendigen Informationen.

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

Siehe Verweise - Intern: Bewirtung und Catering unter Ausfüllhilfe.

=== Weitere Erläuterungen ===
Bei der Bewirtschaftung von Steuergeldern gelten folgende Grundsätze:
# Auszahlungen erfolgen nur auf Rechnung.
# Keine Rechnung ohne Vertrag.
# Zurückdatierung ist unzulässig.

Rechnungen entstehen in der Kombination mit Bestellungen über Ariba, oder in Verbindung mit Verträgen für Lehraufträge, Werke (wie z.B. Übersetzung, Lektorat, musikalische Dienstleistung) oder Gastvorträge. Die selbe Logik gilt auch bei Dienstreisen: Eine Dienstreise kann nur dann abgerechnet werden, wenn *vor* der Reise diese als Dienstreise genehmigt wurde. (Hier gilt der genehmigte Dienstreiseantrag als Abrechnungs- und Erstattungsgrundlage. Die Umstellung auf die komplett digitale Dienstreise-Abwicklung über ein neues SAP-Modul soll weiterhin noch in diesem Jahr erfolgen.)

Es gibt jedoch Fälle, in denen Rechnungslegung nicht möglich ist.

Der typische Fall ist hierfür, dass der Anbieter die Zahlung auf Rechnung nicht anbietet. (Nur PayPal oder Kreditkarte werden akzeptiert.)

Eine weitere Variante ist, dass kleinere Beträge (eventuell auch relativ spontan) ausgelegt werden mussten: Für Kaffee und Kekse, für ein BVG-Ticket für den Gastreferenten, für Kleinkram, welches Sie nicht über Ariba bestellen wollten, weil der Aufwand mit dem Ertrag in keinem nachvollziehbaren Verhältnis stand.

In diesen Fällen gilt die Dienstanweisung zur Barlagenerstattung von VPH Helle-Meyer (siehe unten). Sie gilt für Summen zwischen 10 und 150 Euro (Regelfall, Ausnahmen mit stichhaltiger Begründung sind möglich.)

Die Voraussetzung dafür, dass vorgestreckte Gelder erstattet werden, ist die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die Leitung der Verwaltungseinheit, hier also durch die GFTheol.

Die Genehmigung der GFTheol wird auch aufgrund der [https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf Bewirtungsrichtlinie] der HU *für jede Bewirtungssituation* benötigt - egal, ob es um Aufmerksamkeiten, Catering aus organisatorischen oder repräsentativen Gründen oder um einen geplanten Restaurantbesuch geht.

Der Grund für diese Genehmigungen liegt in der Landeshaushaltsordnung - durch die Einholung der Genehmigung durch die GF wird sichergestellt, dass das 4-Augen-Prinzip bei der Verwendung von Steuergeldern eingehalten wird. Dieses 4-Augen-Prinzip ist im Genehmigungsprozess für Bestellungen über Ariba abgebildet. Wenn Sie außerhalb von Ariba Kosten generieren, dann werden diese entweder in Form des entsprechenden Vertrages (Gastvortrag, Werkvertrag etc.), durch genehmigte Anträge (z.B. Dienstreiseantrag) oder durch die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die GF legitimiert. So kann das 4-Augen-Prinzip der Landeshaushaltsordnung eingehalten werden.

Wichtig ist also nochmal: Die Genehmigung muss schriftlich und vor der Vorstreckung der Gelder erfolgen. (Ausnahmen gibt es natürlich immer, aber diese sind Notfälle: Z.B. gibt Ihr Laptop den Geist am WE auf und Sie brauchen dringende Reparatur noch am WE.)

Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)

2026-03-17T13:56:26Z

Piotmart:

=== Allgemein ===
In der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien gibt es für die nach der Bewirtungsrichtllinie und Auslagenerstattung erforderliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung ein separates Formular, sodass die Anfragen über E-Mail entfallen.

Bei der Bewirtschaftung von Steuergeldern gelten folgende Grundsätze:

# Auszahlungen erfolgen nur auf Rechnung.
# Keine Rechnung ohne Vertrag.
# Zurückdatierung ist unzulässig.

Rechnungen entstehen in der Kombination mit Bestellungen über Ariba, oder in Verbindung mit Verträgen für Lehraufträge, Werke (wie z.B. Übersetzung, Lektorat, musikalische Dienstleistung) oder Gastvorträge. Die selbe Logik gilt auch bei Dienstreisen: Eine Dienstreise kann nur dann abgerechnet werden, wenn *vor* der Reise diese als Dienstreise genehmigt wurde. (Hier gilt der genehmigte Dienstreiseantrag als Abrechnungs- und Erstattungsgrundlage. Die Umstellung auf die komplett digitale Dienstreise-Abwicklung über ein neues SAP-Modul soll weiterhin noch in diesem Jahr erfolgen.)

