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Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)

2026-03-25T14:07:23Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
In der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien gibt es für die nach der Bewirtungsrichtllinie und Auslagenerstattung erforderliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung bzw. SB Haushalt und Personal ein separates Formular, sodass die Anfragen über E-Mail entfallen.

Aus einem drop-down Menü können Sie den Anlass auswählen, für Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten. Sie finden dort auch Felder für Angaben zum Grund der Genehmigung. Im unteren Bereich des Formulars kann die GFTheol / SB Haushalt und Personal die Genehmigung erteilen und unterschreiben.

Bitte verwenden Sie in Zukunft dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie das Formular *immer an die SB Haushalt und Personal*. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen dann die Formulare ggf. der GF zur Genehmigung vor.

Mit der Unterschrift der GFTheol bzw. der SB Haushalt und Personal haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.

=== Verweise ===
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering]]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]

[[:Datei:Vorlage Genehmigung durch GF komprimiert.pdf|Intern: Formular]] - Vorab-Genehmigungen durch GF

=== Prozess ===
Bitte verwenden Sie dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie es *immer an die SB Haushalt und Personal*.

=== Ausfüllhilfe ===

==== Felder ====
Als Antragssteller:in füllen Sie bitte alle Felder unter "Antrag" aus.

Aus dem ''drop-down Menü'' können Sie den Vorgang auswählen, für den Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten.

* Wenn eine Ausgabe für Aufmerksamkeiten und/oder Bewirtung o.ä. beantragt werden soll, wählen Sie bitte die passende Kombination aus. In den Feldern darunter können Sie auswählen, ob eine Barauslagenerstattung erfolgen soll. Dies ist z.B bei Aufmerksamkeiten häufiger der Fall.
* Wenn die Barauslagenerstattung nicht für Aufmerksamkeiten bzw. Bewirtung beantragt werden soll, sondern für z.B. Notfall-Anschaffunden oder Mitgliedschaften in wissenschaftlichen Vereinen etc., wählen Sie bitte "(Bar-)Auslagenerstattung" und wählen "mit Barauslagenersattung aus."

Unter ''Anlass'' geben Sie, je nach Sachverhalt, an, ob es sich z.B um eine Konferenz, Kommissionssitzung, Geschenke für eine Person oder z.B. um die Kosten einer Mitgliedschaft handelt.

Sollte es sich um eine ''Veranstaltung'' (z.B. Konferenz) handeln, füllen Sie bitte die Felder in diesem Abschnitt aus. Bei Personen ist die Gesamtzahl anzugeben, bei Externen jene Personen, bei denen es sich nicht um HU-Angehörige handelt.

Im Feld ''Weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung mit Begründung'' machen Sie bitte weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung (bei voraussichtlich wem wird was zu voraussichtlich welchen Preisen erworben) und begründen die Ausgabe gemäß der Bewirtungsrichtlinie bzw. des Rundschreibens zur Barauslagenerstattung.

Wenn es im Rahmen einer Veranstaltung mehrere genehmigungspflichtige Vorgänge gibt (z.B. Barauslage für Aufmerksamkeiten + Catering aus repräsentativen Grünen), reicht ein Formular mit allen notwendigen Informationen.

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

Siehe Verweise - Intern: Bewirtung und Catering unter Ausfüllhilfe.

=== Weitere Erläuterungen ===
Bei der Bewirtschaftung von Steuergeldern gelten folgende Grundsätze:
# Auszahlungen erfolgen nur auf Rechnung.
# Keine Rechnung ohne Vertrag.
# Zurückdatierung ist unzulässig.

Rechnungen entstehen in der Kombination mit Bestellungen über Ariba, oder in Verbindung mit Verträgen für Lehraufträge, Werke (wie z.B. Übersetzung, Lektorat, musikalische Dienstleistung) oder Gastvorträge. Die selbe Logik gilt auch bei Dienstreisen: Eine Dienstreise kann nur dann abgerechnet werden, wenn *vor* der Reise diese als Dienstreise genehmigt wurde. (Hier gilt der genehmigte Dienstreiseantrag als Abrechnungs- und Erstattungsgrundlage.)

Es gibt jedoch Fälle, in denen Rechnungslegung nicht möglich ist.

Der typische Fall ist hierfür, dass der Anbieter die Zahlung auf Rechnung nicht anbietet. (Nur PayPal oder Kreditkarte werden akzeptiert.)

Eine weitere Variante ist, dass kleinere Beträge (eventuell auch relativ spontan) ausgelegt werden mussten: Für Kaffee und Kekse, für ein BVG-Ticket für den Gastreferenten, für Kleinkram, welches Sie nicht über Ariba bestellen wollten, weil der Aufwand mit dem Ertrag in keinem nachvollziehbaren Verhältnis stand.

In diesen Fällen gilt die Dienstanweisung zur Barlagenerstattung von VPH. Sie gilt für Summen zwischen 10 und 150 Euro (Regelfall, Ausnahmen mit stichhaltiger Begründung sind möglich.)

Die Voraussetzung dafür, dass vorgestreckte Gelder erstattet werden, ist die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die Anordnungsbefugte (G2) der Organisationseinheit, d.h. durch die SB Haushalt und Personal..

Die Genehmigung der GFTheol wird aufgrund der [https://gremien.hu-berlin.de/de/amb/2020/45/45_2020__richtlinie_erstattung_druck.pdf Bewirtungsrichtlinie] der HU *für jede Bewirtungssituation* benötigt - egal, ob es um Aufmerksamkeiten, Catering aus organisatorischen oder repräsentativen Gründen oder um einen geplanten Restaurantbesuch geht.

Der Grund für diese Genehmigungen liegt in der Landeshaushaltsordnung - durch die Einholung der Genehmigung durch die GF wird sichergestellt, dass das 4-Augen-Prinzip bei der Verwendung von Steuergeldern eingehalten wird. Dieses 4-Augen-Prinzip ist im Genehmigungsprozess für Bestellungen über Ariba abgebildet. Wenn Sie außerhalb von Ariba Kosten generieren, dann werden diese entweder in Form des entsprechenden Vertrages (Gastvortrag, Werkvertrag etc.), durch genehmigte Anträge (z.B. Dienstreiseantrag) oder durch die *schriftliche Vorab-Genehmigung* durch die GF/SB Haushalt und Personal legitimiert. So kann das 4-Augen-Prinzip der Landeshaushaltsordnung eingehalten werden.

Gastvorträge

2025-12-09T10:16:52Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/0557cb60-9472-4154-8e46-36dc34f258df/apps/wiki/e180fa60-8662-4a33-b8b8-304a6cc34881/list/view/66aceac3-fa01-4265-a8e5-e3a8d91f7398 Intranet: Gastvorträge]

=== Verfahren ===

* Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (daher kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Ausfüllhinweise ===

* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
* Wenn der Gastvortrag nicht im Zusammenhang mit der Lehre steht, ist vorab zu klären, ob der/die Referent:in steuerpflichtig ist. Falls ja: Die als Honorar angegebene Summe muss die Umsatzsteuer bereits enthalten (vgl. §2a (1)).
* Wenn neben dem Honorar auch Reise- und Übernachtungskosten erstattet werden, *muss aus steuerrechtlichen Gründen* alles vertraglich über einen Gastvortrag geregelt werden und als Gesamtsumme dem:r Referent:in ausgezahlt werden. Das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) und wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. D.h., in diesen Fällen kann die HU z.B. die Hotelkosten nicht separat, via Rechnung direkt an die HU, begleichen. Der Gast muss die Hotelkosten vor Ort im Hotel begleichen und erhält die Erstattung mit der Auszahlung der Gesamtsumme (also: Honorar, Reise- und Übernachtungskosten).
* ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.

==== Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd ====

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) das SZF.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.

Werkverträge

2025-12-09T10:15:27Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Werkverträge werden für Vertragspartner:innen, die NICHT an der HU beschäftigt sind, erstellt.

Klassische Fälle für Werkverträge sind: Lektorate, Übersetzungen, Gutachten, musikalischer Beitrag Universitätsgottesdienst/Semestereröffnung.

=== Verweise ===

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/9d28dfb6-e577-499a-93cb-07fa4b9b030f?currentLanguage=NONE Intranet: Werkverträge]

[[Beschaffungen und Vergabeverfahren|Intern: Beschaffungen und Vergabeverfahren]]

=== Verfahren ===

* Werkverträge werden dezentral geschlossen und geprüft - dazu dient der Auskunftsbogen zum sozialversicherungsrechtlichen Status, um die Selbständigkeit festzustellen.
* Werkverträge müssen nicht von der Clearingstelle geprüft werden.
* Falls der Vertragspartner / die Vertragspartnerin umsatzsteuerpflichtig ist: Die Summe, die als Vergütung in dem Werkvertrag angegeben wird, muss die Umsatzsteuer bereits enthalten (vgl. §7a (2)).
* Achtung: Vergabeschwellenwerte beachten, eventuell Vergabenotiz erstellen, wenn die Wertgrenze über 1000 liegt und die Leistung nur von einer bestimmten Person / einem bestimmten Verlag erbracht werden kann.
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnen lassen und an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Begründung zum Verzicht auf Angebotseinholung ===
Grundsätzlich müssen aufgrund der Vergaberichtlinie Angebote eingeholt werden. Davon kann begründet abgewichen werden, wenn z.B. ein langjähriges Verhältnis der Zusammenarbeit besteht und der Inhalt derart spezialisiert ist, dass auf dem Markt keine Alternative zu Verfügung steht.

Dies muss mit dem Bogen "[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/formulare Vergabevermerk]" dokumentiert werden.

=== Ausfüllhinweise ===

==== Ausführende Stelle ====
Egal um welche Art von Mitteln es sich handelt, es kann ausschließlich ein G1 (=Lehrbereichsleitung, Geschäftsführung, Projektleitung) Auftraggeber:in sein.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartnern: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen
* Bei ausländischen Vertragspartnern: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eingetragen

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Werkvertragsmusters sind nicht zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und der Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet die Projektleitung und das SZF.

Gastvorträge

2025-11-20T10:41:09Z

Heckehel: /* Ausfüllhinweise */

=== Allgemein ===
Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/0557cb60-9472-4154-8e46-36dc34f258df/apps/wiki/e180fa60-8662-4a33-b8b8-304a6cc34881/list/view/66aceac3-fa01-4265-a8e5-e3a8d91f7398 Intranet: Gastvorträge]

=== Verfahren ===

* Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (daher kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Ausfüllhinweise ===

* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
* Wenn neben dem Honorar auch Reise- und Übernachtungskosten erstattet werden, *muss aus steuerrechtlichen Gründen* alles über den Vertrag über einen Gastvortrag geregelt werden und als Gesamtsumme dem:r Referent:in ausgezahlt werden. Das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. D.h., in diesen Fällen kann die HU z.B. die Hotelkosten nicht separat, via Rechnung direkt an die HU, begleichen. Der Gast muss die Hotelkosten vor Ort im Hotel begleichen und erhält die Erstattung mit der Auszahlung der Gesamtsumme (also: Honorar, Reise- und Übernachtungskosten).
* ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.

==== Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd ====

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) das SZF.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.

Gastvorträge

2025-11-20T10:39:19Z

Heckehel: /* Ausfüllhinweise */

=== Allgemein ===
Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/0557cb60-9472-4154-8e46-36dc34f258df/apps/wiki/e180fa60-8662-4a33-b8b8-304a6cc34881/list/view/66aceac3-fa01-4265-a8e5-e3a8d91f7398 Intranet: Gastvorträge]

=== Verfahren ===

* Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (daher kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Ausfüllhinweise ===

* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
* Wenn neben dem Honorar auch Reise- und Übernachtungskosten erstattet werden, *muss aus steuerrechtlichen Gründen* alles über den Vertrag über einen Gastvortrag geregelt werden und als Gesamtsumme dem:r Referent:in ausgezahlt werden. Das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.

==== Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd ====

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) das SZF.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.

Onboarding & Offboarding

2025-11-17T11:52:18Z

Heckehel: /* Antrag auf HU-Account (Sekretariat) */

=== Checkliste onboarding ===
(''Aufgabe --> Zuständige Person'')

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

* Antrag auf HU-Account (Sek.)
* Planung des Arbeitsplatzes (Sek.)
* Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sek.)
* Accountbrief an IT weiterleiten (Sek.)
* Aufnahme in die Domain (IT)
* Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT)
* Adobe ID beantragen (IT)
* Einrichtung/Verkabelung/technischer Check des Arbeitsplatzes (IT)

==== Am ersten Arbeitstag ====

* Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sek.)
* Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sek.)
* Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT)
* Eintrag im ZIS veranlassen (Sek.)
* Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sek.)

=== Checkliste Offboarding ===

* Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe - mindestens zwei Wochen vorher (MA)
* Sicherung der persönlichen Daten (MA)
* Arbeitsplatz räumen (MA)
* Schlüsselkarte abgeben (MA)

=== Onboarding ===
''(Ausführliche Prozessbeschreibung)''

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

===== Antrag auf HU-Account (Sekretariat) =====
Das Formular für den Antrag befindet sich auf der [https://www.cms.hu-berlin.de/de/dl/beratung/anmeld_html Webseite vom CMS]. Bitte stets das aktuelle Formular von der Webseite nutzen und nicht auf dem Desktop oder Laufwerk speichern. Der Antrag sollte eigenhändig von der neu eingestellten Person unterschrieben werden. Die zweite Unterschrift erfolgt durch die Geschäftsführung. Anschließend wird das eingescannte Formular per Mail an cms-benutzerberatung@hu-berlin.de geschickt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. zwei bis drei Werktage. Sämtliche Angestellte sollten einen dienstlichen HU Account haben. Das gilt auch für SHKs und Gastwissenschaftler:innen – selbst wenn sie nur wenige Wochen im Hause sind.

===== Planung des Arbeitsplatzes (Sekretariat) =====
Welche Arbeitsbedingungen benötigt die neue Person? Fester Arbeitsplatz oder mobil? Wo wird die Person sitzen? Welche Ausstattung benötigt sie? Müssen ggf. neue Möbel oder Geräte beschafft werden? Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sekretariat). Die IT sollte rechtzeitig über Neueinstellungen informiert werden, damit ausreichend Zeit verbleibt, den Arbeitsplatz vorzubereiten. Im besten Fall wird direkt ein Termin vereinbart, der möglichst nah am ersten Arbeitstag der neuen Person liegt.

===== Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.) =====
Jede Person erhält eine personengebundene Schlüsselkarte. Diese werden vom Instituts- bzw. Dekanatssekretariat ausgestellt. Das Lehrstuhlsekretariat übermittelt die Raumnummer, für die die neu eingestellte Person freigeschaltet werden soll. Die neu eingestellte Person muss die Übernahme der Schlüsselkarte mit ihrer Unterschrift bestätigen.

===== Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat =====
Jede:r Tarifbeschäftigte führt seine Urlaubstage auf der blauen Urlaubskarte. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche beträgt der jährlicher Urlaubsanspruch bei einer Beschäftigung im Zeitraum vom 1.1.-31.12. des Jahres insgesamt 30 Tage. Nicht-genommener Urlaub aus dem Vorjahr verfällt am 30.09. des Folgejahres. Die Zahl der Urlaubstage legt das Instituts-/Dekanatssekretariat fest gemäß der Information, die es vom Lehrstuhlsekretariat erhält.

===== Accountbrief an IT weiterleiten (Sekretariat) =====
Der Accountbrief kommt in der Regel 2-3 Werktage nach der Antragstellung per Hauspost und sollte am besten direkt an den IT- und DV-Beauftragten weitergeleitet werden. Im Brief befinden sich der Username und ein Initialpasswort für den Account. Das Passwort ist vier Wochen lang gültig und kann lediglich zur Passwortänderung genutzt werden. Für alle anderen Dienste ist es nutzlos. Nach Ablauf der vier Wochen wird der Account deaktiviert und es muss ein neuer Brief bei der Benutzerberatung angefordert werden.

===== Aufnahme in die Domain (IT) =====
Der IT- und DV-Beauftragte öffnet den Brief und nimmt die benötigten Daten im Active Directory auf, damit der Account in die USER-Domain aufgenommen wird. Dazu zählt auch die Zuweisung der entsprechenden Gruppen für die Sicht- und Bearbeitungsrechte auf dem Netzlaufwerk.

===== Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT) =====
Das IT-Team beschafft nach Rücksprache mit dem Sekretariat ggf. neue Rechner bzw. Peripheriegeräte.

===== Adobe ID beantragen (IT) =====
Für den Zugang zur Creative Suite muss der IT-Verantwortliche für jeden Account eine Adobe-ID beantragen.

Das erfolgt über eine spezielle Excel-Liste per Mail an den Softwareservice.

Da diese Liste nur einmal pro Woche geschickt werden darf, werden ggf. auch mehrere Accounts gesammelt und als gesammelter Auftrag verschickt.

===== Einrichtung/Verkabelung/technischer Check (IT) =====
Vor dem Arbeitsbeginn sollte der Arbeitsplatz vollständig aufgebaut, verkabelt und eingerichtet sein.

Die IT führt einen technischen Check durch bzw. richtet neue Rechner so weit wie möglich ein, damit der Arbeitsbeginn möglichst reibungslos und ohne größere Verzögerungen erfolgen kann.

==== Am ersten Arbeitstag ====

===== Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sekretariat) =====
Zum Arbeitsbeginn sollte die neue Person alle benötigten Zugänge und Informationen bekommen.

Neben der Schlüsselkarte und anderen Schlüsseln bekommt sie auch den Brief mit ihren Accountinformationen ausgehändigt.

Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sekretariat)

Nach der Begrüßung wäre eine kurze Führung durch die Räumlichkeiten hilfreich. Neben den wichtigsten Ansprechpartner:innen sollten auch besondere Räume (Seminarräume, Besprechungsräume, Personalküche etc.) vorgestellt werden.

===== Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT) =====
Im Anschluss (Idealfall) richtet die IT gemeinsam mit der neuen Person den persönlichen Account ein am neuen Arbeitsplatz. Dazu zählen: persönliches Passwort ändern, Zugang zum WLAN, Mailpostfach, HU-Kalender, HU-Box, Drucker zuweisen, ggf. VPN sowie bei Bedarf ein Verschlüsselungszertifikat. Danach sollte de neue Kolleg:in vollständig arbeitsfähig sein.

===== Eintrag im ZIS veranlassen (Sekretariat) =====
Nach dem Arbeitsbeginn ist ein zügiger Eintrag im Zentralen InformationsSystem der HU (ZIS) günstig, damit die neuen Kontaktdaten möglichst schnell abrufbar sind. Dazu benötigen die dafür zuständigen Personen die entsprechenden Informationen per E-Mail.

Ansprechpartner:in ETF: Anastasiia Pedosenko.

Ansprechpartner:in BIT/IKT: Katharina Dietrich.

===== Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sekretariat) =====
In den meisten Fällen stellen sich die Geschäftsführung bzw. die Direktor:innen gerne etwas ausführlicher vor und lernen die neue Person genauer kennen. Evtl. ist dafür eine Vermittlung über das Sekretariat vorteilhaft.

=== Offboarding ===
Im Idealfall organisieren alle Angestellten ihren Abschied eigenständig. Die Unterstützung durch die Lehrstuhlsekretariate ist erfahrungsmäßig dennoch unerlässlich.

==== Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe ====
Vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses muss der/die Mitarebeiter:in die IT über das Ende informieren und einen Termin für die Übergabe der Dienstgeräte vereinbaren.

==== Sicherung der persönlichen Daten ====
Sollten sich persönliche Daten auf dem Dienstgerät befinden, müssen diese vor der Rückgabe gesichert werden. Dienstliche E-Mails und Arbeitserzeugnisse etc. dürfen nicht gelöscht werden.

==== Arbeitsplatz räumen ====
Der/die Mitarbeiter:in muss seine persönlichen Gegenstände entfernen und ihren/seinen Arbeitsplatz in ordentlichem Zustand hinterlassen.

==== Schlüsselkarte abgeben ====
Die Schlüsselkarte ist dem Institutssekretariat zu übergeben. Sollte das Institutssekretariat nicht verfügbar sein, kann die Karte an das Sekretariat des Lehrbereichs ausgehändigt werden.

Werkverträge

2025-10-31T10:02:02Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Werkverträge werden für Vertragspartner:innen, die NICHT an der HU beschäftigt sind, erstellt.