Es gibt jedoch Fälle, in denen Rechnungslegung nicht möglich ist.

Der typische Fall ist hierfür, dass der Anbieter die Zahlung auf Rechnung nicht anbietet. (Nur PayPal oder Kreditkarte werden akzeptiert.)

Eine weitere Variante ist, dass kleinere Beträge (eventuell auch relativ spontan) ausgelegt werden mussten: Für Kaffee und Kekse, für ein BVG-Ticket für den Gastreferenten, für Kleinkram, welches Sie nicht über Ariba bestellen wollten, weil der Aufwand mit dem Ertrag in keinem nachvollziehbaren Verhältnis stand.

In diesen Fällen gilt die Dienstanweisung zur Barlagenerstattung von VPH Helle-Meyer (siehe unten). Sie gilt für Summen zwischen 10 und 150 Euro (Regelfall, Ausnahmen mit stichhaltiger Begründung sind möglich.)

Die Voraussetzung dafür, dass vorgestreckte Gelder erstattet werden, ist die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die Leitung der Verwaltungseinheit, hier also durch die GFTheol.

Die Genehmigung der GFTheol wird auch aufgrund der [https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf Bewirtungsrichtlinie] der HU *für jede Bewirtungssituation* benötigt - egal, ob es um Aufmerksamkeiten, Catering aus organisatorischen oder repräsentativen Gründen oder um einen geplanten Restaurantbesuch geht.

Der Grund für diese Genehmigungen liegt in der Landeshaushaltsordnung - durch die Einholung der Genehmigung durch die GF wird sichergestellt, dass das 4-Augen-Prinzip bei der Verwendung von Steuergeldern eingehalten wird. Dieses 4-Augen-Prinzip ist im Genehmigungsprozess für Bestellungen über Ariba abgebildet. Wenn Sie außerhalb von Ariba Kosten generieren, dann werden diese entweder in Form des entsprechenden Vertrages (Gastvortrag, Werkvertrag etc.), durch genehmigte Anträge (z.B. Dienstreiseantrag) oder durch die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die GF legitimiert. So kann das 4-Augen-Prinzip der Landeshaushaltsordnung eingehalten werden.

Wichtig ist also nochmal: Die Genehmigung muss schriftlich und vor der Vorstreckung der Gelder erfolgen. (Ausnahmen gibt es natürlich immer, aber diese sind Notfälle: Z.B. gibt Ihr Laptop den Geist am WE auf und Sie brauchen dringende Reparatur noch am WE.)

Um diese ganze Genehmigungsgeschichte zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, gibt es für die Administation der drei Theologien ein separates Formular. Aus einem drop-down Menü können Sie den Anlass auswählen, für Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten. Sie finden dort auch Felder für Angaben zum Grund der Genehmigung. Im unteren Bereich des Formulars kann die GFTheol die Genehmigung erteilen und unterschreiben.

Bitte verwenden Sie in Zukunft dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie das Formular *über die SB Haushalt und Personal* der GF zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen dann die Formulare der GF zur Entscheidung vor.

Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.

=== Verweise ===
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering]]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]
[[Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|mini|Genehmigung durch GF]]
[[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Intern: Formular]] - Vorab-Genehmigungen durch GF

=== Prozess ===
Bitte verwenden Sie dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie es *über die SB Haushalt und Personal* der Geschäftsführung zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen die Formulare der Geschäftsführung zur Entscheidung vor.

Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.

=== Ausfüllhilfe ===

==== Felder ====
Als Antragssteller:in füllen Sie bitte alle Felder unter "Antrag" aus.

Aus dem ''drop-down Menü'' können Sie den Vorgang auswählen, für den Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten.

* Wenn eine Ausgabe für Aufmerksamkeiten und/oder Bewirtung o.ä. beantragt werden soll, wählen Sie bitte die passende Kombination aus. In den Feldern darunter können Sie auswählen, ob eine Barauslagenerstattung erfolgen soll. Dies ist z.B bei Aufmerksamkeiten häufiger der Fall.
* Wenn die Barauslagenerstattung nicht für Aufmerksamkeiten bzw. Bewirtung beantragt werden soll, sondern für z.B. Büromaterial, Mitgliedschaften etc., wählen Sie bitte "für sonstige Ausgaben, die nicht über SAP-Ariba oder Rechnungsstellung erfolgen können" und wählen "mit Barauslagenersattung aus."

Unter ''Anlass'' geben Sie, je nach Sachverhalt, an, ob es sich z.B um eine Konferenz, Kommissionssitzung, Geschenke für eine Person oder z.B. um eine Mitgliedschaft handelt.

Sollte es sich um eine ''Veranstaltung'' (z.B. Konferenz) handeln, füllen Sie bitte die Felder in diesem Abschnitt aus. Bei Personen ist die Gesamtzahl anzugeben, bei Externen jene Personen, bei denen es sich nicht um HU-Angehörige handelt.

Im Feld ''Weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung mit Begründung'' machen Sie bitte weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung (bei voraussichtlich wem wird was zu voraussichtlich welchen Preisen erworben) und begründen die Ausgabe gemäß der Bewirtungsrichtlinie bzw. des Rundschreibens zur Barauslagenerstattung.

Wenn es im Rahmen einer Veranstaltung mehrere genehmigungspflichtige Vorgänge gibt (z.B. Barauslage für Aufmerksamkeiten + Catering aus repräsentativen Grünen), reicht ein Formular mit allen notwendigen Informationen.

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

Siehe Verweise - Intern: Bewirtung und Catering unter Ausfüllhilfe.

Bewirtung und Catering

2026-03-17T13:52:58Z

Piotmart:

=== Allgemeines ===
Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Gergelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

''„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“''

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/689e6922-f813-4c3b-8a87-0d504e7659ad/apps/wiki/9de9873a-0bc6-4841-8cbe-89f2e25a3891/list/view/b5778663-6708-4f4c-bf82-42aa30c39338 Intranet: Catering] - u.a. Bewirtungsrichtlinie

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/c6607106-84ca-408b-947f-e09e2edc5167/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f Intranet: Abrechnung von Bewirtungen] - u.a Bewirtungsrichtlinie und das Formular

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Barauslagenerstattung]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]]

=== Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen ===

==== Erstattung Repräsentationsaufwendungen ====
Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

==== Erstattung von Aufmerksamkeiten ====

* Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
* Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
* Ausschluss:
** Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
** Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen, serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
* Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen ====

* Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
* Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
* Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
* Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen ====

* v.a Konferenzen mit Außenwirkung für die Öffentlichkeit
* Wenn mehr externe als interne Personen teilnhemen, werden die Gesamtkosten übernommen, ansonsten nur die Kosten für die externen Personen

=== Interner Ablauf ===

==== Aufstellung Budgetplanung und Umfang ====
Neben dem zur Verfügung stehenden Budget (Bezahlung aus Haushalts-, Berufungs- oder Drittmitteln) muss im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer:innen, intern wie auch extern, ermittelt werden, da dies unmittelbare Konsequenzen für die nach der Richtlinie zulässige Ausgabenhöhe hat.

==== Genehmigung durch Leiterin der Struktureinheit ====
Die Geschäftsführung muss jede Form der Bewirtung vorher genehmigen. Dafür gibt es in der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien ein eigenes Formular, welches auch die Auslagenerstattung abdeckt.

==== Preisvergleich bzw. Angebote einholen, wenn notwendig ====

* Sollen nur Aufmerksamkeiten bei Supermärkten beschafft werden, kann auf einen Preisvergleich in der Regel verzichtet werden. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen beachtet werden.
* Beim Catering müssen allerdings fast immer Angebote eingeholt werden, da hier die Preise online in der Regel nicht einsehbar sind.

==== Bei >1000 Euro Nettowert ====
Wenn die Wertgrenze von 1000 Euro überschritten wird, muss ein ordentliches Vergabeverfahren durchgeführt werden.

==== Wenn die Bestellung des Caterings über Ariba läuft: ====

===== Vorgang anlegen (Freitextbestellung: Gastronomie und Bewirtung) und Auftrag versenden =====
Bei Bewirtung in Form eines Caterings wird ein Ariba-Vorgang angelegt und die Rechnung später zusammen mit den anderen Formularen hochgeladen.

===== Event =====
Bei der Durchführung des Events auf Anlieferung und Abholung achten. Teilnehmer:innen verzeichnen, ggf. auch ihre Unterschriften einholen.

===== Rechnungsstellung =====
Die Rechnung für das Catering wird an die Humboldt-Universität adressiert, z.H. des Lehrstuhlsekretariats. Hilfreich ist, wenn auf der Rechnung das PSP-Element des Kostenstelle steht, so kann die Kasse die Rechnung direkt richtig zuordnen.