Klassische Fälle für Werkverträge sind: Lektorate, Übersetzungen, Gutachten, musikalischer Beitrag Universitätsgottesdienst/Semestereröffnung.

=== Verweise ===

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/9d28dfb6-e577-499a-93cb-07fa4b9b030f?currentLanguage=NONE Intranet: Werkverträge]

[[Beschaffungen und Vergabeverfahren|Intern: Beschaffungen und Vergabeverfahren]]

=== Verfahren ===

* Werkverträge werden dezentral geschlossen und geprüft - dazu dient der Auskunftsbogen zum sozialversicherungsrechtlichen Status, um die Selbständigkeit festzustellen.
* Werkverträge müssen nicht von der Clearingstelle geprüft werden.
* Achtung: Vergabeschwellenwerte beachten, eventuell Vergabenotiz erstellen, wenn die Wertgrenze über 1000 liegt und die Leistung nur von einer bestimmten Person / einem bestimmten Verlag erbracht werden kann.
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnen lassen und an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Begründung zum Verzicht auf Angebotseinholung ===
Grundsätzlich müssen aufgrund der Vergaberichtlinie Angebote eingeholt werden. Davon kann begründet abgewichen werden, wenn z.B. ein langjähriges Verhältnis der Zusammenarbeit besteht und der Inhalt derart spezialisiert ist, dass auf dem Markt keine Alternative zu Verfügung steht.

Dies muss mit dem Bogen "[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/formulare Vergabevermerk]" dokumentiert werden.

=== Ausfüllhinweise ===

==== Ausführende Stelle ====
Egal um welche Art von Mitteln es sich handelt, es kann ausschließlich ein G1 (=Lehrbereichsleitung, Geschäftsführung, Projektleitung) Auftraggeber:in sein.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartnern: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen
* Bei ausländischen Vertragspartnern: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eingetragen

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Werkvertragsmusters sind nicht zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und der Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet die Projektleitung und das SZF.

Sicherheit

2025-10-27T10:28:04Z

Heckehel:

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Umgang mit Gefährdungen und zur Gewährleistung von Sicherheit von HU-Angehörigen und Gästen und unter welchen Umständen der Wachschutz oder die Polizei zu informieren ist.

Bitte lesen Sie unbedingt die Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential.

=== Zentraler Wachschutz ===
Die Hauptwache ist unter der Nummer 030 2093 99990 erreichbar.

=== Allgemeine Ansprechpartnerin ===
Frau Sylvia Bork

E-Mail: sylvia.bork@uv.hu-berlin.de. Telefon: +49 30 2093-99944. Fax: +49 30 2093-99941. Dienstsitz: Ziegelstraße 11, 10117 Berlin Raum 002

=== Verweise ===
[https://www.ta.hu-berlin.de/468 HU-Webseite: Technische Abteilung]

[https://intranet.hu-berlin.de/files/ea7facd8-5839-4dbb-80a6-f0ce25380b56/67ffae56-b59a-4166-b18b-09cf1dab5522/240927_Hinweise%20zum%20Umgang%20mit%20Sto%CC%88rungen_Hausrecht%20WS%2024-1%20pdf Intranet: Zusammenfassung zum Umgang mit dem Hausrecht] (in der Lehre)

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/veranstaltungsmanagement/apps/wiki/planung-konzeption/list/view/28718db5-b18f-4e1f-b21d-3fa29036657a?currentLanguage=NONE Intranet: Leitfaden zu Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotential]

[https://box.hu-berlin.de/d/979e4d8597bc4e639ff4/ HU-Box: Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential]

=== Die Handreichung ===
In der Handreichung finden Sie Informationen zur Vorbereitung, zur Organisation des Einlasses, zum differenzierten Umgang mit Störungen und zur Wahrnehmung des Hausrechts bis hin zum Polizeieinsatz und Beendigung der Veranstaltung.

=== Ausübung des Hausrechts bei Veranstaltungen in HU-Gebäuden ===
Hausrecht: Die Hausordnung der HU regelt das Hausrecht eindeutig. Dieses wird abgeleitet aus der Befugnis der Präsidentin, welche übertragbar ist. Es gilt: Das Hausrecht übt der Veranstalter aus, also derjenige, der die Veranstaltung anmeldet bzw. diese durchführt. Dies gilt sowohl für die Lehre - hier wird das Hausrecht durch die lehrende Person ausgeübt - als auch für Veranstaltungen, die in den Räumen der Universität stattfinden. Dies ist die praktische Umsetzung von §3 Absatz 3 der HU-Rahmenhausordnung.

Die Person, welche die Veranstaltung organisiert, muss bis Ende der Veranstaltung anwesend sein, oder das Hausrecht an jemand anderen, der bis zum Schluss dabei ist, übertragen. Es muss immer eine Person geben aus dem Kreise der Veranstaltungsorganisator:innen, die das Hausrecht trägt und dieses ausübt.

Hier noch ein Hinweis: Bitte lassen Sie die Räume von der Person buchen lassen, die die Veranstaltung organisiert. Sonst wird es nicht eindeutig zuzuordnen sein, wer das Hausrecht trägt.

Die TA bittet darum, Frau Bork und Herrn Wittmers über *alle* Veranstaltungen zu informieren, welche außerhalb der regulären Öffnungszeiten (Montag bis Freitag, außer Feiertage: 8-18 Uhr) in unseren Gebäuden stattfinden. Darunter fallen auch *Lehrveranstaltungen*. Für den Wachschutz ist es wichtig, einordnen zu können, warum sich z.B. an einem Samstag Personen im Gebäude befinden.

Für die Anmeldung von Lehrveranstaltungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten reicht eine formlose E-Mail an Frau Bork und Herrn Wittmers. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Die Anmeldung von Veranstaltungen außerhalb der regulären Lehre und mit externen Teilnehmer:innen (Konferenzen, Tagungen, Workshops etc.) erfolgt an Frau Bork mit dem [https://box.hu-berlin.de/d/979e4d8597bc4e639ff4/files/?p=%2FAnmeldeformular_Veranstaltungen_HU.doc Anmeldeformular]. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Bei Veranstaltungen *mit Gefährdungspotenzial* gilt ein anderer Prozess. Im Falle so einer Veranstaltung melden Sie dies bitte zuerst an die Geschäftsführung der Verwaltungseinheit der drei Theologien. Die Geschäftsführung spricht Ihre Veranstaltung und das Gefährdungspotenzial mit Ihnen im Vorfeld ab und meldet die Veranstaltung in Rücksprache mit dem/der Dekan:in und den Geschäftsführenden Direktor:innen an Frau Bork. Die Technische Abteilung wird den Veranstaltungsorganisator:innen Schulungsmaterial zur Verfügung stellen und führt auch gerne eine Vorort-Begehung durch.

Während der von Ihnen organisierte / durchgeführte Veranstaltung sind Sie die Person, die das Hausrecht ausübt. D.h., Sie können Personen auffordern, den Raum zu verlassen. Sollte die Person der Aufforderung nicht folgen, informieren Sie bitte umgehend den zentralen Wachschutz der HU. Diese erreichen Sie unter der Telefonnummer 030/2093-99990 rund um die Uhr.

Bitte beachten Sie, dass der Wachschutz das Hausrecht *nicht* ausüben darf. Dies tut immer die Person, die die Veranstaltung organisiert.

Sollte es zu Bedrohungssituationen kommen, ist die Polizei umgehend zu informieren.

Die Sicherheit unserer Gebäude und der Menschen, die sich dort arbeitend und lernend aufhalten, hat oberste Priorität. Bitte achten Sie auf die Schließung von Türen und Fenstern. Bitte melden Sie sich bei der Geschäftsführung, wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Arbeitsumfeld sei nicht sicher genug.

Sicherheit

2025-10-27T10:26:49Z

Heckehel: /* Das Hausrecht */

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Umgang mit Gefährdungen und zur Gewährleistung von Sicherheit von HU-Angehörigen und Gästen und unter welchen Umständen der Wachschutz oder die Polizei zu informieren ist.

Bitte lesen Sie unbedingt die Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential.

=== Zentraler Wachschutz ===
Die Hauptwache ist unter der Nummer 030 2093 99990 erreichbar.

=== Allgemeine Ansprechpartnerin ===
Frau Sylvia Bork

E-Mail: sylvia.bork@uv.hu-berlin.de. Telefon: +49 30 2093-99944. Fax: +49 30 2093-99941. Dienstsitz: Ziegelstraße 11, 10117 Berlin Raum 002

=== Verweise ===
[https://www.ta.hu-berlin.de/468 HU-Webseite: Technische Abteilung]

[https://intranet.hu-berlin.de/files/ea7facd8-5839-4dbb-80a6-f0ce25380b56/67ffae56-b59a-4166-b18b-09cf1dab5522/240927_Hinweise%20zum%20Umgang%20mit%20Sto%CC%88rungen_Hausrecht%20WS%2024-1%20pdf Intranet: Zusammenfassung zum Umgang mit dem Hausrecht] (in der Lehre)

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/veranstaltungsmanagement/apps/wiki/planung-konzeption/list/view/28718db5-b18f-4e1f-b21d-3fa29036657a?currentLanguage=NONE Intranet: Leitfaden zu Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotential]

[https://box.hu-berlin.de/d/979e4d8597bc4e639ff4/ HU-Box: Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential]

=== Die Handreichung ===
In der Handreichung finden Sie Informationen zur Vorbereitung, zur Organisation des Einlasses, zum differenzierten Umgang mit Störungen und zur Wahrnehmung des Hausrechts bis hin zum Polizeieinsatz und Beendigung der Veranstaltung.

=== Ausübung des Hausrechts bei Veranstaltungen in HU-Gebäuden ===
Hausrecht: Die Hausordnung der HU regelt das Hausrecht eindeutig. Dieses wird abgeleitet aus der Befugnis der Präsidentin, welche übertragbar ist. Es gilt: Das Hausrecht übt der Veranstalter aus, also derjenige, der die Veranstaltung anmeldet bzw. diese durchführt. Dies gilt sowohl für die Lehre - hier wird das Hausrecht durch die lehrende Person ausgeübt - als auch für Veranstaltungen, die in den Räumen der Universität stattfinden. Dies ist die praktische Umsetzung von §3 Absatz 3 der HU-Rahmenhausordnung.

Die Person, welche die Veranstaltung organisiert, muss bis Ende der Veranstaltung anwesend sein, oder das Hausrecht an jemand anderen, der bis zum Schluss dabei ist, übertragen. Es muss immer eine Person geben aus dem Kreise der Veranstaltungsorganisator:innen, die das Hausrecht trägt und dieses ausübt.

Hier noch ein Hinweis: Bitte lassen Sie die Räume von der Person buchen lassen, die die Veranstaltung organisiert. Sonst wird es nicht eindeutig zuzuordnen sein, wer das Hausrecht trägt.

Die TA bittet darum, Frau Bork und Herrn Wittmers über *alle* Veranstaltungen zu informieren, welche außerhalb der regulären Öffnungszeiten (Montag bis Freitag, außer Feiertage: 8-18 Uhr) in unseren Gebäuden stattfinden. Darunter fallen auch *Lehrveranstaltungen*. Für den Wachschutz ist es wichtig, einordnen zu können, warum sich z.B. an einem Samstag Personen im Gebäude befinden.

Für die Anmeldung von Lehrveranstaltungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten reicht eine formlose E-Mail an Frau Bork und Herrn Wittmers. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Die Anmeldung von Veranstaltungen außerhalb der regulären Lehre und mit externen Teilnehmer:innen (Konferenzen, Tagungen, Workshops etc.) erfolgt an Frau Bork mit dem Anmeldeformular. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Bei Veranstaltungen *mit Gefährdungspotenzial* gilt ein anderer Prozess. Im Falle so einer Veranstaltung melden Sie dies bitte zuerst an die Geschäftsführung der Verwaltungseinheit der drei Theologien. Die Geschäftsführung spricht Ihre Veranstaltung und das Gefährdungspotenzial mit Ihnen im Vorfeld ab und meldet die Veranstaltung in Rücksprache mit dem/der Dekan:in und den Geschäftsführenden Direktor:innen an Frau Bork. Die Technische Abteilung wird den Veranstaltungsorganisator:innen Schulungsmaterial zur Verfügung stellen und führt auch gerne eine Vorort-Begehung durch.

Während der von Ihnen organisierte / durchgeführte Veranstaltung sind Sie die Person, die das Hausrecht ausübt. D.h., Sie können Personen auffordern, den Raum zu verlassen. Sollte die Person der Aufforderung nicht folgen, informieren Sie bitte umgehend den zentralen Wachschutz der HU. Diese erreichen Sie unter der Telefonnummer 030/2093-99990 rund um die Uhr.

Bitte beachten Sie, dass der Wachschutz das Hausrecht *nicht* ausüben darf. Dies tut immer die Person, die die Veranstaltung organisiert.

Sollte es zu Bedrohungssituationen kommen, ist die Polizei umgehend zu informieren.

Die Sicherheit unserer Gebäude und der Menschen, die sich dort arbeitend und lernend aufhalten, hat oberste Priorität. Bitte achten Sie auf die Schließung von Türen und Fenstern. Bitte melden Sie sich bei der Geschäftsführung, wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Arbeitsumfeld sei nicht sicher genug.

Sicherheit

2025-10-06T13:09:58Z

Heckehel: HU-Box "Sicherheit" verlinkt

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zum Umgang mit Gefährdungen und zur Gewährleistung von Sicherheit von HU-Angehörigen und Gästen und unter welchen Umständen der Wachschutz oder die Polizei zu informieren ist.

Bitte lesen Sie unbedingt die Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential.

=== Zentraler Wachschutz ===
Die Hauptwache ist unter der Nummer 030 2093 99990 erreichbar.

=== Allgemeine Ansprechpartnerin ===
Frau Sylvia Bork

E-Mail: sylvia.bork@uv.hu-berlin.de. Telefon: +49 30 2093-99944. Fax: +49 30 2093-99941. Dienstsitz: Ziegelstraße 11, 10117 Berlin Raum 002

=== Verweise ===
[https://www.ta.hu-berlin.de/468 HU-Webseite: Technische Abteilung]

[https://intranet.hu-berlin.de/files/ea7facd8-5839-4dbb-80a6-f0ce25380b56/67ffae56-b59a-4166-b18b-09cf1dab5522/240927_Hinweise%20zum%20Umgang%20mit%20Sto%CC%88rungen_Hausrecht%20WS%2024-1%20pdf Intranet: Zusammenfassung zum Umgang mit dem Hausrecht] (in der Lehre)

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/veranstaltungsmanagement/apps/wiki/planung-konzeption/list/view/28718db5-b18f-4e1f-b21d-3fa29036657a?currentLanguage=NONE Intranet: Leitfaden zu Veranstaltungen mit erhöhtem Gefährdungspotential]

[https://box.hu-berlin.de/d/979e4d8597bc4e639ff4/ HU-Box: Handreichung zum Umgang mit Gefährdungspotential]

=== Die Handreichung ===
In der Handreichung finden Sie Informationen zur Vorbereitung, zur Organisation des Einlasses, zum differenzierten Umgang mit Störungen und zur Wahrnehmung des Hausrechts bis hin zum Polizeieinsatz und Beendigung der Veranstaltung.

=== Das Hausrecht ===
Hausrecht: Die Hausordnung der HU regelt das Hausrecht eindeutig. Dieses wird abgeleitet aus der Befugnis der Präsidentin, welche übertragbar ist. Es gilt: Das Hausrecht übt der Veranstalter aus, also derjenige, der die Veranstalung anmeldet bzw. diese durchführt. Dies gilt sowohl für die Lehre - hier wird das Hausrecht durch die lehrende Person ausgeübt - als auch für Veranstaltungen, die in den Räumen der Universität stattfinden. Dies ist die praktische Umsetzung von §3 Absatz 3 der HU-Rahmenhausordnung.

Die Person, welche die Veranstaltung organisiert, muss bis Ende der Veranstaltung anwesend sein, oder das Hausrecht an jemand anderen, der bis zum Schluss dabei ist, übertragen. Es muss immer eine Person geben aus dem Kreise der Veranstaltungsorganisator:innen, die das Hausrecht trägt und dieses ausübt.

Hier noch ein Hinweis: Bitte lassen Sie die Räume von der Person buchen lassen, die die Veranstaltung organisiert. Sonst wird es nicht eindeutig zuzuordnen sein, wer das Hausrecht trägt.

Die TA bittet darum, Frau Bork und Herrn Wittmers über *alle* Veranstaltungen zu informieren, welche außerhalb der regulären Öffnungszeiten (Montag bis Freitag, außer Feiertage: 8-20 Uhr) in unseren Gebäuden stattfinden. Darunter fallen auch *Lehrveranstaltungen*. Für den Wachschutz ist es wichtig, einordnen zu können, warum sich z.B. an einem Samstag Personen im Gebäude befinden.

Für die Anmeldung von Lehrveranstaltungen außerhalb der regulären Öffnungszeiten reicht eine formlose E-Mail an Frau Bork und Herrn Wittmers. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Die Anmeldung von Veranstaltungen außerhalb der regulären Lehre und mit externen Teilnehmer:innen (Konferenzen, Tagungen, Workshops etc.) erfolgt an Frau Bork mit dem Anmeldeformular, welches Sie im Anhang finden. Sie müssen die Geschäftsführung *nicht* informieren.

Bei Veranstaltungen *mit Gefährdungspotenzial* gilt ein anderer Prozess. Im Falle so einer Veranstaltung melden Sie dies bitte zuerst an die Geschäftsführung der Verwaltungseinheit der drei Theologien. Die Geschäftsführung spricht Ihre Veranstaltung und das Gefährdungspotenzial mit Ihnen im Vorfeld ab und meldet die Veranstaltung in Rücksprache mit dem/der Dekan:in und den Geschäftsführenden Direktor:innen an Frau Bork. Die Technische Abteilung wird den Veranstaltungsorganisator:innen Schulungsmaterial zur Verfügung stellen und führt auch gerne eine Vorort-Begehung durch. Im Anhang finden Sie den Leitfaden für Veranstaltungen mit Gefährdungspotenzial.

Während der von Ihnen organisierte / durchgeführte Veranstaltung sind Sie die Person, die das Hausrecht ausübt. D.h., sie können Personen auffordern, den Raum zu verlassen. Sollte die Person der Aufforderung nicht folgen, informieren Sie bitte umgehend den zentralen Wachschutz der HU. Diese erreichen Sie unter der Telefonnummer 030/2093-99990 rund um die Uhr.

Bitte beachten Sie, dass der Wachschutz das Hausrecht *nicht* ausüben darf. Dies tut immer die Person, die die Veranstaltung organisiert.

Sollte es zu Bedrohungssituationen kommen, ist die Polizei umgehend zu informieren.

Die Sicherheit unserer Gebäude und der Menschen, die sich dort arbeitend und lernend aufhalten, hat oberste Priorität. Bitte achten Sie auf die Schließung von Türen und Fenstern. Bitte melden Sie sich bei der Geschäftsführung, wenn Sie das Gefühl haben, Ihr Arbeitsumfeld sei nicht sicher genug. Es besteht z.B. die Möglichkeit, Türklinken mit Türknaufen auszutauschen, so dass Räume von Außen nicht einfach betreten werden können, auch wenn sich Personen drinnen aufhalten.

Rechnungsstellung

2025-08-14T11:53:20Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Für die Rechnungsstellung gibt es ein eigenes Formular, welches auf Deutsch und Englisch verfügbar ist

Auch wenn es im Intranet als "Abrechnung Honorar" bezeichnet wird, wird es für alle Freien Mitarbeiter-Verträge verwendet.

Im Drop-Down Menü kann die Vertragsart ausgewählt werden.

=== Verweis ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/buchhaltung/apps/wiki/formulare/list/view/72ab23e4-dc28-402f-bb49-1d7455d8c1b7 Intranet: Dokumente]

[[Verträge Freie Mitarbeiter|Intern: Verträge Freie Mitarbeiter]]

=== Ausfüllhinweise ===

==== Umgang mit der Dokumentensperre ====
Achtung: Das Formular ist mit einem Passwort geschützt und kann nicht über PDF Bearbeiten verändert werden. Die Signaturfelder sind leider nicht auf dem aktuellen technischen Stand.

Wenn also eine Signatur verwendet wird, wird das Formular gesperrt. Daher: muss der:die Auftragnehmerin (=Rechnungssteller:in) das Formular zumindest mit den Feldern "Empfänger" und "PSP-Element" ausgefüllt erhalten, da diese nicht nachgetragen werden können.

Um trotz der durch die Signatur d. Auftragneh. verursachten Sperre die Signatur d. Auftraggeb. setzen zu können, kann das Dokument als PDF gedruckt werden. Dadurch wird die Sperre aufgehoben und die Signatur d. Auftraggeb. kann gesetzt werden.

==== Allgemeine Angaben ====

* Absender: Name und Adresse der rechnungsstellenden Person
* Empfänger: Humboldt Universität, Fakultät/ Institut, Name des Auftraggebers, Unter den Linden 6 10099 Berlin
* Rechnung zum: Vertragsart wählen

==== Mehrwertsteuer und Sachverhalt ====

* Vertragspartner mit Sitz im Ausland: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: "Ich habe meinen Sitz außerhalb Deutschlands, so dass die erbrachte Leistung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt."
* Bei Lehraufträgen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Die erbrachte Leistung ist nach § 4 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit.
* Kleinunternehmer:in: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0% MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin Kleinunternehmer/in im Sinne von §19 UStG und damit vom Ausweis der Umsatzsteuer befreit.
* Alle anderen: In der Rechnung ist in diesen Fällen Netto und Brutto (zzgl. 7 bzw. 19% MwSt) einzutragen. In der rechten Box ist anzukreuzen: Ich bin umsatzsteuerpflichtig.
Hinweis zu Mwst. und Betrag: Gesamtbetrag wird nicht immer korrekt berechnet, muss daher selbstständig berechnet werden.

Gastaufenthalte

2025-08-14T11:46:26Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Der Gastaufenthalt erlaubt es wissenschaftlichen Personen, an der Humboldt-Universität zu forschen, ohne HU-Angehöriger zu sein.

Bei Aufenthalten, in denen ein finanzieller Ausgleich erfolgt, ist es erforderlich, dass mit dem Gast eine Vereinbarung getroffen wird, die die Essentialen des Aufenthaltes regelt. Bei längeren Aufenthalten ohne finanziellen Ausgleich kann dies ebenfalls sinnvoll sein.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/d61bf17a-cd4b-429e-8980-0e695e7214fd?currentLanguage=NONE Intranet: Gastaufenthalte]

=== Verfahren ===

==== Gastaufenthalte ohne finanziellen Ausgleich ====
Der Vertrag kann von dem:der Dekan:in / geschäftsführende:m/r Direktor:in / Geschäftsführung / Verwaltungsleitung unterschrieben werden, sofern der bereitgestellte Mustervertrag unverändert übernommen wird. Sollten Änderungen erforderlich sein, wenden Sie sich bitte an das Servicezentrum Forschung.

==== Gastaufenthalte mit finanziellem Ausgleich ====
Der finanzielle Ausgleich beschränkt sich häufig auf einen Zuschuss für die Unterkunftskosten.

==== Gastaufenthalte, die aus Drittmitteln finanziert werden. ====
Für diesen Vertrag ist - sofern es individuell keine abweichende Regelung gibt - die Unterschrift des Servicezentrums Forschung erforderlich.

Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von dem:der Gastwissenschaftler:in sowie der Projektleitung unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden. (Bei Haushaltsmitteln genügt ein Exemplar)

==== Rechnungslegung ====
Der Gast muss am Ende eine Zuschussabforderung (s.u) einreichen.

===== Formulare und Ausfüllhinweise =====
* Die vom SZF bereitgestellten Musterverträge können auch für Haushaltsmittel verwendet werden. Im Unterschriften-Dropdown-Menu bitte die entsprechende Kategorie auswählen.
* Formular Zuschussabforderung. Dies ist bei der Rechnungslegung durch den Gast zu verwenden. Dieses senden Sie bitte nach Unterzeichnung durch den Gast sowie mit der Bestätigung der Projektleitung, dass der Gastaufenthalt ordnungsgemäß erfolgt ist, an das Servicezentrum Forschung bzw. mit dem Vertrag an den Zentralen Rechnungseingang.

Lehraufträge

2025-08-14T11:41:43Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Lehraufträge sind gem. §4 Nr. 21b UStG von der Umsatzsteuer befreit

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/e76ff58a-b36a-4da3-a695-a5429952b65b/apps/wiki/bb9f7aa7-465b-41a8-8f40-5f36aa5bef22/list/view/4b4ac235-69cf-4c8e-9f28-3d98680b9832?currentLanguage=NONE Intranet: Lehraufträge]

=== Verfahren ===

==== Bearbeitung durch Sekretariate ====
Der Antrag auf Erteilung eines Lehrauftrages kommt aus dem Bereich, in dem der Lehrauftrag anfällt.

Der Antrag wird vom Lehrstuhlsekretariat des entsprechenden Bereiches vorbereitet, indem die Informationen der lehrenden Person inklusive Unterschrift eingeholt werden sowie die Angaben zum Lehrauftrag ausgefüllt werden.

Die so vorbereiteten Anträge werden in der Regel über die Referent:innen Studium und Lehre an SB Haushalt und Personal zwecks Mittelfreigabe eingereicht (Ausnahmen siehe weiter unten). Turnus: für das SoSe: Ende Februar; für das WS:Ende August.

Hinweis: Erst nach Rücksendung der Einverständniserklärung ist der Vertrag rechtsgültig (s.u.) und der Name des/der Lehrbeauftragten darf in AGNES veröffentlicht werden.

==== Externe Mittel für Lehraufträge ====
Falls eine Vergütung der Lehraufträge über Drittmittel erfolgt, erfolgt die Mittelfreigabe durch das SZF. Die Einholung der Unterschrift für die Mittelfreigabe bei der zuständigen Sachbearbeitung im SZF kann durch das jeweilige (Lehrstuhl)sekretariat erfolgen. Es findet dann nur eine Prüfung und Einholung der letzten Unterschrift auf dem Dokument durch SB H/P statt.

==== Spezielle Regelungen am BIT ====
Referentin Studium und Lehre bereitet auch die Anträge vor und reicht diese an SB Haushalt und Personal weiter.

==== Spezielle Regelungen an der ETF ====
Referent:in Studium und Lehre gleicht die Anträge, welche die Lehrstuhlsekretariate *direkt* an SB Haushalt und Personal gesendet haben, nach Vorliegen des FR-Beschlusses über die zu erteilenden Lehraufträge mit SB H/P ab

==== Mittelfreigabe und weitere Bearbeitung durch SB H/P ====
SB H/P prüft die Mittel (bei Finanzierung aus Haushaltsmitteln), erstellt den Lehrauftrag und holt die Unterschrift für die Erteilung des Lehrauftrages (Dekan:in, GD) über das Sekretariat des/der Dekan:in bzw. des/der GDs ein

SB H/P versendet die Lehraufträge inklusive der dazugehörigen Anlagen (z.B. Einverständniserklärung, Rechnungsformular, Anlage zum Rechnungsformular) sowie Informationen über die Vergütung an die Lehrbeauftragten (Cc: Referenten für Studium und Lehre).

==== Abrechnung über SB H/P ====
Die Abrechnung der Lehraufträge erfolgt nach erbrachter Lehre nach Ende der Vorlesungszeit. Die Rechnungsformulare mit Anlage werden bei SB H/P von dem/der Lehrbeauftragten eingereicht.

SB H/P legt die Rechnungen zur Unterschrift dem/der Studiendekan:in bzw. dem/der Studiendirektor:in vor.

Anschließend wird die Rechnung über SB H/P mit den Anlagen und dem Lehrauftrag bei der Rechnungsstelle zur weiteren Bearbeitung eingereicht.

Gastvorträge

2025-08-14T11:18:04Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Einen Vertrag über einen Gastvortrag erhalten HU-externe Personen, die an der HU einen Vortrag / Präsentation im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung halten. Der Vertrag über den Gastvortrag ist die rechtliche Grundlage für die Zahlung eines Honorars an den/die Referenten/Referentin.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/0557cb60-9472-4154-8e46-36dc34f258df/apps/wiki/e180fa60-8662-4a33-b8b8-304a6cc34881/list/view/66aceac3-fa01-4265-a8e5-e3a8d91f7398 Intranet: Gastvorträge]

=== Verfahren ===

* Verträge für einen Gastvortrag sind keine Honorarverträge (daher kein Auskunftsbogen über den sozialversicherungsrechtlichen Status nötig).
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag bitte, in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnet, an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Ausfüllhinweise ===

* Wichtig ist die Angabe, ob der Gastvortrag im Zusammenhang mit der Lehre steht, z.B. Gastvortrag im Rahmen einer laufenden, in AGNES eingetragenen Lehrveranstaltung - falls ein Zusammenhang mit der Lehre besteht, fallen keine Steuern an.
* Empfehlenswert ist es, im Gastvortrag sowohl die Reise- als auch die Übernachtungskosten (Pauschal) aufzunehmen. So müssen keine Einzelkosten abgerechnet werden, das Gesamthonorar (inkl. Reise- und Übernachtungskosten) wird mit der eingereichten Rechnung beglichen. Weitere Belege sind so nicht nötig. ACHTUNG: Steuer fallen auf die Gesamtsumme an.

==== Vertreten durch die Präsidentin, für diese handelnd ====

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) das SZF.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartner:innen: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.
* Bei ausländischen Vertragspartner:innen: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eintragen. Steuer fallen auf die Gesamtsumme (inklusive Reise- und Übernachtungskosten) an.

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Gastvortrags sind nur teilweise zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Professur) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Geschäftsführung.
* Bei S1 (Haushaltsmitteln, Insitut/Fakultät) unterzeichnet als Projektleitung der GD/Dekan und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und die Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet als Projektleitung die Lehrbereichsleitung und das SZF.

Werkverträge

2025-08-14T11:12:24Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Werkverträge werden für Vertragspartner:innen, die NICHT an der HU beschäftigt sind, erstellt.

Klassische Fälle für Werkverträge sind: Lektorate, Übersetzungen, Gutachten, musikalischer Beitrag Universitätsgottesdienst/Semestereröffnung.

=== Verweise ===

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/services-fuer-forschende/apps/wiki/kooperationen-vertraege/list/view/9d28dfb6-e577-499a-93cb-07fa4b9b030f?currentLanguage=NONE Intranet: Werkverträge]

[[Beschaffungen und Vergabeverfahren|Intern: Beschaffungen und Vergabeverfahren]]

=== Verfahren ===

* Werkverträge werden dezentral geschlossen und geprüft - dazu dient der Auskunftsbogen zum sozialversicherungsrechtlichen Status, um die Selbständigkeit festzustellen.
* Werkverträge müssen nicht von der Clearingstelle geprüft werden.
* Achtung: Vergabeschwellenwerte beachten, eventuell Vergabenotiz erstellen, wenn die Wertgrenze über 1000 liegt und die Leistung nur von einer bestimmten Person / einem bestimmten Verlag erbracht werden kann.
* Bei Drittmitteln: Den Vertrag in dreifacher Ausfertigung von Projektleiter:in und Vertragspartner:in unterzeichnen lassen und an das Servicezentrum Forschung zur rechtsverbindlichen Unterschrift für die Humboldt-Universität zu senden.

=== Begründung zum Verzicht auf Angebotseinholung ===
Grundsätzlich müssen aufgrund der Vergaberichtlinie Angebote eingeholt werden. Davon kann begründet abgewichen werden, wenn z.B. ein langjähriges Verhältnis der Zusammenarbeit besteht und der Inhalt derart spezialisiert ist, dass auf dem Markt keine Alternative zu Verfügung steht.

Dies muss mit dem Bogen "Vergabevermerk" dokumentiert werden.

=== Ausfüllhinweise ===

==== Ausführende Stelle ====
Egal um welche Art von Mitteln es sich handelt, es kann ausschließlich ein G1 (=Lehrbereichsleitung, Geschäftsführung, Projektleitung) Auftraggeber:in sein.

==== Vergütung ====

* Bei inländischen Vertragspartnern: Summe ''mit'' Umsatzsteuer eintragen
* Bei ausländischen Vertragspartnern: Summe ''ohne'' Umsatzsteuer eingetragen

==== Unterschriften ====
Achtung: Die Angaben zur Unterschrift am Ende des Werkvertragsmusters sind nicht zutreffend.

* Bei S1 (Haushaltsmitteln, egal ob Professur oder Institut) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und die Geschäftsführung.
* Bei S4 (Berufungsmitteln) unterzeichnet die Projektleitung (muss G1 sein!) und der Leitung der Beschaffungsstelle.
* Bei D (Drittmitteln) unterzeichnet die Projektleitung und das SZF.

Verträge Freie Mitarbeiter

2025-08-14T11:09:32Z

Heckehel:

=== Begriffsklärung ===
Honorarverträge sind Vertragsformen für freie Mitarbeit. Darunter fallen Werkverträge, Lehraufträge und Verträge für freie Mitarbeit.

Verträge für freie Mitarbeit laufen über die Clearingstelle – solche Verträge haben wir in unseren Häusern nicht.

Gemäß Rundschreiben VPH vom 17.1.2025 zum Umgang mit Honorarverträgen (Anlage) können mit HU-Angehörigen keine Honorarverträge mehr geschlossen werden. Einzige Ausnahme: Lehraufträge für Beschäftigte, die gemäß Arbeitsvertrag keine Lehrverpflichtung haben (i.d.R. über Drittmittel beschäftigte WiMi).

Achtung: Als Mitarbeitende gelten auch Personen, die innerhalb von sechs Monaten im Vorfeld einer Beschäftigung an der HU oder innerhalb von sechs Monaten im Nachgang zu einer Beschäftigung an der HU einen Honorarvertrag erhalten sollen.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/freie-mitarbeit/apps/wiki/freie-mitarbeiter-innen/list/view/ffabb7a7-e978-40d2-a088-ecee2d0c848c Intranet: Freie Mitarbeit]

[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/53dd7a92-8c31-4a58-87e5-513b4f8918ca/apps/wiki/8c7e82ec-8abd-41b8-9521-6daea01a5613/list/view/7cab53fe-8255-483f-8731-76dafe76f7ea Intranet: Abrechnung]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/freie-mitarbeit/apps/wiki/dokumente/list/view/a92db4db-50c1-40d2-b0c9-1524e0d33541 Intranet: Freie Mitarbeit - Dokumentenportal]

Rundschreiben von 2025

=== Allgemein zu beachten ===

==== Verfahren ====
Werkverträge / Gastvorträge / Lehraufträge werden in den Bereichen durch die Lehrstuhlsekretariate ausgefüllt. Bitte auf Vollständigkeit aller Angaben (Anschrift, Projektbezeichnung, Termine und Fristen, PSP-Element) achten.

Verträge zur Unterschrift müssen der GF spätestens 2 Wochen vor der Frist der zu erbringenden Leistung vorgelegt werden.

Die Unterschriften holen die Lehrstuhlsekretariate über SB Haushalt und Personal ein. SB H/P prüft die Verträge und legt diese der GF vor. Nach Unterschrift durch GF sendet SB H/P die Verträge an den Bereich zurück.

==== Hinweise ====

* Rechnungen werden ohne Vertrag nicht beglichen.
* Zurückdatierung von Verträgen ist rechtlich ausgeschlossen.
* Für jede Rechnung ist eine deutsche Steuer-ID notwendig. Die Beantragung erfolgt in der Regel durch die Lehrstuhlsekretariate.
* [https://intranet.hu-berlin.de/pages/a7cad117-eebf-40ec-9200-91c1216e9cc2/apps/wiki/41cc7725-3fa6-4174-b656-22ea64ed24eb/list/view/cca10eb7-343d-4951-9085-5fb62ea48a19 Handreichung für die Beantragung der deutschen Steuer-ID] für ausländische Leistungsträger:innen.

=== Besonderheiten ===

==== 19% Umsatzsteuer bei inländischen Vertragspartnern ====
Bei inländischen Vertragspartner:innen wird die Umsatzsteuer grundsätzlich mit einkalkuliert und sowohl im ''Vertrag'' als auch in der ''Rechnung'' mit ausgewiesen.

D.h.: Bei Leistungsträger:innen, die nicht von der Umsatzsteuer befreit sind (siehe dazu Rechnungsvordruck S.2) und/oder bei Leistungen, die nicht im Zusammenhang mit der Lehre stehen, fallen automatisch 19% MwSt. an. Diese werden anhand des gezahlten Honorars berechnet.

Steuerpflichtig ist der/die inländische Vertragspartner:in. D.h., die 19% muss er/sie abführen.

==== Ausländischen Vertragspartner:innen ====

===== Abführung 19% Umsatzsteuer =====
Bei Verträgen über Dienstleistungen, welche von ausländischen Vertragspartner:innen erbracht werden (d.h.: von Personen, die keinen Sitz innerhalb von Deutschland haben), ist die Humboldt-Universität zu Berlin nach dem Umsatzsteuergesetz Steuerschuldnerin für die im Rahmen der Tätigkeit anfallende Umsatzsteuer.

Bei ausländischen Vertragspartner:innen ist daher im ''Vertrag'' die Netto-Summe einzutragen, d.h. der Betrag, den die Vertragspartner:innen erhalten sollen (ohne 19% USt).

D.h.: Zusätzlich zur (Netto-)Vergütung, die in dem Vertrag vereinbart ist, werden von der Humboldt-Universität bei ausländischen Vertragspartner:innen 19% Umsatzsteuern unmittelbar an das zuständige Finanzamt in Deutschland abgeführt.

In der ''Rechnung'' ist in diesen Fällen Netto = Brutto einzutragen (zzgl. 0 % MwSt). In der rechten Box ist anzukreuzen: "Ich habe meinen Sitz außerhalb Deutschlands, so dass die erbrachte Leistung der Umkehr der Steuerschuldnerschaft unterliegt."

D.h.: Die Kasse zahlt den Netto-Betrag (die vereinbarte Vergütung) an die ausländischen Vertragspartner:innen aus. Die zusätzliche Umsatzsteuer (19%) wird automatisch gebucht und für den Monat der Auszahlung an das Finanzamt der HU Berlin abgeführt.

Für den Bereich, aus dem der Vertrag mit den ausländischen Vertragspartner:innen kommt, bedeutet dies, dass die 19% Umsatzsteuer im (Projekt)budget einkalkuliert werden müssen, weil sie automatisch aus dem Bereich an das Finanzamt abgeführt werden.

===== Überweisungskosten =====
Bei Überweisungen auf ausländische Konten (IBAN beginnt nicht mit DE) fallen Bankspesen in Höhe von bis zu 30 Euro an. Mit dieser Gebühr wird auch das PSP-Element belastet, aus dem das Honorar gezahlt wird.

==== 5% bei „musikalischer Leistung" für Künstlersozialkasse ====
Wenn die erbrachte Leistung im Bereich der Kunst fällt (z.B. musikalischer Beitrag, Photographie), werden von der HU zusätzlich zu dem Honorarbetrag automatisch 5% an die Künstlersozialkasse abgeführt. Dies sollte bei der Budgetplanung auch mitgedacht werden, denn belastet wird das PSP-Element, aus welchem das Honorar gezahlt wird.

Einstellung, Arbeitszeiterhöhung und Weiterbeschäftigung von SHK

2025-08-14T10:52:29Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
Informationen und Formulare für die Einstellung SHK. Bitte die Checkliste für die Einstellung für SHK beifügen und „abarbeiten“

Bei SHK gibt es nur ein Formular, ungeachtet ob die Stelle aus Haushalts- oder Drittmitteln finanziert wird.

=== Verfahren - Einreichung der Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen ===

# Hochladen der unterschriebenen Ausschreibungsanträge bzw. Einstellungsunterlagen mit ausgefüllter Checkliste in einem PDF in den für Sie freigegeben Order der HU-Box (zur Qualitätssicherung und Einholung der GF-Unterschriften bei SB Haushalt/Personal, ACHTUNG: an der ETF gehen die Anträge direkt an Carmen Bluhm)
# Infomail an SB Haushalt/Personal, dass neue Unterlagen in die HU-Box geladen wurden (an der ETF entfällt dieser Schritt).
=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/wiki/list/view/bbfe8ba0-c823-485a-b6f3-7e8bcc75c790?currentLanguage=NONE Intranet: Einstellung SHK]

=== Ausfüllhinweise ===

==== Allgemein ====
Einholung aller erforderlichen Einstellungsunterlagen der einzustellenden Person

==== Einstellung ====
Persönliche Daten und weitere Angaben gem. Ausschreibungsantrag

Einholung der Unterschriften vom / von der Fachvorgesetzten/r, ggfs. Projektleiter:in bei Drittmitteln und Frauenbeauftragten

==== Antragsstellung für die Arbeitszeiterhöhung ====
Siehe Dienstvereinbarung.