===== Einreichung =====
* Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmer:innenliste (inkl. Angaben zu Institution und Funktion)
*Preisvergleich / Vergleichsangebote
*ggf. Vergabeunterlagen

==== Wenn Barauslagenerstattung ====
Immer Vorab-Genehmigung der GF notwendig!

===== Einkauf =====
unbedingt Belege aushändigen lassen, Kartenzahlung wegen des Belegs empfehlenswert, ansonsten Bargeld durch die:den Vorgesetzte:n.

===== Event =====
Teilnehmer:innen verzeichnen.

===== Einreichung =====
*an rechnungen@hu-berlin.de, inklusive Belege
*G2-Unterschrift zur Mittelverfügbarkeit einholen
*Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Formular Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion
*ggf. Preisvergleich

=== Ausfüllhilfen ===
Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“

* Begründung muss der Bewirtungsrichtlinie entsprechen
* Muss durch G1 unterschrieben werden

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

===== Aufmerksamkeiten =====

====== Fall 1 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass bei dem HU-Externe anwesend sind. Die Veranstaltung dauert länger als eine Stunde.

====== Fall 2 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass, bei dem zwar nur HU-Mitarbeiter anwesend, der aber länger als drei Stunden inklusive Pausen dauert.

===== Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen =====
Die Veranstaltung findet nicht mehr als einmal im Semester statt und dauert mindestens fünf Stunden. Es handelt sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz und es besteht ein ganz überwiegendes universitäres Interesse an einem günstigen Arbeitsablauf. Es ist terminlich nicht möglich, die Veranstaltung direkt vor oder nach dem Mittagessen stattfinden zu lassen oder eine längere Pause zur Eigenversorgung anzubieten, ohne den Ablauf zu verzögern. Die Bewirtung erfolgt innerhalb des Veranstaltungszeitraums.

===== Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen =====

====== Fall 1 ======
HU-Externe sind in der Mehrheit, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten.

====== Fall 2 ======
Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen: Es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten. HU Interne sind in der Mehrheit, weshalb nur die Kosten für die Gäste übernommen werden kann.

====== Fall 3 ======
Es ist eine Veranstaltung des akademischen Gemeinschaftslebens welche durch das Dekanat bzw. die Geschäftsleitung der ZI organisiert wurde, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Teilnahme ist für alle HU-Mitglieder und der Öffentlichkeit möglich und sie findet nicht mehr als zweimal im Jahr statt.

===== Repräsentationsaufwendungen =====
Es handelt sich um einen besonderen Anlass, weshalb ein Geschenk angemessen ist.

Barauslagenerstattung

2026-03-17T13:43:18Z

Piotmart:

=== Allgemein ===
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die ''Auslagenerstattung'' gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende.

* Für eine Erstattung ist eine [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung]] durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig (siehe Dienstanweisung vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026).
* Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks '''Bewirtung''' erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien]]

[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]

=== Prozess ===

# Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
# „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“

==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
Bewirtungsrichtlinie beachten.

=== Ausfüllhilfe ===

* Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

=== Einreichung ===
Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung

=== Rechtsgrundlagen ===
Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.

Barauslagenerstattung

2026-03-17T13:40:29Z

Piotmart:

=== Allgemein ===
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die ''Auslagenerstattung'' gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Für eine Erstattung ist, aktuell nach der Dienstanweisung 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026, eine [[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Vorab-Genehmigung]] durch die SB Haushalt/Personal (G2) notwendig.

Wenn eine Barauslagenerstattung zwecks Bewirtung erfolgt, dann ist zusätzlich zwingend eine Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung erforderlich.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung], - u.a. Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen für die gemeinsame Verwaltung der Theologien]]

[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]

=== Prozess ===

# Genehmigung mit dem Formular Vorab-Genehmigungen durch GF/G2 einholen
# „[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin]“

==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen kann sie nach Klärung mit der G2 dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
Bewirtungsrichtlinie beachten.

=== Ausfüllhilfe ===

* Auf dem Formular Auslagenerstattung wird die G2 und das Genehmigungsdatum angegeben, die Genehmigung erfolgt über das Vorab-Genehmigungsformular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien.
* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

=== Einreichung ===
Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung

=== Rechtsgrundlagen ===
Es gilt die Dienstanweisung des VPH vom 02.03.2026 in der Fassung vom 18.02.2026.