==== Antragsstellung für die Weiterbeschäftigung ====
Siehe Dienstvereinbarung.

Ausschreibung SHK

2025-08-14T10:50:23Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Seit dem 01.05.2025 gilt eine neue Dienstvereinbarung (DV) Nicht-Ausschreibung. Grundsatz: alle Stellen sind auszuschreiben.

Eine, wenn auch nur interne, Ausschreibungspflicht gilt grundsätzlich auch für Arbeitszeiterhöhungen.

Nur bei befristeten Arbeitszeiterhöhungen zur Vertretung im selben Beschäftigungsbereich (DV Protokollnotiz 1 Bereich TV-Stud Nr. 2) kann darauf verzichtet werden.

Bei befristeten Weiterbeschäftigungen kann ebenfalls auf eine Ausschreibung verzichtet werden (DV Protokollnotiz 1 Bereich TV-Stud Nr. 1).

=== Verfahren - Einreichung der Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen ===

# Hochladen der unterschriebenen Ausschreibungsanträge bzw. Einstellungsunterlagen mit ausgefüllter Checkliste in einem PDF in den für Sie freigegeben Order der HU-Box (zur Qualitätssicherung und Einholung der GF-Unterschriften bei SB Haushalt/Personal, ACHTUNG: an der ETF gehen die Anträge direkt an Carmen Bluhm)
# Infomail an SB Haushalt/Personal, dass neue Unterlagen in die HU-Box geladen wurden (--> dieser Schritt entfällt an der ETF)

=== Veröffentlichung ===
* erfolgt über Weiterleitung von SB Haushalt /Personal
* BIT: an die Referentin für Studium und Lehre zur Veröffentlichung auf der Homepage des Instituts und weitere Kanäle
* IKT: an Lehrstuhlsekretariat Systematische Theologie zur Veröffentlichung auf der Homepage des Instituts, mit der Bitte um Verteilung über den Studienverteiler
* ETF: zZ. über Carmen Bluhm (Lehrstuhlsekretariat Geschichte Israels in der altorientalischen Welt)
=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/bewerbung-einstellung/apps/wiki/stellenausschreibungen/list/view/7969a31d-99f3-420d-9def-192b73c507b4 Intranet: Stellenausschreibungen] - hier ist die aktuelle Dienstvereinbarung zur Ausschreibung zu finden!

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/wiki/list/view/5e184929-69e8-4f56-aa16-6f1828d8be87?currentLanguage=NONE Intranet: Einstellung von Studentische Hilfskräften] - Formulare etc.

=== Ausfüllhinweise ===

==== Seite 1 ====

===== SapOrgID =====
Link zum [https://www.hu-berlin.de/de/service/zisneu?ifabsessid=h9fl8ot5hqr75thhv6s1ajhkvn&ifab_modus=einrichtungsbaum_sap&zuf=4f19db24df92ac01fb9e47786a2af831 ZIS], OrgID des Bereichs/Lehrstuhls verwenden:

===== Stellen-/BePo/BU-Nr. für HH-Stellen: =====
* eine Liste der BU-Nummern wurde den Bereichen in ihren HU Boxen zur Verfügung gestellt
* Bei Drittmitteln: Stellennummer vergibt das SZF; Drittmittelstellen haben i.d.R. keine BU Nummern

===== Arbeitszeit =====
* 1.0 SHK sind 80 Stunden / Monat. In der Regel werden SHK-Stellen mit einem Beschäftigungsumfang von 0.5, d.h. 40 Stunden/Monat, ausgeschrieben und vergeben.

===== Befristung =====
i.d.R. 24 Monate

===== Aufgabengebiet =====
siehe rechtliche Grundlagen; kritische und unkritische Aufgaben. Bitte unkritische Aufgaben (= SHK Ausschreibung) und kritische Aufgaben (= E3 Ausschreibung) beachten. Kritische Aufgabengebiete bitte vorab mit der GF / Sachbearbeitung H/P abstimmen.

* Unkritische Aufgaben:
** Tutorien
** Literaturrecherche und –beschaffung
** Erstellung von Lehrmaterialien
** Mitarbeit im Fachgebiet
** Vorbereitung und Mitwirkung bei Lehrveranstaltungen
** Wissenschaftliche Hilfstätigkeiten (Testpersonen akquirieren, Fragebögen erstellen/auswerten u. ä.)
** Studienfachberatung

* Kritische Aufgaben:
** Alle Dauertätigkeiten bzw. Aufgaben die keinen Bezug zu Forschung und Lehre haben
** Webseitenpflege
** Programmieren, Datenbankpflege etc.
** Öffentlichkeitsarbeit
** Veranstaltungsorganisation
** Beratungstätigkeiten außer der Studienfachberatung (z. B. Erasmus, Bafög Beratung etc.)

====== PSP-Element ======
Nur bei Drittmitteln notwendig.

==== Seite 2 ====

===== Bewerbungsfrist =====
beginnt nach Rücklauf vom Studentischen Personalrat und wird von SB Haushalt/Personal eingesetzt

===== Kennziffer =====
wird von SB Haushalt/Personal vergeben

Einstellung, Arbeitszeiterhöhung und Weiterbeschäftigung von Wimi/MTSV

2025-08-14T10:43:51Z

Heckehel:

=== Allgemein ===

* Das Einstellungsformular gilt auch für Weiterbeschäftigungen, Vertretungen, Erhöhung der Arbeitszeit etc. (entsprechendes ist anzukreuzen)
* Achtung: Abhängig von der Finanzierung werden verschiedene Formulare verwendet (Haushalts- oder Drittmittel)
* Hinweis: Alle befristeten Wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen-Stellen sind grundsätzlich Qualifizierungsstellen und werden auf die Beschäftigungszeiten gem. Wiss.ZeitVG angerechnet – das gilt auch für Drittmittelstellen, auch wenn dem Antrag die Richtlinie für den Akademischen Mittelbau nicht beizufügen ist.
* Bitte die Checkliste für die Einstellung WiMi-Beschäftigte beifügen und „abarbeiten“

=== Verfahren - Einreichung der Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen ===

# Hochladen der unterschriebenen Ausschreibungsanträge bzw. Einstellungsunterlagen mit ausgefüllter Checkliste in einem PDF in den für Sie freigegeben Order der HU-Box (zur Qualitätssicherung und Einholung der GF-Unterschriften bei SB Haushalt/Personal)
# Infomail an SB Haushalt/Personal, dass neue Unterlagen in die HU-Box geladen wurden.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/bewerbung-einstellung/apps/wiki/einstellungen/list/view/5162f3e7-5b58-4425-946e-e65ec3021022 Intranet - Einstellung WiMi/MTSV]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/dienstvereinbarungen-an-der-hu/list/view/6b6c527e-0e2d-4cfc-9c74-528483cfcc3f Intranet: Dienstvereinbarungen für Tarifbeschäftigte]

=== Ausfüllhinweise ===

==== Antragstellung für die Einstellung ====

===== Persönliche Daten und weitere Angaben gem. Ausschreibungsantrag =====

===== Promotions- und Beschäftigungszeiten =====
von der einzustellenden Person auszufüllen (Drittmittel und Haushaltsmittel) und unterschreiben lassen. Richtlinie für den Akademischen Mittelbau beachten.

===== Qualifikationsziel Promotion: =====
* mindestens 4 Jahre gem. Promotionsordnung (BIT /ETF) bzw. durchschnittliche Promotionsdauer (IKT)
* Verlängerungen sind max. 2mal bis zu max. 6 Jahren Gesamtlaufzeit, gem. WissZeitVG möglich, mindestens aber für 6 Monate. Für die Verlängerung bitte die RL AMB 51/2024 des Präsidiums beachten: in einem Fortschrittsbericht ist ein Zeitplan und der prognostizierte Abschluss darzulegen und von Betreuer:in und Promovierenden zu unterzeichnen.

===== Qualifikationsziel Habilitation: =====
* i.d.R. 3 Jahre; Verlängerungen gem. §1, (1.4.3) der Richtlinie AMB Nr. 51/2024
* Hinweis: Der §110 (6) BerlHG zur Daueranstellung von Postdocs per Anschlusszusage ist ausgesetzt, eine neue Regelung soll im nächsten Jahr (2026) in Kraft treten.
* Weitere Qualifizierungsziele nach Promotion bitte in Rücksprache mit SB / Haushalt Personal (Klärung über GF)

==== Antragsstellung für Arbeitszeiterhöhung ====
Formular ist identisch mit dem Einstellungsantragsformular. Bitte Regeln der geltenden DV beachten.

==== Antragsstellung für Weiterbeschäftigung ====
Formular ist identisch mit dem Einstellungsantragsformular. Bitte Regeln der geltenden DV beachten.

===== Fortschrittsbericht bei Weiterbeschäftigungsanträgen für Promovierende =====

====== Allgemein ======
Der Fortschrittsbericht ist seit der neusten Richtlinie des Präsidiums zur Beschäftigung befristeten akademischen Mittelbaus AMB 51/2024 ein fester Bestandteil der Unterlagen für Weiterbeschäftigungsanträge, d.h. bei Verlängerungsanträgen von promovierenden WiMis.

Unter §1, Absatz 1.3. (Verlängerung) findet sich folgende Vorgabe: "In einem Fortschrittsbericht der/des Betreuenden ist darzulegen, bis wann mit dem Abschluss des Promotionsverfahrens zu rechnen ist. Der Fortschrittsbericht ist von der/dem Erst- und Zweitbetreuenden und der/dem Promovierenden zu unterschreiben."

====== Aufbau ======
* es muss begründet werden, warum die Qualifikationsschrift (Promotion) bis zum ursprünglich geplanten Ende des Beschäftigungsverhältnisses '''*nicht*''' erstellt werden konnte
* die Gründe können '''*nicht*''' Aufgaben sein, die Teil des Arbeitsvertrages sind (Lehre, Mitwirken an der akademischen Selbstverwaltung)
* Es muss ein Zeitplan für die Fertigstellung der Qualifikationsschrift bis zum Ende der beantragten Verlängerung erstellt werden. Bitte so konkret wie möglich sein: im SoSe wird folgender Schritt gemacht, im WS dies und jenes etc.
* Bis zum Ende der beantragten Verlängerung muss die Disputation erfolgt sein. D.h., bitte nehmen Sie den voraussichtlichen Disputationstermin im Fortschrittsbericht als Teil des Zeitplanes auf.
* Es müssen im Fortschrittsbericht keine inhaltlichen Angaben über die Qualifikationsschrift gemacht werden. Es geht ausschließlich darum, warum die Verlängerung für die Fertigstellung der Qualifikationsschrift notwendig und wie der Zeitplan für die Fertigstellung inklusive Disputation im Verlängerungszeitraum ist.

Ausschreibung Wimi/MTSV

2025-08-14T10:30:54Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Grundsätzlich gilt: Alle offenen Stellen müssen ausgeschrieben werden.

Achten Sie darauf, dass es für die Finanzierung aus HH (Haushaltsmitteln) und DM (Drittmitteln) unterschiedliche Formulare gibt.

Seit dem 01.05.2025 gilt eine neue Dienstvereinbarung (DV) für vakante Stellen, die nicht ausgeschrieben werden müssen. Die DV regelt auch die Modalitäten von Ausschreibung und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen.

=== Verfahren - Einreichung der Ausschreibungs- und Einstellungsunterlagen ===

# Hochladen der unterschriebenen Ausschreibungsanträge bzw. Einstellungsunterlagen mit ausgefüllter Checkliste in einem PDF in den für Sie freigegeben Order der HU-Box (zur Qualitätssicherung und Einholung der GF-Unterschriften bei SB Haushalt/Personal)
# Infomail an SB Haushalt/Personal, dass neue Unterlagen in die HU-Box geladen wurden.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/bewerbung-einstellung/apps/wiki/stellenausschreibungen/list/view/7969a31d-99f3-420d-9def-192b73c507b4 Intranet: Antrag auf Stellenausschreibung] - Informationen und Formulare inklusive Musterausschreibungstexte und Dienstvereinbarung.

[[Meldepflicht für Ausnahmetatbestände|Intern: Meldeverfahren für Ausnahmetatbestände nach § 165 SGB IX]]

==== Ausfüllhinweise ====

===== Seite 1 =====

====== SapOrgID ======
Link zum [https://www.hu-berlin.de/de/service/zisneu?ifabsessid=h9fl8ot5hqr75thhv6s1ajhkvn&ifab_modus=einrichtungsbaum_sap&zuf=4f19db24df92ac01fb9e47786a2af831 ZIS], OrgID des Bereichs/Lehrstuhls verwenden:

====== Stellen-/BePo/BU-Nr. für HH-Stellen: ======

* eine Liste der BU-Nummern wurde den Bereichen in ihren HU Boxen zur Verfügung gestellt
* Bei Drittmitteln: Stellennummer vergibt das SZF; Drittmittelstellen haben i.d.R. keine BU Nummern

====== Arbeitszeit ======

* (Haushaltsstellen): gem. Richtlinie des Präsidiums (AMB 51/2024) mind. 65 – 67% bei Promotionsstellen und 100% bei Postdoc-Stellen
* Arbeitszeit bei Drittmittelstellen gem. Bewilligungsbescheid
* Abweichungen von der Richtlinie des Präsidiums sind zusätzlich zu begründen („es stehen keine weiteren Haushaltsmittel für einen Stellenanteil von mind. 65% gem. RL AMB 51/2024 zur Verfügung“).

====== Befristungsgrund ======
bei WiMi aus Haushalt: i.d.R. Qualifikationsstellen (Promotion oder Habilitation)

bei habilitierten Personen sind gemäß Richtlinie des Präsidiums auch andere Befristungsgründe möglich

bei WiMi aus Drittmitteln: Ende Projektlaufzeit

====== Vertragslaufzeit beim Erstvertrag ======

# Promotion: 4 Jahre
# Habilitation: 3 Jahre (Achtung: Die Übergangsregelung für befristete Einstellungen zur Novelle des BerlHG, § 110 Abs.6, ist bis 31.12.2025 gem. Mail von Herrn Eichner 28.02.2025 gültig. Siehe dazu unsere Infomail vom 04.03.2025 an die Sekretariate.)

====== PSP Element ======

# Haushalt: S1 PSP des Instituts / der Fakultät
# Drittmittel: D PSP des Projektes (werden bei Projekteröffnung vom SZF vergeben)

===== Seite 2 =====

* Es sind Musterausschreibungstexte verfügbar ("Mustertexte Stellenausschreibungen") - siehe oben Verweise.
* Bitte beachten Sie alle Ausführungen und Hinweise im Rahmen des Ausschreibungs-/Einstellungsverfahrens im Intranet.

====== Beschäftigungsstelle ======
Fakultät/ ZI / Lehrstuhl

====== Aufgabengebiet ======
Vgl. Muster

====== Anforderungen ======
Vgl. Muster

====== Bewerbungsfrist ======
Vgl. Muster, typischerweise 3 Wochen

====== Bewerbungen an ======
Vgl. Muster, für die E-Mailadresse ist eine Funktionsadresse ratsam

====== Arbeitsort mit Straße und PLZ (Pflichtangabe) ======
Nicht Postadresse

Personal

2025-08-14T10:24:22Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
An der Humboldt-Universität werden mehrere Arten von Beschäftigungen unterschieden, die je nach Sachverhalt, verschiedenen Kategorien zugeordnet werden.

Aus der personalrechtlichen Perspektive sind dies

* Beamte
** Wissenschaftliche Beamte auf Lebenszeit (z.B. Professoren)
** Verwaltungs- und Bibliotheksbeamte auf Lebenszeit
** auf Zeit
** auf Probe
** auf Widerruf
* Tarifbeschäftige nach TVL-HU
** Mitarbeiter Technik Service und Verwaltung (MTSV)
** befristete Wissenschaftliche Mitarbeiter (WiMi)
** unbefristete Wissenschaftliche Mitarbeiter (WiMi)
* Studentische Beschäftigte (SHK)
* Auszubildene (Azubi)

'''Relevant für die Arbeit der Sekretariate sind die Tarifbeschäftigten nach TVL-HU und studentische Beschäftigte.'''

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/content/ueberblick Intranet: Tarifbeschäftigte (inkl. Studentische Beschäftigte)]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/dienstvereinbarungen-an-der-hu/list/view/6b6c527e-0e2d-4cfc-9c74-528483cfcc3f Intranet: Dienstvereinbarungen für Tarifbeschäftigte]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/bewerbung-einstellung/apps/wiki/stellenausschreibungen/list/view/7969a31d-99f3-420d-9def-192b73c507b4 Intranet: Stellenausschreibungen] - hier ist die aktuelle Dienstvereinbarung zur Ausschreibung zu finden!

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/dokumente/list/view/fe28d9d5-01d1-4e8e-bb12-e03e1c104dfc Intranet: Dokumente / Formulare]

=== Tarifbeschäftige nach TVL-HU ===
Grundsatz: alle Stellen sind gem. Dienstvereinbarung vom 01.05.2025 bis auf wenige Ausnahmen auszuschreiben.

==== Mitarbeiter:innen Technik, Service und Verwaltung ====

* Diese Gruppe umfasst z.B Sekretariate, Sachbearbeiter:innen (Haushalt/Personal, Prüfungsbüro), Referent:innen, IT-Beauftragte und die Geschäftsführung.
* Die Beschreibung des Aufgabengebiets in der jeweiligen Rolle erfolgt in den BAKs (Beschreibung des Aufgabenkreises). Die lassen sich von der Personalabteilung über die SB Haushalt/Personal anfordern.

==== Befristete Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen ====
Die Mehrzahl von wissenschafltichen Mitarbeiter:innen ist befristet beschäftigt. Die Stellen sind zur eigenen Qualifikation (Promotion, Habilitation) oder für die Arbeit in einem Projekt vorgesehen.

* Unterscheidung nach Qualfikation
** Doktoranten befinden sich in ihrer ersten Qualifikationsphase zur Promotion.
** Die Post-Docs können entweder für ihre zweite Qualifikation (Habilitation) beschäftigt werden oder gehen, dann mit kürzerem Zeitraum, projektbezogenen wissenschaftlichen Aufgaben nach.
* Unterscheidung nach Finanzierung
** Aus Haushaltsmitteln (Teil der Ausstattung des Lehrstuhls)
** Aus Drittmitteln (Projektarbeit)

Rechtliche Grundlagen

* WissZeitVG, §1 Abs.1 (Haushaltsstellen) Abs. 2 (Drittmittelstellen)
* BerlHG §110
* Richtlinie des Präsidiums zur Beschäftigung des befristeten Akademischen Mittelbaus

==== unbefristete Wissenschaftliche Mitarbeiter ====
Unbefristete wissenschaftliche Mitarbeiter:innen übernehmen Daueraufgaben im Bereich Forschung und Lehre.

=== Studentische Beschäftigte ===
Studierende aller deutschen Hochschulen können an der HU als studentische Beschäftigte eingestellt werden. Die Mindestbeschäftigungsdauer beträgt 24 Monate.

Rechtliche Grundlagen: § 121 BerlHG, Studentische Hilfskräfte

=== Dienstliche Zuordnung von Beschäftigten ===
MTSV sind entweder den jeweiligen Professuren zugeordnet (Lehrbereichssekretariate) oder der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien (Sachbearbeiter:innen (Haushalt/Personal, Prüfungsbüro), Referent:innen, IT-Beauftragte und die Geschäftsführung).

Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen sind in der Regel den jeweiligen Professuren zugeordnet, ungeachtet ob sie aus Haushalts- oder Drittmitteln finanziert werden. Dauerhaft beschäftigte WiMis können auch der Fakultät / dem IZ selbst zugeordnet werden.

Studentische Beschäftigte sind grundsätzlich den jeweiligen Professuren zugeordnet.

Steuer-ID für ausländische Gäste und Vertragspartner

2025-08-12T12:05:34Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
Bis zum 06. Juli 2025 galt, dass alle ausländischen Gäste, welche eine Zahlung von der HU erhalten, eine deutsche Steuer-ID benötigen, die durch die Sekretariate beantragt werden musste. (Deutsche Staatsbürger haben automatisch eine deutsche Steuer-ID).

Nach einer neuesten Regelung vom 07. Juli 2025 muss man keine persönlichen Steuer-IDs für ausländische Gäste mehr beantragen, wenn diesen NUR Reisekosten erstattet werden UND KEIN Honorar gezahlt wird. Denn in diesem Fall handelt es sich um eine reine Auslagenerstattung.

Erhalten ausländische Gäste jedoch ein Honorar, z. B. für Vorträge oder Lehrveranstaltungen, brauchen diese zwingend eine sogenannte "Steuer-ID".

Die Steuer-ID wird nicht benötigt, wenn die Personen die Leistung im Ausland erbringen.

=== Praxishilfe: Beantragung einer deutschen Steuer-ID ===
Auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen kann man das Formular über die Suchfunktion (Suchbegriff "010250" eingeben) suchen und herunterladen. Da dies für ausländische Gäste nur schwer nachzuvollziehen ist, füllen die Lehrstuhlsekretariate idealerweise das Formular online aus.

Da für die Beantragung die Kopie eines Ausweises (beidseitig, Reise- oder Personalausweis möglich) eingereicht werden muss, fragen die Lehrstuhlsekretariate diese vorher vom Gast an. So können idealerweise für das Formular die Daten übernommen werden. Nach dem Ausfüllen wird es als PDF heruntergeladen und an den Gast zur Kontrolle und Unterschrift gesendet. Ausfüllhinweise finden sich im Intranet.

Eingereicht werden können das Antragsformular und die Ausweiskopie per Post oder E-Mail.

Die Bearbeitungszeit liegt bei etwa vier Wochen. Bitte darauf achten, dass die Antwort an die HU und dort an die absendende Person geht. Eine Kopie erhält das SZF, das Original wird dem Gast ausgehändigt.

Buchung von Reiseleistungen

2025-08-12T12:00:55Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
Typischerweise müssen im Zuge von Dienstreisevorbereitungen auch Reiseleistungen gebucht werden.

Es gibt keine Verpflichtung zur Benutzung bestimmter Portale o.ä., sofern dabei die Vorgaben der Dienstreiseordnung und des BRKG nicht überschritten werden. Im Gegensatz zu anderen Beschaffungen werden Reiseleistungen nicht über Ariba abgewickelt.

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/abrechnung-von-dienstreisen/list/view/bbda7eb7-4add-48e8-8e79-33fe0a32a25f Intranet - Unterkunft]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/a7cad117-eebf-40ec-9200-91c1216e9cc2/apps/wiki/3c0260f8-68ae-46af-bc39-800baf28a91b/list/view/168eb44b-4c31-445e-b6f2-6c0e212f666a?currentLanguage=NONE Intranet - Vertragspartner]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/reiseplanung-2/list/view/1d50fb0b-406b-474c-8a32-4800b8cee4b2?currentLanguage=NONE Intranet - Beschaffung von Fahrt- und Flugtickets]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/a7cad117-eebf-40ec-9200-91c1216e9cc2/apps/wiki/3c0260f8-68ae-46af-bc39-800baf28a91b/list/view/5e7f6e82-b779-409d-b4f3-3d678d565add Intranet - Beschaffung von DB-Tickets]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/faq-von-a-z/list/view/642f1f34-9234-4f8d-a601-c816c88509de Intranet - Private Bahncards]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/a7cad117-eebf-40ec-9200-91c1216e9cc2/apps/wiki/da91082d-c4c7-4363-8b47-e20baebf13c9/list/view/9a7b5749-0726-4e5e-84ea-aa2fd4c9d871 Intranet - Tagegelder]

=== Unterkünfte ===
Bei Unterkünften sollte wenn möglich auf Rahmenvertragspartner zurückgreifen. Vorteil: Der Rechercheprozess entfällt, ein Kostenvergleich ist nicht mehr erforderlich.

=== Beschaffung von Fahrt- und Flugtickets ===
Wenn das Lehrstuhlsekretariat die Fahrt oder den Flug nicht nur recherchieren sondern auch buchen soll und dabei keine Kreditkarte zu Verfügung steht, kann auf das Reisebüro ''Reiseland'' zurückgegriffen werden.

==== Beschaffung von DB-Tickets ====
Die Reisenden beschaffen bevorzugt selbst ihre Fahrkarten unter Verwendung von Sparpreisen mit einer Bahncard.

Wenn DB Tickets beschafft werden, wird erwartet, dass zumindest für die Hinfahrt Sparpreise gebucht werden. Für die Rückfahrt können Flextickets gebucht werden, wenn nicht klar ist, wann genau die Rückreise angetreten werden kann.

==== Private Bahncards ====
Die sind grundsätzlich erstattungsfähig, lohnen sich also insbesondere für die dienstreisende Person.

=== Verpflegung und Kosten - Tagegelder ===

==== Mittag- und Abendessen ====
An der HU werden keine Belege für Mittag-und Abendessen bei der Abrechnung eingereicht, stattdessen gibt es das sogenannte pauschale Tagegeld, welches nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) pro Kalendertag veranschlagt wird.

Der Satz richtet sich nach der Dauer einer Dienstreise (Abreise und Ankunft von/ an Wohnung o.Ä.) und dem entsprechenden Dienstreiseort (Inland vs. Ausland). Tagegelder werden, sollte eine Verpflegung anderweitig stattfinden, gekürzt.

==== Frühstück ====
Einen Sonderfall stellt dabei das Frühstück dar, solange es im Hotelpreis inklusive ist bzw. dort auf der Rechnung ausgewiesen wird. Solange die Vorschriften für den Hotelpreis beachtet werden, wird das Frühstück vollumfänglich erstattet und das Tagegeld auch nur um 20% gekürzt.

Einladung und Abrechnung von Gästen

2025-08-12T11:55:08Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Für Gäste der HU (das sind HU-externen Personen, die an die HU eingeladen wurden, normalerweise für die Teilnahme an einer wissenschaftlichen Veranstaltung) können Kosten, die im Zusammenhang mit dem Dienstgeschäft an der HU entstanden sind, erstattet werden.

Gilt die Einladung nicht nur für die Übernahme von Reise- und Übernachtungskosten, sondern inkludiert sie auch ein Honorar, wird die rechtliche Grundlage über einen Vertrag für einen Gastvortrag hergestellt und via Rechnungsstellung abgerechnet.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/gaeste-der-hu/list/view/f5ca37f6-fad0-43e7-b5cf-5998331bd746 Intranet: Gäste/ Berufung/ Berufungskommission]

=== Fristen für die Abrechnung der entstandenen Kosten ===
Auch für Gäste gilt die Abrechnungsfrist von 6 Monaten nach dem Dienstgeschäft an der HU. 

=== Einladung ===
* Das Lehrstuhlsekretariat füllt die Einladung aus.
*Daten des Gastes abfragen
* Neben den auf der Einladung anzugebenden Daten unbedingt Startort und Zielort, Anfahrts- und Abfahrtsdauer und Kontodaten abfragen, (wenn am Ende etwas abgerechnet werden soll). Die Zeiten haben Konsequenzen für die Ansprüche (Häufig: Hotelkosten, obwohl die Fahrt ohne Probleme am gleichen Tag möglich wäre).
==== Ausfüllhilfe - typische Probleme ====
===== Angaben =====
Fakultät: ZI oder ETF, Institut: BIT bzw. IKT.
===== Tagegelder =====
werden grundsätzlich verneint.
===== Anteilige Erstattung =====
Die anteilige Erstattung der Reisekosten wirkt als Obergrenze.
===== Verbindung mit Privater Reise =====
Fehlt auf dem Formular, hat aber Konsequenzen für die Kostenübernahme und Abrechnung.
===== Steuer ID - ggf. beantragen oder Abrechnung vermeiden =====
*Es gilt, dass jede Person, die von der HU eine Auszahlung erhält, über eine deutsche Steuer-ID verfügen muss.
*Die Beantragung für ausländische Gäste geht vollständig online. Bearbeitungszeit: mehrere Wochen.
*Wenn der Gast nur die Reise- und Übernachtungskosten erstattet bekommt und *kein* Honorar, ist eine deutsche Steuer-ID nicht nötig.

==== Weiterverarbeitung ====
Bei dem Formular Einladung /Kostenzusage für Reisekosten für Gäste der HU ohne Honorar wird der/die Mittelverantwortliche (G2) nur in Kenntnis gesetzt. Eine Unterschrift durch die G2 ist erst bei der Abrechnung nötig.

Auch der/die GD bzw. der/die Dekan:in ist an keiner Stelle in das Verfahren involviert, es sei denn, er/sie selbst lädt den Gast ein.

Die Reisekostenabrechnung des Gastes muss dem Lehrstuhlsekretariat vorgelegt werden, welches sie kontrolliert und ggf. Belege nachfordert oder mit Bitte um Änderung zurückweist. Wenn alles in Ordnung ist, reicht das Lehrstuhlsekretariat die Abrechnung bei der Reisestelle ein.

Nach erfolgter Bearbeitung durch die Reisestelle erfolgt die Auszahlung nach der Mittelfreigabe durch G1 und G2 (wie üblich, über xSuite). 

=== Abrechnung von Gästen ===
==== Ausfüllhilfe ====
===== Angaben zum Zahlungsempfänger =====
*Angabe zum Gast: HU Gäste, Mitglieder von Berufungskommissionen, Berufungsverhandlungen
===== Schilderung des Reiseverlaufs =====
*Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, muss nicht jede einzelne Fahrt aufgelistet werden
*Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr nachts (Ankunft Wohnort).
===== Vorherige Kostenübernahme =====
Falls beantragt, bei der Abrechnung darauf achten, dass keine Dopplung bei den entstandenen Kosten vorliegt.
===== Reise im Zusammenhang mit einer Privat-/Urlaubsreise =====
Siehe oben
===== Verpflegung =====
Auf Grundlage dieser Angaben wird ggf. das Tagegeld gekürzt.
Unterkunft
===== Übernachtung =====
* Gleiche Angabe zur Überschreitung wie bereits im Dienstreiseantrag genannt.
* Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

===== Notwendige Fahrten am Dienstort =====
Gemeint sind die Fahrten zwischen Hotel und Veranstaltungsort
===== Auflistung entstandener Kosten =====
*Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise.
*Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden.
*Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.
==== Weiterverarbeitung ====
Nach Prüfung der Reisekostenabrechnung des Gastes zur Unterschrift G1 und G2 vorlegen, anschließend bei der Reisekostenstelle einreichen und den Gast von der Einreichung in Kenntnis setzen. Er wird von der Reisestelle über die erfolgte Bearbeitung informiert.

Reisekostenabrechnung

2025-08-12T11:22:37Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem/der Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle versandt werden.

Nach der Bearbeitung durch die Reisestelle (Bearbeitungsdauer: bis zu 4 Wochen) erhält die dienstreisende Person eine E-Mail von der Reisestelle, in der die Weiterleitung der Reisekostenabrechnung an die Kasse verkündet wird. Der E-Mail ist darüber hinaus auch eine Abrechnung beigelegt. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden.

Die Mittelfreigabe für die Auszahlung der Reisekostenabrechnung erfolgt über xSuite (G1-G2 Genehmigungsschleife.)

=== Fristen für die Einreichung ===
von RKA: spätestens 6 Monate nach der Dienstreise

von Antrag auf Abschlagszahlung: spätestens 2 Wochen vor Dienstreiseantritt

=== Ausfüllhinweise ===

==== Schilderung des Reiseverlaufs ====

* Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt, es sei denn, Taxis oder Mietwagen wurden genutzt.
* Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort) in der Nacht.

==== Verpflegung ====
Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.

==== Unterkunft ====

* Gleiche Angabe wie beim Dienstreiseantrag nennen, wenn der Höchstsatz überschritten wird
* Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

==== Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen ====
Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.

==== Auflistung entstandener Kosten ====

* Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise!
* Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden (z.B. Busticket).
* Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.

Reisekostenabrechnung

2025-08-12T10:20:14Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Reisekostenabrechnungen für HU-Mitarbeiter:innen benötigen nur die Unterschrift von dem/der Dienstreisenden und können direkt per E-Mail an die Reisestelle versandt werden.

Nach der Bearbeitung durch die Reisestelle (Bearbeitungsdauer: bis zu 4 Wochen) erhält die dienstreisende Person eine E-Mail von der Reisestelle, in der die Weiterleitung der Reisekostenabrechnung an die Kasse verkündet. Der E-Mail ist darüber hinaus auch eine Abrechnung beigelegt. Diese Abrechnung sollte kontrolliert werden.

Die Mittelfreigabe für die Auszahlung der Reisekostenabrechnung erfolgt über xSuite (G1-G2 Genehmigungsschleife.)

=== Fristen für die Einreichung ===
von RKA: spätestens 6 Monate nach der Dienstreise

von Antrag auf Abschlagszahlung: spätestens 2 Wochen vor Dienstreiseantritt

=== Ausfüllhinweise ===

==== Schilderung des Reiseverlaufs ====

* Fahrten am Geschäftsort mit: „ÖPNV“ ist ausreichend, nicht jede einzelne Fahrt, es sei denn, Taxis oder Mietwagen wurden genutzt.
* Die Zeiten sind relevant, da sie bestimmte Ausgaben, wie Hotel und Taxi, rechtfertigen können. Als zumutbar gelten Reisezeiten zwischen 06 Uhr morgens (Verlassen des Wohnorts) und 24 Uhr (Ankunft Wohnort) in der Nacht.

==== Verpflegung ====
Auf Grundlage dieser Angaben wird das Tagegeld gekürzt.

==== Unterkunft ====

* Gleiche Angabe wie beim Dienstreiseantrag nennen, wenn der Höchstsatz überschritten wird
* Übernachtung mit Ehepartner:in oder anderen Person ohne Anspruch: Wird hier ein Ja gesetzt, wird grundsätzlich, teilweise hälftig, gekürzt, es sei denn, das Hotel verfügt nur über Doppelzimmer oder die Differenz zwischen EZ und DZ kann ausgewiesen werden. Aufgrund der Abgaben vor Ort wird ein Fall der Kostengleichheit immer seltener.

==== Vorauszahlungen, Abschlagszahlungen ====
Wenn eine Abschlagszahlung erfolgt ist, bitte Frist für Abgabe beachten und bei der Einreichung die zugeordnete Nummer angeben.

==== Auflistung entstandener Kosten ====

* Belege einreichen – keine reinen Buchungsbestätigungen, sondern Zahlungsnachweise!
* Für Beträge unter 10 Euro gibt es keine Belegpflicht, derartige Beträge müssen dann aber über die Erläuterung plausibilisiert werden (z.B. Busticket).
* Ausländische Währungen: Verursachen höheren Aufwand, da die jeweiligen Wechselkurse herausgesucht und die Umrechnung angegeben werden muss. Empfehlung: Wenn die Zahlung per Karte erfolgt ist, die Angabe vom Konto nehmen.

Dienstreiseantrag & Antrag auf Abschlagszahlung

2025-08-12T10:13:08Z

Heckehel:

[[Datei:Genehmigungsprozess Dienstreise01.pdf|mini|Genehmigungsprozess Dienstreise Professor:in (Fachvorgesetzte:r ist Dekan:in bzw. GD)]]
[[Datei:Genehmigungsprozess Dienstreise02.pdf|mini|Genehmigungsprozess Dienstreise Dekan]]
[[Datei:Genehmigungsprozess Dienstreise03.pdf|mini|Genehmigungsprozess Dienstreise Wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in (Fachvorgesetze:r ist Lehrstuhlinhaber:in)]]

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/dokumente/list/view/c960057e-dd90-4fed-a8c0-5c35ecfa0ab7 Intranet: Dokumentenportal Mobilität und Reisen]

=== Antragsfrist und Antragsformular ===
* Wer eine Dienstreise plant, muss mindestens vorher einen Dienstreiseantrag stellen und von seinen/ihren Vorgesetzten genehmigen lassen. Ohne diesen kann keine Dienstreise angetreten werden.
* Ohne genehmigten Dienstreiseantrag gibt es keine Erlaubnis, Versicherung oder Kostenerstattung.
* Den Antrag findet man im Intranet, bitte unbedingt das neuste Dokument nutzen, sonst wird es von der Reisestelle nicht bearbeitet.
==== Genehmigungskette ====
* Es ist darauf zu achten, die Genehmigungskette unbedingt einzuhalten. Dazu gibt es verschiedene Darstellungen, je nach Statusgruppe (siehe Grafiken). Ausnahme: Bei Drittmittelfinanzierten Dienstreisen erfolgt die Mittelfreigabe nicht durch das SZF, sondern die G1 bzw. G1-Vertretung des Projektes.
* Jeder Antrag muss zur SB H/P, egal ob Kosten erstattet werden sollen oder nicht und unabhängig von der Quelle der Mittel.
* Die Formulare werden in Stufen gesperrt, d.h. nach einer Unterschrift bei 3. werden 1 und 2 gesperrt. Es ist also nicht möglich, erst 1 und 3 und danach die 2. signieren zu lassen.
=== Inhaltliche Ausfüllhilfe: ===
==== Reisedauer ====
Grundsätzlich: Tag der Abreise bis zur Rückkehr

Ausnahme bei Dienstreise in Verbindung mit Urlaub: Bei „zum Urlaubsort“, dann endet die Reise zu diesem Zeitpunkt
==== Verkehrsmittel ====
Im Inland ausschließlich Bahn

Mietwagen/Kfz vermeiden

Business Class schwer zu rechtfertigen

1. Klasse Bahn: Gemäß Bundesreisekostengesetz alles ab zwei Stunden Fahrtdauer, in der Praxis ist dies mit Arbeiten während der Fahrt zu begründen.
==== Voraussichtliche Kosten ====
Ankreuzen, ob die reisende Person eine Kostenerstattung von der HU erhalten möchte, oder nicht.

Summen eintragen.
==== Tagegeld ====
Auch als Verpflegungsgeld bekannt. Für An-und Abreisetag wird mit dem halben Satz gerechnet.
==== Übernachtung ====
Die Kostengrenze kann mit Begründung überschritten werden. Bei der Buchung eines Hotels aus der Liste der Hotels mit Rahmenvertrag genügt der Hinweis auf das Bestehen eines Rahmenvertrags und z.B. die Nähe zum Veranstaltungsort. Höchstsätze ergeben sich für das Ausland aus der Tabelle.
==== Erstattung der Reisekosten durch Dritte ====
Wenn z.B. die einladende Institution die Kosten übernimmt, oder die Reise durch andere Geldgeber außerhalb des HU-Haushalts finanziert wird. In diesem Fall erfolgt die Abrechnung der Dienstreisekosten nicht über die HU, sondern den externen Geldgeber.
==== Verbindung der Dienstreise mit Urlaub/privatem Aufenthalt ====
Nach Bundesreisekostengesetz erfolgt die Übernahme für die Kosten der Dienstreise vollständig, solang die Urlaubsdauer 5 Arbeitstage nicht überschreitet.

Aber: Teilweise wird nur der Hinflug an den Urlaubsort erstattet. Werden die 5 Arbeitstage überschritten, werden auch nur die Kosten übernommen, die unmittelbar im Zusammenhang mit dem Dienstgeschäft entstanden sind.

Sobald die Reise mit Urlaub verbunden werden soll, wenden Sie sich bitte zur Abklärung an die Reisestelle.

=== Vorbereitung für die Weiterverarbeitung ===
* Auf der zweiten Seite müssen Vorgesetzte:r, Mittelverantwortlich:er und Dekan:in/Direktor:in unterschreiben. Bitte unbedingt die Reihenfolge einhalten, damit das Dokument nicht gesperrt wird.
* Idealerweise trägt das Sekretariat bereits das PSP-Element und das Sachkonto ein (Inland: 6820000, Ausland: 6820100)

=== Antrag auf Abschlagszahlung ===

==== Allgemein ====
Zwei Gründe sprechen für die Beantragung einer Abschlagszahlung.
* Persönliches Interesse der dienstreisenden Person: wenn hohe Summen im Vorfeld verauslagt werden müssen
* Haushaltsinteresse: Zum Jahresende kann häufig keine Abrechnung mehr erfolgen. Wenn noch Mittel verfügbar sind, können über Abschlagszahlungen Kosten im laufenden Jahr verbucht werden.

==== Ausfüllhilfe ====
Die Reiseleistungen müssen zum Zeitpunkt des Ausfüllens des Dienstreiseantrages noch nicht zwingend gebucht worden sein. Es reicht, wenn plausibel gemacht werden kann, dass die genannten Kosten entstehen werden. Für die Übernachtungskosten können auch die Sätze gemäß des Bundesreisekostengesetzes und für Übernachtungen im Ausland nach der Tabelle angegeben werden.

Mobilität & Reisen

2025-08-12T09:54:59Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
Unter Mobilität werden die Dienstreisen von Internen wie Externen und die Einladung von Gästen verstanden. Neben der Dienstreise gibt es auch noch die Entsendung, beide Begriffe werden an der HU allerdings synonym verwendet.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/dienstreisen/list/view/03431d8c-89a7-4e23-a0d1-697170fd7ac0 Intranet: Mobilität & Reisen]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/mobilitaet-reisen/apps/wiki/dokumente/list/view/c960057e-dd90-4fed-a8c0-5c35ecfa0ab7 Intranet: Dokumentenportal]

[[Dienstreiseantrag & Antrag auf Abschlagszahlung|Intern: Dienstreiseantrag und Antrag auf Abschlagszahlung]]

[[Reisekostenabrechnung|Intern: Reisekostenabrechnung]]

[[Einladung und Abrechnung von Gästen|Intern: Einladung und Abrechnung von Gästen]]
=== Dienstreisen an der Humboldt-Universität ===
An der Humboldt-Universität ist es grundsätzlich für alle Mitarbeiter:innen möglich, eine Dienstreise bzw. Entsendung zu beantragen. Grundsätzlich definieren beide Begriffe einen dienstlichen Aufenthalt außerhalb der gewöhnlichen Arbeitsstätte. An der HU werden beide Begriffe synonym behandelt.

Voraussetzung für den Reiseantritt ist die Beantragung und Genehmigung der Dienstreise. Die Reisekosten können nur dann erstattet werden, wenn die Dienstreise vor Beginn des Dienstgeschäftes beantragt und genehmigt wurde. Rückdatierung von Dienstreiseanträgen ist nicht zulässig.

Zu unterscheiden ist davon die Einladung von Gästen.

==== Prozess der Beantragung und Erstattung ====

===== Aufwand für Planung und Beantragung =====
An der HU sind im Prozess der Beantragung einer Dienstreise mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Befugnissen involviert.

Neben der dienstreisewilligen Person sind dies deren Vorgesetzte, das Lehrstuhlsekretariat, die/der Mittelverantwortliche, die/der geschäftsführende Direktor/in bzw. die/der Dekan:in, deren/dessen Sekretariat und die Mitarbeiter:innen in der Reisestelle.

Lehrstuhlsekretariate sind grundsätzlich in ihrem Bereich für die Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen verantwortlich. Je nach Absprache sind sie dabei in unterschiedlichem Ausmaß in die Prozesse involviert, häufig übernehmen sie für die Professor:innen einen Großteil des gesamten Prozesses während sie bei den wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen nur prüfen und unterstützen.

In der Vorbereitung umfassen diese Aufgaben die Recherche von Kosten und ggf. Buchung von Unterkünften und Fahrten, Erstellen von Preisvergleichen, ggf. das Formulieren von Begründungen, das Ausfüllen des Dienstreiseantrags, dem Prüfen von Angaben. In der Nachbereitung wird die Reisekostenabrechnung (RKA) der Lehrstuhlinhaber:innen von den Lehrstuhlsekretariaten erstellt.

===== Erstattung =====
Die erstattungsfähigen Ausgaben definiert das Bundesreisekostengesetzes. Darüber hinaus gilt die HU-Dienstreiseordnung und die Ausführungsbestimmungen.

Je nach Genehmigung und verfügbarem Budget übernimmt die Humboldt-Universität alle oder eine Teil der Kosten. Grundsätzlich müssen Dienstreisende die anfallenden Kosten erst verauslagen und sich später wiedererstatten lassen. Bei sehr hohen Kosten ist eine Abschlagzahlung bis zu 80% der Gesamtkosten möglich.

==== Kostenübernahme für Externe und Einladung von Gästen ====
Auch Studierende, Doktoranten ohne Beschäftigungsverhältnis und externe Personen können, solange ein dienstlicher Zusammenhang besteht, eine Dienstreise beantragen und sich diese erstatten lassen. Bitte klären Sie dies vorher mit der Reisestelle ab.

Sollen Gäste, zum Beispiel zu Konferenzen eingeladen und ihre Kosten übernommen werden, ist auch das möglich und üblich. Die Lehrstuhlsekretariate übernehmen hierbei die Kommunikation mit den Gästen und stimmen die Reiseplanung und Kosten ab. Auch hierbei müssen jedoch die Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes beachtet werden.

=== Praxisprobleme ===
LÖSCHEN

=== Praxishilfe ===
Auf den Unterseiten zur Mobiltät (Intranet) finden sie Ausfüllhilfen zu den Formularen und vertiefende Informationen. Über die Berufliche Weiterbildung der HU können Sie die entsprechenden Kurse belegen. Dort werden Ihnen die Grundlagen vermittelt.

Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)

2025-08-12T08:07:52Z

Heckehel: /* Allgemein */

=== Allgemein ===
In der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien gibt es für die nach der Bewirtungsrichtllinie und Auslagenerstattung erforderliche Vorab-Genehmigung durch die Geschäftsführung ein separates Formular, sodass die Anfragen über E-Mail entfallen.

=== Verweise ===
[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering]]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]

=== Prozess ===
Bitte verwenden Sie dieses Formular für Genehmigungsanfragen und senden Sie es *über die SB Haushalt und Personal* der Geschäftsführung zur Unterschrift zu. So können die Sachbearbeiter:innen Haushalt und Personal direkt prüfen, ob noch ausreichend Mittel für Ihr Anliegen vorhanden sind. Die SB Haushalt und Personal legen die Formulare der Geschäftsführung zur Entscheidung vor.

Mit der Unterschrift der GFTheol haben Sie eine Dokumentation, dass Sie die Bewirtung durchführen dürfen / Ihre Barauslage erstattet bekommen. Das Formular gilt für Sie als Dokumentation der Genehmigung, auch gegenüber Hotels oder Restaurants sowie der Kasse bei der Abrechnung der Kosten.

=== Ausfüllhilfe ===

==== Felder ====
Als Antragssteller:in füllen Sie bitte alle Felder unter "Antrag" aus.

Aus dem ''drop-down Menü'' können Sie den Vorgang auswählen, für den Sie die Vorab-Genehmigung einholen möchten.

* Wenn eine Ausgabe für Aufmerksamkeiten und/oder Bewirtung o.ä. beantragt werden soll, wählen Sie bitte die passende Kombination aus. In den Feldern darunter können Sie auswählen, ob eine Barauslagenerstattung erfolgen soll. Dies ist z.B bei Aufmerksamkeiten häufiger der Fall.
* Wenn die Barauslagenerstattung nicht für Aufmerksamkeiten bzw. Bewirtung beantragt werden soll, sondern für z.B. Büromaterial, Mitgliedschaften etc., wählen Sie bitte "für sonstige Ausgaben, die nicht über SAP-Ariba oder Rechnungsstellung erfolgen können" und wählen "mit Barauslagenersattung aus."

Unter ''Anlass'' geben Sie, je nach Sachverhalt, an, ob es sich z.B um eine Konferenz, Kommissionssitzung, Geschenke für eine Person oder z.B. um eine Mitgliedschaft handelt.

Sollte es sich um eine ''Veranstaltung'' (z.B. Konferenz) handeln, füllen Sie bitte die Felder in diesem Abschnitt aus. Bei Personen ist die Gesamtzahl anzugeben, bei Externen jene Personen, bei denen es sich nicht um HU-Angehörige handelt.

Im Feld ''Weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung mit Begründung'' machen Sie bitte weitere Angaben zur Ausgabe und Veranstaltung (bei voraussichtlich wem wird was zu voraussichtlich welchen Preisen erworben) und begründen die Ausgabe gemäß der Bewirtungsrichtlinie bzw. des Rundschreibens zur Barauslagenerstattung.

Wenn es im Rahmen einer Veranstaltung mehrere genehmigungspflichtige Vorgänge gibt (z.B. Barauslage für Aufmerksamkeiten + Catering aus repräsentativen Grünen), reicht ein Formular mit allen notwendigen Informationen.

==== Formulierungshilfen zur Begründung ====
''Diese Formulierungen sind nicht abschließend zu verstehen!''

===== Aufmerksamkeiten =====

====== Fall 1 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass bei dem HU-Externe anwesend sind. Die Veranstaltung dauert länger als eine Stunde.

====== Fall 2 ======
Es handelt sich um einen dienstlichen Anlass, bei dem zwar nur HU-Mitarbeiter anwesend, der aber länger als drei Stunden inklusive Pausen dauert.

===== Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen =====
Die Veranstaltung findet nicht mehr als einmal im Semester statt und dauert mindestens fünf Stunden. Es handelt sich um einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz und es besteht ein ganz überwiegendes universitäres Interesse an einem günstigen Arbeitsablauf. Es ist terminlich nicht möglich, die Veranstaltung direkt vor oder nach dem Mittagessen stattfinden zu lassen oder eine längere Pause zur Eigenversorgung anzubieten, ohne den Ablauf zu verzögern. Die Bewirtung erfolgt innerhalb des Veranstaltungszeitraums.

===== Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen =====

====== Fall 1 ======
HU-Externe sind in der Mehrheit, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten.

====== Fall 2 ======
Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen: Es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Veranstaltung ist mit der Aufgabenerfüllung der Universität verbunden und die HU ist nach dem üblichen Gebot der Höflichkeit gehalten, eine Bewirtung anzubieten. HU Interne sind in der Mehrheit, weshalb nur die Kosten für die Gäste übernommen werden kann.

====== Fall 3 ======
Es ist eine Veranstaltung des akademischen Gemeinschaftslebens welche durch das Dekanat bzw. die Geschäftsleitung der ZI organisiert wurde, es gibt eine Außenwirkung gegenüber der Öffentlichkeit, die Teilnahme ist für alle HU-Mitglieder und der Öffentlichkeit möglich und sie findet nicht mehr als zweimal im Jahr statt.

===== Repräsentationsaufwendungen =====
Es handelt sich um einen besonderen Anlass, weshalb ein Geschenk angemessen ist.

===== Barauslagenerstattung =====
Die Beschaffung über Ariba war nicht möglich, da die Zahlungsmethode Rechnung nicht angeboten wurde und ein anderer Anbieter das Produkt nicht im Angebot führte / nicht rechtzeitig liefern konnte.

Die Beschaffung über Ariba war nicht möglich, da dies unverhältnismäßig hohe Kosten verursacht hätte.

Rahmenverträge

2025-08-12T08:00:15Z

Heckehel: /* Allgemein */

=== Allgemein ===
In großen Organisationseinheiten wird häufig mit Rahmenverträgen gearbeitet. Die HU ist hier keine Ausnahme. Mit Rahmenverträgen werden grundlegene Einigungen und Konditionen für zukünftige Verträge festgelegt.

An der HU gibt es diese Verträge vor allem im Bereich der Beschaffung, zum Beispiel für Büromaterial, IT und auch Hotels.

Neben den Rahmenverträgen, welche die HU selber abgeschlossen hat, kann sie jedoch auch auf bestimmte Rahmenverträge des Landes Berlin zurückgreifen. So können (und müssen) Möbel und Betriebseinrichtungen grundsätzlich aus den Katalogen des Landesverwaltungsamts bestellt werden.

Für die Administration reduzieren Rahmenverträge den Aufwand deutlich, da die Suche nach Vergleichsangeboten nicht mehr erforderlich ist und Bezahlung sowie Lieferung eindeutig geregelt sind.

Zugleich bedeuten Rahmenverträge aber auch, dass die Bestellung des gleichen oder eines ähnlichen Produkts über einen anderen Lieferanten begründet werden muss.

=== Verweise ===
[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst Referat Beschaffung]

[[Buchung von Reiseleistungen|Intern: Buchung von Reiseleistungen]]

Barauslagenerstattung

2025-08-12T07:58:11Z

Heckehel:

=== Allgemein ===
Grundsätzlich sollen alle Beschaffungsprozesse über ARIBA und / oder auf Rechnung erfolgen.

Die Auslagenerstattung gilt nur in Ausnahmefällen und nur für HU Mitarbeitende. Voraussetzung für eine Auslagenerstattung ist die Vorab-Genehmigung durch die GF.

Die Erstattung wird mit dem Formular „Antrag auf Auslagenerstattung für Angehörige der HU Berlin“ beantragt und durch die G2 genehmigt.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Auslagenerstattung]

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]]

[[Bewirtung und Catering|Intern: Bewirtung und Catering - vorher lesen]]

=== Prozess ===
Aufgrund der hohen Anforderungen ist der Prozess aufwendiger und mit einigen Fallstricken versehen. Eine vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung ist notwendig, dafür wird das Formular der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien verwendet.

==== Auslagenerstattung <150 Euro ====
Wenn kein anderer Beschaffungsweg möglich ist oder Kosten-Nutzen unverhältnismäßig sind (z.B. bei der Beschaffung von Kaffee und Keks für eine Veranstaltung).

==== Auslagenerstattung >150 Euro ====
Grundsätzlich nicht möglich. In absoluten Ausnahmefällen, nach vorheriger Absprache mit GF, kann dennoch erfolgen (z.B. Kauf von Lizenzen / Software, die nur mit Kreditkarte erworben werden können).

==== Aufmerksamkeiten & Bewirtung ====
Bewirtungsrichtlinie beachten.

==== Auslagen ohne vorherige Genehmigung (Ausnahme) ====
LÖSCHEN

=== Ausfüllhilfe ===

* Bitte achten Sie immer auf die aktuellen Formulare – diese sind mit dem o.g. Link zu erhalten. Leider gibt es immer noch alte Erstattungsformulare auf anderen Intranetseiten.
* Die Personalnummer finden Sie im ESS, das Sachkonto in der Kontierungshilfe, die Kostenstelle übers ZIS.

=== Einreichung ===
Vgl. [https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet] - Auslagenerstattung

Genehmigung durch die GF anfügen.

=== Rechtsgrundlagen ===
Es gilt die Dienstanweisung von VPH, 27.03.2024.

Bewirtung und Catering

2025-08-12T07:42:30Z

Heckehel: /* Erstattung von Aufmerksamkeiten */

=== Allgemeines ===
Während im Arbeitstalltag sich die Mitarbeiter:innen der HU selbst versorgen, ist dies bei längeren Veranstaltungen zu Weilen nicht möglich. Auch für Gäste muss häufig eine Versorgung bereitgestellt werden.

Gergelt wird das in der Richtlinie zur Erstattung von Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen der Humboldt-Universität zu Berlin:

''„Grundsätzlich sind Aufwendungen für Nahrung Privatangelegenheit und aus dem privaten Einkommen oder Vermögen eines jeden Einzelnen zu bestreiten. Das gilt auch für Essen und Getränke im Rahmen der täglichen Arbeit am Arbeitsplatz der HU. Die Erstattung von Aufmerksamkeiten und Bewirtungen an der HU sind daher immer Ausnahmetatbestände. Aus diesem Grund gilt grundsätzlich, bei den Veranstaltungen und Sitzungen entsprechend lange Pausenzeiten einzuplanen, die den Teilnehmenden eine Gelegenheit zur Verpflegung in den umliegenden Mensen, Cafeterien und Restaurants ermöglichen. Falls diese aufgrund einer Ausnahmesituation (wegen entgegenstehender Öffnungszeiten/nicht vorhandener Kapazitäten) oder aufgrund eines außergewöhnlichen Anlasses (ausnahmsweise fehlende Angemessenheit) nicht genutzt werden können, ist dies in der Begründung der Bewirtung darzulegen.“''

Für größere Veranstaltungen mit externen Gästen kann daher regelmäßig ein Catering bestellt werden. Die Bewirtungsrichtlinie unterscheidet Repräsentationsaufwendungen, kleine Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen.

Für alle Fälle gilt: Vorher die Bewirtungsrichtlinie prüfen und wie dort vorgesehen die Genehmigung der Geschäftsführung einholen.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/689e6922-f813-4c3b-8a87-0d504e7659ad/apps/wiki/9de9873a-0bc6-4841-8cbe-89f2e25a3891/list/view/b5778663-6708-4f4c-bf82-42aa30c39338 Intranet: Catering] - u.a. Bewirtungsrichtlinie

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/c6607106-84ca-408b-947f-e09e2edc5167/list/view/2157f835-40b9-48ce-ba7c-63b8c44a0e2f Intranet: Abrechnung von Bewirtungen] - u.a Bewirtungsrichtlinie und das Formular

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/7aef952c-ceba-4ff5-abe9-f080631ea8c9/apps/wiki/2f4c3c34-8fe0-4361-b5fa-62672102d33b/list/view/0d0dcf50-a7f2-4bc6-8f47-b83ff08af09a Intranet: Barauslagenerstattung]

[[Barauslagenerstattung|Intern: Barauslagenerstattung]]

[[Vorab-Genehmigungen durch GF (Bewirtung und Auslagen)|Intern: Vorab-Genehmigungen durch GF]]

=== Unterscheidung von Repräsentationsaufwendungen, Aufmerksamkeiten und Bewirtungsaufwendungen ===

==== Erstattung Repräsentationsaufwendungen ====
Darunter fallen auch nicht-Lebensmittel.

==== Erstattung von Aufmerksamkeiten ====

* Mit Aufwendungen für Aufmerksamkeiten sind diejenigen Aufwendungen für Speisen und Getränke gemeint, die – als übliche Geste der Höflichkeit – Gästen der HU angeboten werden.
* Als Aufmerksamkeit gilt auch diejenige Verpflegung, die unerlässlich ist, um die Kontinuität und den ordnungsgemäßen Ablauf einer internen Veranstaltung oder Sitzung zu gewährleisten. Kalte und heiße Erfrischungstränke, Kleinigkeiten zum Verzehr -> Kaffee, Tee, Kekse, Brötchen.
* Ausschluss:
** Ein zweistündiges Seminar erfüllt die Voraussetzungen nicht! Interne Feier (z.B. Weihnachtsfeier, Verabschiedung eines Kollegen) können auch nicht abgerechnet werden.
** Die Grenze der Unerlässlichkeit bzw. die übliche Geste der Höflichkeit wird überschritten, wenn eine Mahlzeit angeboten, also z.B. ein Mittagessen oder ein Abendessen, serviert wird. In diesem Fall findet eine Bewirtung statt.
* Da hier in der Regel verauslagt wird, wird das Formular für Bewirtungen an das Formular Verauslagungen angehängt.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus organisatorischen Gründen ====

* Notwendig, aber nicht hinreichend: Außergewöhnlicher Arbeitseinsatz + universitäres Interesse an günstigem Ablauf.
* Die Veranstaltung darf nicht mit höherer Frequenz regelmäßig stattfinden.
* Aufgrund der Mindestdauer von 5 Stunden und der häufig bestehenden Möglichkeit, eine längere Pause anzubieten, ist eine derartige Erstattung auf den ersten Blick vergleichsweise schwierig, kann aber gerade bei größeren Gruppen gut begründet werden.
* Die Rechnung wird zusammen mit dem Formular eingereicht.

==== Erstattung von Bewirtungsaufwendungen aus repräsentativen Gründen ====

* v.a Konferenzen mit Außenwirkung für die Öffentlichkeit
* Wenn mehr externe als interne Personen teilnhemen, werden die Gesamtkosten übernommen, ansonsten nur die Kosten für die externen Personen

=== Interner Ablauf ===

==== Aufstellung Budgetplanung und Umfang ====
Neben dem zur Verfügung stehenden Budget (Bezahlung aus Haushalts-, Berufungs- oder Drittmitteln) muss im Vorfeld die Anzahl der Teilnehmer:innen, intern wie auch extern, ermittelt werden, da dies unmittelbare Konsequenzen für die nach der Richtlinie zulässige Ausgabenhöhe hat.

==== Genehmigung durch Leiterin der Struktureinheit ====
Die Geschäftsführung muss jede Form der Bewirtung vorher genehmigen. Dafür gibt es in der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien ein eigenes Formular, welches auch die Auslagenerstattung abdeckt.

==== Preisvergleich bzw. Angebote einholen, wenn notwendig ====

* Sollen nur Aufmerksamkeiten bei Supermärkten beschafft werden, kann auf einen Preisvergleich in der Regel verzichtet werden. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen beachtet werden.
* Beim Catering müssen allerdings fast immer Angebote eingeholt werden, da hier die Preise online in der Regel nicht einsehbar sind.

==== Bei >1000 Euro Nettowert ====
Wenn die Wertgrenze von 1000 Euro überschritten wird, muss ein ordentliches Vergabeverfahren durchgeführt werden.

==== Wenn die Bestellung des Caterings über Ariba läuft: ====

===== Vorgang anlegen (Freitextbestellung: Gastronomie und Bewirtung) und Auftrag versenden =====
Bei Bewirtung in Form eines Caterings wird ein Ariba-Vorgang angelegt und die Rechnung später zusammen mit den anderen Formularen hochgeladen.

===== Event =====
Bei der Durchführung des Events auf Anlieferung und Abholung achten. Teilnehmer:innen verzeichnen, ggf. auch ihre Unterschriften einholen.

===== Rechnungsstellung =====
Die Rechnung für das Catering wird an die Humboldt-Universität adressiert, z.H. des Lehrstuhlsekretariats. Hilfreich ist, wenn auf der Rechnung das PSP-Element des Kostenstelle steht, so kann die Kasse die Rechnung direkt richtig zuordnen.

===== Einreichung =====
* Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmer:innenliste (inkl. Angaben zu Institution und Funktion)
*Preisvergleich / Vergleichsangebote
*ggf. Vergabeunterlagen

==== Wenn Barauslagenerstattung ====
Immer Vorab-Genehmigung der GF notwendig!

===== Einkauf =====
unbedingt Belege aushändigen lassen, Kartenzahlung wegen des Belegs empfehlenswert, ansonsten Bargeld durch die:den Vorgesetzte:n.

===== Event =====
Teilnehmer:innen verzeichnen.

===== Einreichung =====
*an rechnungen@hu-berlin.de, inklusive Belege
*G2-Unterschrift zur Mittelverfügbarkeit einholen
*Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“
*Formular Vorab-Genehmigung durch GF
*Erläuterung zu Umfang und Dauer der Veranstaltung mit Teilnehmerliste mit Angaben zu Institution und Funktion
*ggf. Preisvergleich

=== Ausfüllhilfen ===
Formular „Angaben zu geleisteten Ausgaben für Repräsentations- und Bewirtungsaufwendungen“

* Begründung muss der Bewirtungsrichtlinie entsprechen
* Muss durch G1 unterschrieben werden

Beschaffungen und Vergabeverfahren

2025-08-12T07:28:24Z

Heckehel: /* Allgemeines */

=== Allgemeines ===

Um Liefer- und Dienstleistungen einkaufen zu können, gilt es, eine Vielzahl von Regelungen und Vorschriften zu beachten. [[Datei:Wertgrenzen.png|mini|<big>Wertgrenzen von Verfahren</big>]]Bitte beachten Sie, dass bei der Durchführung der einzelnen Vergabeverfahren unterschiedliche Fristen gelten und unter Umständen bis zu vier Monate vergehen, bis die Leistung beauftragt werden kann.

=== Verweise ===
[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/vergabestelle/pruefschema-verfahren Webseite: Vergaberichtlinie]

[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/formulare Webseite: Vergabeformulare]

[https://intranet.hu-berlin.de/global-search?q=kontierungshilfe&sort=SCORE Intranet: Kontierungshilfe]

=== Ansprechpartner:in ===
Für weitere Informationen laden Sie sich bitte den Vergabeleitfaden herunter:

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an Ihre zuständige Sachbearbeiterin Haushalt und Personal.

=== Fall 1. Produkt/ Dienstleistung <1.000.- netto ===

* in diesem Segment finden die häufigsten Beschaffungen über Ariba statt
* Direktkauf §14 UVgO
* Aufbewahrungsfrist für die Beschaffungsunterlagen: 6 Jahre

==== Beschaffung über den Rahmenkatalog ====
(z.B. derzeit für Büromaterialien: Allpremio)
* hier sind keine Angebotsvergleiche notwendig (Grund: Vereinbarung zwischen HU und Allpremio für Sonderpreise)
==== Beschaffung über Nicht-Katalog-Anforderung ====
* Wenn die gewünschte Ware nicht (oder aufgrund von zu erwartenden längeren Engpässen der Artikel) über die Rahmenkataloge beziehbar ist, dann wird eine Nicht-Katalog Anforderung erstellt.
* Hier ist ein formloser Preisvergleich notwendig, der dokumentiert (screenshot reicht aus) und als Anlage im Ariba-Bestellprozess hochgeladen werden muss.

===== Woher weiß ich, ob der Lieferant in Ariba eingepflegt ist? =====
* Ariba öffnen
* Nichtkatalog anfordern --> runter scrollen --> "alle Lieferanten anzeigen"
* bitte prüfen Sie vor Auswählen des Lieferanten, ob die Daten des Lieferanten stimmig sind, da es mitunter mehrere Anlegungen von Lieferanten gibt (teilweise veraltete Daten usw.). Daher bitte Adresse mit z.B. Impressum vergleichen, dann erst auswählen.
===== Was mache ich, wenn der Lieferant nicht in Ariba angelegt ist? =====
* siehe Blanko Vorlage: Geschäftspartner Stammblatt der Kasse.
* Bitte senden Sie dieses Formular an die Kasse. Der Geschäftspartner wird i.d.R. in 1-3 Tagen in das System eingepflegt, sodass Sie den Lieferanten hinzufügen können.
* Zusatz: Viele Informationen sind bei den Lieferanten in den AGBs oder im Impressum aufgelistet. Falls wichtige Daten fehlen, die in das Stammblatt eingetragen werden sollen, kontaktieren Sie den Lieferanten via Mail oder telefonisch.

==== Beschaffungsprozess ====

===== Anlegung Katalog/Nichtkatalog =====
* Erstellung der Bestellanforderung (zur besseren Zuordnung "Kostenstelle in den Titel setzen_Beschreibung der Ware (zusammenfassend)_laufende Nummer (für Ihre eigenen Beschaffungen)"
* Lieferanschrift: Unter den Linden 6, 10099 Berlin, Deutschland (Ware wird vom Hauptgebäude an die entsprechende dezentrale Zieladresse via (Hauspost gesendet)
* bei Katalog-Anforderungen wird die Kontierung (Sachkonto) meist automatisch eingepflegt, bei Nichtkatalog-Anforderungen ist es erforderlich in der HU-Kontierungstabelle zu schauen, zu welcher Rubrik der Artikel gehört
* Kontierungshilfe ist unter folgendem Link zu finden: https://intranet.hu-berlin.de/global-search?q=kontierungshilfe&sort=SCORE

===== Maske von Ariba =====
* PSP: PSP-Element des Lehrstuhls /des Projektkontos
* Kostenstelle: die sechs letzte Ziffern des PSP-Elements
* Fonds: Grundhaushalt / Drittmittel
* Erwartetes Lieferdatum: lieber großzügigerer Zeitraum (2-3 Wochen)
* Anmerkungen: bei formlosen Preisvergleichen (Fall 1) einen 1-Zeiler verfassen, wieso Lieferant X ausgewählt wurde (wie bei Fall 2 und Fall 3).
* Anlagen: Screenshot der formlosen Preisvergleiche (Fall 1) oder drei schriftliche Angebote (Fall 2) anhängen

* Bestellanforderung ist fertiggestellt und Sie haben alle Daten geprüft.
* Bitte wählen Sie oben rechts in der Anforderung die drei Punkte "..." aus. Die Anforderung wird dadurch geprüft, mögliche Fehler in der Anforderung können nun korrigiert werden.

===== Die Bestellung wurde vollständig genehmigt, wie kann ich die Nichtkatalog-Bestellung beim Lieferanten auslösen? =====
* Bei Erstellen der Anforderung ist die Anforderung als PR. betitelt. Nach Genehmigung generiert das System die 34…Bestellnummer.
** Bitte gehen Sie in die entsprechende Anforderung rein und klicken die blaue 34er Nummer an
** Bestellanforderung wird angezeigt --> oben rechts klick auf --> in SAP Procurement anzeigen
** Zeile mit "Ändern, Stornieren, Empfangsbeleg erstellen und Drucken" erscheint
** bitte klicken Sie auf Drucken --> Auswahl Druckvorlagen belassen --> Gebietsschema für Druck auf Deutsch belassen --> Haken bei "als PDF-speichern" klicken --> ok
** nun können Sie eine Speicherung der Bestellanforderung auf Ihrem Laufwerk vornehmen (am Besten abspeichern mit 34...Betitelung wie in Ariba).
* Diese Bestellanforderung kann an den Lieferanten versendet werden.
** Empfehlung: farbliche Hervorhebung/Markierung von Lieferadresse sowie Rechnungsadresse, sowie der Bestellnummer, vor dem Abschicken an den Lieferanten. Zusätzlich wenn Bestellung via Mail nochmals erwähnen, dass die Rechnung entweder digital an rechnungen@hu-berlin.de gesendet werden kann, oder postalisch (wie im Bestellformular genannt).
* Eine Bestellung ist selbstverständlich auch über den Onlineshop des Lieferanten möglich.
** Wichtig ist nur, dass bei Erstellung eines Kontos, die entsprechenden Zusätze wie Bestellnummer unbedingt auf der Rechnung zu vermerken sind. Wenn die Bestellnummer nicht auf der Rechnung abgebildet wird, kann die Universität die Rechnung nicht zuordnen, mitunter könnte es zu verspäteten Zahlungen kommen etc.
** Wenn die Rechnung mit dem Produkt zusammen geliefert wird, so ist es ebenfalls möglich die Bestellnummer händisch zu ergänzen und an den Zentralen Rechnungseingang zu schicken.
* Bitte legen Sie Lieferzettel und Rechnungen bei sich ab und schicken diese zusätzlich auch an Ihre zuständige Sachbearbeitung Haushalt und Personal unter Angabe der Bestellnummer zu (für die Ablage).

=== Fall 2. Produkt/Dienstleistung 1.001. bis 10.000. Euro ===

Aufbewahrungsfrist Beschaffungsunterlagen: 6 Jahre

==== Beschaffung über den Rahmenkatalog ====
* (z.B. derzeit für IT Dell)
** hier sind keine Angebotsvergleiche notwendig (Grund: Vereinbarung zwischen HU und Dell für Sonderpreise)
==== Beschaffung über Nicht-Katalog-Anforderung ====
* Wenn die gewünschte Ware nicht (oder aufgrund von zu erwartenden längeren Engpässen der Artikel) über die Rahmenkataloge beziehbar ist, dann wird eine Nicht-Katalog Anforderung erstellt.

===== Angebotseinholung =====
* Einholung von mindestens drei schriftlichen Angeboten (bitte Angebote in die Anlagen setzen) --> bei IT-Produkten reichen screenshots von unterschiedlichen Anbietern und ihren Preisen
* Entscheidung über die Auswahl 1-Zeiler/ 3-Zeiler in den Anmerkungen verfassen.

====== Was mache ich, wenn die Lieferanten nicht antworten/ kein Angebot abgeben? ======
* Dann ist die Mail, die Sie an den Lieferanten verfasst haben, ebenfalls in den Anhang zu setzen, mit dem Vermerk: Lieferant hat sich bis zur angegebenen Frist nicht zurückgemeldet. (Grundlage: §8 III UVgO)

====== Welchem Lieferanten erteile ich nun die Zusage des Angebots? ======
* "Der Zuschlag wird dem Bieter erteilt, der das unter Berücksichtigung aller Umstände wirtschaftlichste Angebot erteilt hat."
* ABER: Nicht allein der niedrigste Angebotspreis ist entscheidend (§43 II UVgO)
* ...es "können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden (. )."

===== Erstellen eines Vergabe-Vorbereitungsvermerks =====
* Angabe zum gewählten Verfahren, Finanzierungsquelle, Wertungskriterien usw.

===== Erstellen der Vergabeunterlagen =====
* werden den Bietern zugesandt - kann per Email geschehen und beinhalten:
* Angebotsblatt (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden)
* Erklärung zum Vorliegen von Ausschlussgründen (ist vom Bieter mit dem Angebot unterzeichnet zurückzusenden)
* Zusätzliche Vertragsbedingungen (bei Lieferleistungen)
* Werkvertrag bei Dienstleistungen mit nichtjuristischen Personen
* Leistungsbeschreibung
===== Niederschrift der eingegangenen Angebote und formale Prüfung der Angebote =====
* Prüfen auf Vorliegen der Eigenerklärung sowie ob das Formblatt "Angebot" unterzeichnet mit eingereicht worden ist (liegt dieses Formblatt nicht bei, darf das Angebot nicht gewertet werden. Hierbei ist das "Vier-Augen-Prinzip zu beachten. Die Erklärung zu den Ausschlussgründen kann bei Nichtvorlage nachgefordert werden)
===== Auswertung der Angebote =====
* wenn nicht nur der Preis als Entscheidungsvorlage zum Tragen kommt, ist eine entsprechende Auswertematrix zu erstellen
===== Erstellung des Vergabevermerkes =====
* Der Vermerk ist bitte selbstständig auszufüllen (z.B. durch die Lehrstuhlsekretariate) und anschließend an die SB H/P zu senden, damit die Unterschriften eingeholt werden können. Bei Projektleiter:in unterschreibt der/diejenige, der/die das Produkt beschaffen will (Professor:innen).

===== Auftragserteilung =====
* Die Formulare sind hier zu finden: https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/formulare
* Das ganze Verfahren (Punkt 1. - Punkt 6.) ist ausführlich zu dokumentieren und auf Anfrage durch Drittmittelgeber oder den Rechnungshof vorzulegen.

=== Fall 3. Beschränkte Ausschreibung, 10.001 bis 100.000.- ===
==== formales Verfahren nach UVgO ====
* Die Durchführung wird im Referat Beschaffungen vorgenommen.
* Bitte an Fr. Ilona Domke wenden (Leiterin der Vergabe/Ausschreibungen): ilona.domke@uv.hu-berlin.de
=== Zusätzliche Informationen ===
* Versandkosten sind bei Nicht-Katalog Beschaffungen als Extra Position zu führen (bitte nehmen Sie das Sachkonto: 0006150000 für Fracht, Transportleistungen, Vertriebsprovisionen)
* bitte achten Sie darauf, dass der Gesamtbetrag mit dem des Lieferanten angebotenen Produkts übereinstimmt
* Ariba hat ab und an Rundungsprobleme, sodass Abweichungen entstehen können. Wenn das in Cent-Bereich vorliegt, bitte bei Anmerkungen festhalten "Abweichung des Preises um 0, XX.-". Das sollte nur in Ausnahmefällen vorkommen.
* Geschenke von Lieferanten (Essen, zusätzliche Artikel) ist eine Beeinflussung zum Kauf von Ware, die wir nicht eingehen dürfen (da Ö.D.). Daher Ablehnung des Angebots. Kaufentscheidung darf nicht auf der Tatsache beruhen, dass wir ein Geschenk erhalten (Rechtsgrundlage siehe AV Belohnungen und Geschenke)

Anforderung & Einkauf

2025-08-12T07:01:54Z

Heckehel: /* Allgemeines */

=== Allgemeines ===
Als Einrichtung, die beinahe ausschließlich aus Steuergeldern finanziert wird, gelten bei Ausgaben die Regel der Landeshaushaltsordnung und das Vergaberecht.

Zwei Arten von Einkauf werden unterschieden, die unterschiedliche Verantwortlichkeiten nach sich ziehen.

'''Im operativen Einkauf''' können alle dezentralen Beschaffungen bis 10.000,- € netto, für die Angebote eingeholt werden müssen bzw. die aus bestehenden Rahmen- oder Bezugsverträgen abgerufen werden können, selbst getätigt werden.

'''Im strategischen Einkauf''' werden alle Beschaffungen ab 10.000,- € netto, da für diese grundsätzlich ein Vergabeverfahren durchzuführen ist, durch das Referat Beschaffung durchgeführt. Ebenfalls sind alle Ausnahmetatbestände zwecks Einschränkung des Wettbewerbs im Rahmen der strategischen Einkaufstätigkeiten vergaberechtlich zu prüfen.

An den dezentralen Einheiten der HU ist der operative Einkauf der Regelfall. Grundsätzlich sind alle Beschaffungsprozesse über das Ariba-System abzuwickeln.

'''Für alle Beschaffungsprozesse gelten die spezifischen Anforderungen (Vergleiche, Angebote) und die entsprechenden Wertgrenzen für die Direkt-/Verhandlungsvergabe gem. Vergabeleitfaden.'''

=== Verweise ===
[https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst Webseite: Referat Beschaffung]

[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/wiki/beschaffungswesen/list/view/86b30937-7575-4a10-9f50-b9410fd900ba Intranet: SAP]

[[Verträge Freie Mitarbeiter|Intern: Verträge Freie Mitarbeiter]]

[[Buchung von Reiseleistungen|Intern: Buchung von Reiseleistungen]]

=== Beschaffung mit Ariba ===

==== Vollständig über Ariba stattfindene Beschaffung ====

===== Beschaffung über dort hinterlegte Rahmenverträge (Dell) =====

===== Beschaffung über integrierte Plattformen ohne Rahmenvertrag (wie Conrad) (Katalog-Artikel) =====
Es muss kein separater Bestellauftrag generiert, aber trotzdem mindestens eine Preisrecherche durchgeführt und hochgeladen werden.

==== Teilweise über Ariba stattfindende Beschaffung ====

===== Beschaffung aus nicht in Ariba hinterlegten Rahmenverträgen =====
Wie bei dem Katalog des Landesverwaltungsamts, bei dem eigene Formulare ausgefüllt, hochgeladen, ein Bestellauftrag erstellt werden und außerhalb von Ariba versendet werden.

===== Beschaffung von nicht integrierten Unternehmen (Nicht-Katalog Artikel) =====
müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

===== Bewirtung/Catering =====
Immer vorherige Genehmigung durch GF erforderlich. Es greift die Bewirtungsrichtlinie. Anbieter müssen ggf. eingetragen, ein Bestellauftrag erstellt und außerhalb von Ariba versendet werden.

Bewirtung und Catering sind bevorzugt, aber nicht ausschließlich, über Ariba abzuwickeln.

===== Die Nacherfassung =====
Wird bei Einreichung von Rechnungen an den zentralen Rechnungseingang vorgenommen (Beschaffung außerhalb von Ariba).

=== Beschaffung außerhalb von Ariba ===

==== Reiseleistungen ====
Werden entweder als Reisekostenabrechnung eingereicht oder als FI-Rechnung.

==== Sonderfälle ====
z.B. Bildrechte, Lizenzen

==== Auslagenerstattung ====
Nur in Ausnahmefällen möglich.

BUDCON: Mittelbewirtschaftung im Alltag

2025-08-11T14:59:50Z

Heckehel:

=== Budcon ===
BUDCON ist ein SAP-Modul für die Überwachung der Finanzen. Hier werden neben dem aktuellen "Kontostand" (Finanzmittel auf einem PSP-Element) auch vorgemerkte Buchungen (sog. Obligos). angezeigt.

=== Warnung ===
Mittel, die aufgrund von Dienstreisen, Werkverträgen, Gastvorträgen, Lehraufträgen gebunden sind, oder für Bestellungen außerhalb von Ariba vorgesehen sind, wirken auf das angezeigte Budget erst dann aus, wenn die Rechnung bei der Kasse eingereicht wurde.

D.h., die Höhe der verfügbaren Mittel, welche in Budcon angezeigt wird, ist nicht tagesaktuell.

Vor diesem Hintergrund ist eine „Schattenbuchführung“ für alle geplanten Zahlungen, die nicht über Ariba-Bestellungen angelegt wurden, unerlässlich.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/content/ueberblick Intranet: SAP]

[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/wiki/beschaffungswesen/list/view/e10aa66d-16c8-4149-a4e7-424c31cc3639 Intranet: SAP Dokumentation]

[https://wikis.hu-berlin.de/sites/vwxped/images/c/c7/Budconbericht_Einstieg_f%C3%BCr_Sekretariate.pdf Intern: Kurzdokumentation]

=== Schattenbuchführung ===
Hier sollten Zahlungsverpflichtungen festgehalten werden, die noch nicht gebucht wurden, aber schon fest eingeplant sind. Diese Zahlungsverpflichtungen wirken auf die Höhe der tatsächlich verfügbaren Mittel aus.

Als Schattenbuchführung reicht eine einfache Exceltabelle, in der die dem Lehrstuhl zugewiesenen Mittel als Ausgangssumme eingetragen werden und darunter alle Ausgaben laufend aufgelistet werden.

Die Schattenbuchführung macht auch SB Haushalt- und Personal als Mittelverantwortliche (G2). Es gibt dennoch Ausgaben, über die SB Haushalt- und Personal auch erst dann erfährt, wenn die Rechnung vorliegt (z.B. Bestellungen außerhalb von Ariba), weshalb das tagesaktuellste Wissen über Ausgaben der Lehrstühle bei den Lehrstuhlsekretariaten liegt.

Abgleich der eigenen Excel-Listen mit der von SB Haushalt und Personal wird in regelmäßigen Abständen (alle 3-6 Monate) empfohlen.

Wichtig: Die Finanzverantwortung liegt alleine bei SB Haushalt und Personal sowie GF. Die Schattenbuchführung an den Lehrstühlen dient den Professor:innen zur genaueren Planbarkeit und den Sekretariaten zur besseren Übersicht / mehr Kontrolle und Planungssicherheit.
=== Log-in Hilfe via Fiori Launchpad für BUDCON-Einsicht: ===
Eine visuelle Hilfe finden Sie in der Kurzdokumentation.

Finanzkreis: 1000

Von Geschäftsjahr: Jahr eingeben

Bis Geschäftsjahr: Jahr eingeben

Von Periode: 1

Bis Periode: 16

Fonds: leer lassen

Oder Wert(e): S0000100 (Haushaltsmittel); oder S0000400 (Berufungsmittel) oder D-PSP-Element

Finanzstelle: leer lassen

Oder Wert(e): Kostenstelle angeben (6-Stellige Zahl am Ende des PSP-Elements)

Danach „Ausführen“ klicken

=== Anzeige in BUDCON ===
Eine visuelle Hilfe finden Sie in der Kurzdokumentation.

Angezeigt werden in den Spalten das „Gesamtbudget“, die verfügbaren Mittel, die verfügten Mittel (Rechnungen + Obligos), die Zahlungsverpflichtungen (Obligos), die Rechnungen (im System hinterlegte Rechnungen) und die Zahlungen (gebuchter Zahlungsausgang).

In BUDCON werden nur diejenigen Zahlungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung vorliegt oder solche, die aus einer Ariba-Bestellung hervorgehende, zukünftige Zahlungsverpflichtung sind (Obligo).

Schritte zum SAP-Account

2025-08-11T14:50:03Z

Heckehel: /* Allgemein */

=== Allgemein ===
Um die SAP-Module nutzen zu können, benötigt man bestimmte Rollen die separat über "Humboldt Gemeinsam" erteilt werden. Die Beantragung der gewünschten Rollen erfolgt über hierfür vorgesehene Formulare. Diese erhält man vom Dekanats-/Institutssekretariat.

Die wichtigsten Rollen sind die der Genehmiger von Bestellungen / Rechnungen. Die G1-Rolle stellt die sachlich-inhaltliche Richtigkeit der Kosten fest. Die G2-Rolle prüft das Vorhandensein der Mittel und ob haushaltsrechtliche Voraussetzungen erfüllt wurden.

Die wichtigsten Rollen für Lehrstuhlsekretariate sind die der Anforderer (für Bestellungen über Ariba) und die der Sichtrechte für Budgetüberwachung via BUDCON.

Um Rollen beantragen zu können, muss man eine (digitale) SAP-Schulung absolvieren. Diese ist über die Berufliche Weiterbildung buchbar. 

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/content/ueberblick SAP-Sprechstunde]

=== SAP Account beantragen ===

==== Voraussetzungen ====
HU Account und ggf. ein Nutzer:innenzertifikat müssen bestehen.

==== Aktuelles Antragsformular ====
über das Institutssekretariat BIT-IKT (Katharina Dietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat (Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) erfragen.

==== Ausfüllen (siehe Ausfüllhinweise) und unterschreiben (lassen). ====

* Bitte lesen Sie die Erläuterungen unbedingt durch und füllen Sie das Ihnen zugesandte Antragsformular ggfs. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung aus.
* Ausfüllhinweise: Wählen Sie das gewünschte SAP System (S4P und ARIBA) und bei Beschaffung eine Rolle
** Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Prof:innen, Projektleiter:innen, Wiss. Mitarbeiter:innen, die als G1-Vertretung fungieren
** Beschaffung: Anforderer – (für ARIBA, nur Sekretariate)
** Rechnungswesen: Aufruf Budgetbericht per Fiori App (für Sekretariate)

* Antrag zurück an das Instituts-/Dekanatssekretariat zur weiteren Veranlassung.

==== Schulungen besuchen und Bescheinigung einreichen ====

* Um SAP, FIORI oder ARIBA sicher und selbstständig nutzen zu können sind je nach Bereich Schulungen nötig.
* Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)
** Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer:innen, G1- und G2-Genehmiger:innen können Sie über die [https://bwb.hu-berlin.de/index.php?main=lehrgangsuebersicht_new&navi=lehrgangsuebersicht_new&subnavi=default&work_state=show_details&ueid=193&ueebene=2#Lehrgang3508 BWB] einsehen und buchen.
** Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
* Einreichen der Teilnahmebescheinigung
** Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.

==== Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmiger-Rechte oder nur Sichtrechte für den Budgetbericht (BUDCON) ====

===== Mit Genehmigerfunktion und Sichtrechten =====
[https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/vordrucke_intern/copy_of_stammdatenblatt-fuer-psp-element-finanzposition/view Formular Genehmigerfunktion]

Das Formular wird ausgefüllt und an das Instituts-/Dekanatssekretariat geschickt.

===== Nur Sichtrechte ohne Genehmigerfunktion =====
Sichtrechte für Haushalt (S1 PSP Elemente) und ggf. Berufungsmittel (S4 PSP Elemente) beantragen

[https://www.haushaltsabteilung.hu-berlin.de/de/vordrucke_intern/antrag-auf-sichtrechte-ausserhalb-der-genehmigerstrukturen.docx/view Formular für Sichtrechte]

Das Formular wird ausgefüllt und an haushaltswirtschaft@hu-berlin.de mit der vorgesetzten Person in cc gesendet.

===== Sichtrechte bei Drittmitteln =====
Sichtrechte für Drittmittel (D. PSP Elemente) formlos per Mail bei der zuständige Sachbearbeitung im SZF beantragen.

Haushalt

2025-08-11T14:37:35Z

Heckehel: /* Allgemein */

=== Allgemein ===
Für haushaltswirtschaftliche Vorgänge wird an der HU mit unterschiedlichen Modulen des Dienstleisters SAP gearbeitet.

Die Lehrstuhlsekretariate überwachen die Finanzen ihres Bereichs und gleichen den Finanzstand in regelmäßigen Abständen mit der Sachbearbeitung Haushalt/Personal ab. Das Monitoring der Ausgaben erfolgt über BUDCON sowie durch eigene Haushaltstabellen.

Rechnungen werden über xSuite genehmigt - damit arbeiten Lehrstuhlsekretariate in der Regel nicht.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/content/ueberblick Intranet: SAP]

[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/sap-hilfe-dokumentation/apps/wiki/beschaffungswesen/list/view/e10aa66d-16c8-4149-a4e7-424c31cc3639 Intranet: SAP Dokumentation]

[https://wikis.hu-berlin.de/sites/vwxped/images/c/c7/Budconbericht_Einstieg_f%C3%BCr_Sekretariate.pdf Intern: Kurzdokumentation]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/ccda5265-227f-4fb2-8024-538b9f99d125/apps/wiki/d3ceb1be-4127-4fb5-a3c9-9e1a65331f2d/list/view/c2b06938-b4fd-441f-8258-9925d7c36c77 Intranet: Berufungsmittel]

=== Mittel ===
Grundsätzlich gibt es drei Arten von Finanzmitteln:

* Haushaltsmittel - werden jährlich den Bereichen neu zugeteilt und verfallen zum Jahresende.
* Berufungsmittel - befristete Sachmittal, welche den Professor:innen im Rahmen der Berufungsverhandlung zugesagt werden. Diese Mittel sind überjährlich, bis zu 5-Jahre verwendbar. Eine einmalige Verlängerung um weitere 5 Jahren ist möglich. Für die Mittelbewirtschaftung sind die zuständigen Kolleg:innen an der Technischen Abteilung verantwortlich.
** [https://zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/berufungsmittel Zuständige Sachbearbeiter]:in und Kontakdaten
* Drittmittel - werden bei externen Mittelgebern (Stiftungen, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen etc.) für Projekte eingeworben. Sie sind nach Regeln des Mittelgebers innerhalb der Projektlaufzeit verwendbar. Für die Mittelbewirtschaftung zuständige Stelle ist das Servicezentrum Forschung.

=== Zentraler Rechnungseingang ===
Der Zentraler Rechnungseingang - kurz: Kasse - stellt offene Rechnungen zur Genehmigung in xSuite ein.

[https://intranet.hu-berlin.de/workspaces/53dd7a92-8c31-4a58-87e5-513b4f8918ca/apps/wiki/52d5f3c3-16cd-4452-9c59-d5dc0437ddef/list/view/b3d00167-c311-45e7-b366-78ea65d5ca09 Intranet: Zentraler Rechnungseingang]

=== Rechnungsschluss ===
Offene Rechnungen werden von der Kasse in der Regel bis zum 12./13. Dezember akzeptiert. Rechnungen, die nach diesem Termin eingehen, können im laufenden Kalenderjahr nicht mehr beglichen werden.

=== Dokumentation ===
Zu SAP gibt es eine umfangreiche Dokumentation.

Für die Gemeinsame Verwaltung der Theologien gibt es eine Kurzdokumentation zum Umgang mit BUDCON.

Onboarding & Offboarding

2025-08-11T14:24:11Z

Heckehel: /* Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat */

=== Checkliste onboarding ===
(''Aufgabe --> Zuständige Person'')

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

* Antrag auf HU-Account (Sek.)
* Planung des Arbeitsplatzes (Sek.)
* Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sek.)
* Accountbrief an IT weiterleiten (Sek.)
* Aufnahme in die Domain (IT)
* Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT)
* Adobe ID beantragen (IT)
* Einrichtung/Verkabelung/technischer Check des Arbeitsplatzes (IT)

==== Am ersten Arbeitstag ====

* Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sek.)
* Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sek.)
* Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT)
* Eintrag im ZIS veranlassen (Sek.)
* Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sek.)

=== Checkliste Offboarding ===

* Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe - mindestens zwei Wochen vorher (MA)
* Sicherung der persönlichen Daten (MA)
* Arbeitsplatz räumen (MA)
* Schlüsselkarte abgeben (MA)

=== Onboarding ===
''(Ausführliche Prozessbeschreibung)''

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

===== Antrag auf HU-Account (Sekretariat) =====
Das Formular für den Antrag befindet sich auf der Webseite vom CMS. Bitte stets das aktuelle Formular von der Webseite nutzen und nicht auf dem Desktop oder Laufwerk speichern. Der Antrag sollte eigenhändig von der neu eingestellten Person unterschrieben werden. Die zweite Unterschrift erfolgt durch die Geschäftsführung. Anschließend wird das eingescannte Formular per Mail an cms-benutzerberatung@hu-berlin.de geschickt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. zwei bis drei Werktage. Sämtliche Angestellte sollten einen dienstlichen HU Account haben. Das gilt auch für SHKs und Gastwissenschaftler:innen – selbst wenn sie nur wenige Wochen im Hause sind.

===== Planung des Arbeitsplatzes (Sekretariat) =====
Welche Arbeitsbedingungen benötigt die neue Person? Fester Arbeitsplatz oder mobil? Wo wird die Person sitzen? Welche Ausstattung benötigt sie? Müssen ggf. neue Möbel oder Geräte beschafft werden? Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sekretariat). Die IT sollte rechtzeitig über Neueinstellungen informiert werden, damit ausreichend Zeit verbleibt, den Arbeitsplatz vorzubereiten. Im besten Fall wird direkt ein Termin vereinbart, der möglichst nah am ersten Arbeitstag der neuen Person liegt.

===== Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.) =====
Jede Person erhält eine personengebundene Schlüsselkarte. Diese werden vom Instituts- bzw. Dekanatssekretariat ausgestellt. Das Lehrstuhlsekretariat übermittelt die Raumnummer, für die die neu eingestellte Person freigeschaltet werden soll. Die neu eingestellte Person muss die Übernahme der Schlüsselkarte mit ihrer Unterschrift bestätigen.

===== Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat =====
Jede:r Tarifbeschäftigte führt seine Urlaubstage auf der blauen Urlaubskarte. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche beträgt der jährlicher Urlaubsanspruch bei einer Beschäftigung im Zeitraum vom 1.1.-31.12. des Jahres insgesamt 30 Tage. Nicht-genommener Urlaub aus dem Vorjahr verfällt am 30.09. des Folgejahres. Die Zahl der Urlaubstage legt das Instituts-/Dekanatssekretariat fest gemäß der Information, die es vom Lehrstuhlsekretariat erhält.

===== Accountbrief an IT weiterleiten (Sekretariat) =====
Der Accountbrief kommt in der Regel 2-3 Werktage nach der Antragstellung per Hauspost und sollte am besten direkt an den IT- und DV-Beauftragten weitergeleitet werden. Im Brief befinden sich der Username und ein Initialpasswort für den Account. Das Passwort ist vier Wochen lang gültig und kann lediglich zur Passwortänderung genutzt werden. Für alle anderen Dienste ist es nutzlos. Nach Ablauf der vier Wochen wird der Account deaktiviert und es muss ein neuer Brief bei der Benutzerberatung angefordert werden.

===== Aufnahme in die Domain (IT) =====
Der IT- und DV-Beauftragte öffnet den Brief und nimmt die benötigten Daten im Active Directory auf, damit der Account in die USER-Domain aufgenommen wird. Dazu zählt auch die Zuweisung der entsprechenden Gruppen für die Sicht- und Bearbeitungsrechte auf dem Netzlaufwerk.

===== Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT) =====
Das IT-Team beschafft nach Rücksprache mit dem Sekretariat ggf. neue Rechner bzw. Peripheriegeräte.

===== Adobe ID beantragen (IT) =====
Für den Zugang zur Creative Suite muss der IT-Verantwortliche für jeden Account eine Adobe-ID beantragen.

Das erfolgt über eine spezielle Excel-Liste per Mail an den Softwareservice.

Da diese Liste nur einmal pro Woche geschickt werden darf, werden ggf. auch mehrere Accounts gesammelt und als gesammelter Auftrag verschickt.

===== Einrichtung/Verkabelung/technischer Check (IT) =====
Vor dem Arbeitsbeginn sollte der Arbeitsplatz vollständig aufgebaut, verkabelt und eingerichtet sein.

Die IT führt einen technischen Check durch bzw. richtet neue Rechner so weit wie möglich ein, damit der Arbeitsbeginn möglichst reibungslos und ohne größere Verzögerungen erfolgen kann.

==== Am ersten Arbeitstag ====

===== Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sekretariat) =====
Zum Arbeitsbeginn sollte die neue Person alle benötigten Zugänge und Informationen bekommen.

Neben der Schlüsselkarte und anderen Schlüsseln bekommt sie auch den Brief mit ihren Accountinformationen ausgehändigt.

Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sekretariat)

Nach der Begrüßung wäre eine kurze Führung durch die Räumlichkeiten hilfreich. Neben den wichtigsten Ansprechpartner:innen sollten auch besondere Räume (Seminarräume, Besprechungsräume, Personalküche etc.) vorgestellt werden.

===== Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT) =====
Im Anschluss (Idealfall) richtet die IT gemeinsam mit der neuen Person den persönlichen Account ein am neuen Arbeitsplatz. Dazu zählen: persönliches Passwort ändern, Zugang zum WLAN, Mailpostfach, HU-Kalender, HU-Box, Drucker zuweisen, ggf. VPN sowie bei Bedarf ein Verschlüsselungszertifikat. Danach sollte de neue Kolleg:in vollständig arbeitsfähig sein.

===== Eintrag im ZIS veranlassen (Sekretariat) =====
Nach dem Arbeitsbeginn ist ein zügiger Eintrag im Zentralen InformationsSystem der HU (ZIS) günstig, damit die neuen Kontaktdaten möglichst schnell abrufbar sind. Dazu benötigen die dafür zuständigen Personen die entsprechenden Informationen per E-Mail.

Ansprechpartner:in ETF: Anastasiia Pedosenko.

Ansprechpartner:in BIT/IKT: Katharina Dietrich.

===== Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sekretariat) =====
In den meisten Fällen stellen sich die Geschäftsführung bzw. die Direktor:innen gerne etwas ausführlicher vor und lernen die neue Person genauer kennen. Evtl. ist dafür eine Vermittlung über das Sekretariat vorteilhaft.

=== Offboarding ===
Im Idealfall organisieren alle Angestellten ihren Abschied eigenständig. Die Unterstützung durch die Lehrstuhlsekretariate ist erfahrungsmäßig dennoch unerlässlich.

==== Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe ====
Vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses muss der/die Mitarebeiter:in die IT über das Ende informieren und einen Termin für die Übergabe der Dienstgeräte vereinbaren.

==== Sicherung der persönlichen Daten ====
Sollten sich persönliche Daten auf dem Dienstgerät befinden, müssen diese vor der Rückgabe gesichert werden. Dienstliche E-Mails und Arbeitserzeugnisse etc. dürfen nicht gelöscht werden.

==== Arbeitsplatz räumen ====
Der/die Mitarbeiter:in muss seine persönlichen Gegenstände entfernen und ihren/seinen Arbeitsplatz in ordentlichem Zustand hinterlassen.

==== Schlüsselkarte abgeben ====
Die Schlüsselkarte ist dem Institutssekretariat zu übergeben. Sollte das Institutssekretariat nicht verfügbar sein, kann die Karte an das Sekretariat des Lehrbereichs ausgehändigt werden.

Urlaub

2025-08-11T14:23:21Z

Heckehel: /* Der Urlaubsschein "Blauer Schein" */

=== Urlaubsanspruch ===
Alle Mitarbeitenden haben einen Anspruch auf 30 Tage Urlaub im Jahr, sofern man ab dem 1. Januar eines Jahres eingestellt ist und die reguläre Arbietswoche fünf Tage umfasst. Wird man im Laufe des Jahres eingestellt, besteht ein anteiliger Urlaubsanspruch.
Im öffentlichen Dienst gibt es zwei zusätzliche Urlaubstage, die jedoch nicht beweglich sind. Das sind der 24. Dezember und der 31. Dezember. Offiziell hat man also 32 Tage Urlaub, davon können 30 frei gewählt werden.

=== Der Urlaubsschein "Blauer Schein" ===

* Grundsätzlich erhalten alle Mitarbeitenden (außer Professor:innen) sogenannte "Blaue Scheine", auf denen der Urlaub notiert wird. Der Urlaub wird von der vorgesetzten Person genehmigt, indem sie die beantragten Urlaubstage gegenzeichnet.
* Die Urlaubsscheine verbleiben bei den Personen bis Jahresende. Anfang des Jahres werden die Scheine - über die Lehrstuhlsekretariate - zentral eingesammelt, um eventuelle Resttage zu ermitteln und auf dieser Grundlage neue Scheine auszustellen. Die Berechnung des Urlaubsanspruches erfolgt durch das Dekanats- bzw. Institutssekretariat.

=== Krankheit im Urlaub ===
Wird man während des Urlaubs krank, ist das mittels einer ärztlichen Bescheinigung nachzuweisen. Die Tage, in denen man dann als krankgemeldet gilt, verfallen nicht. Man erhält sie als Urlaubstage zurück und kann die Tage zu einem späteren Zeitpunkt nehmen.

=== Resturlaub ===
* Resturlaub aus dem Vorjahr kann ins neue Jahr übertragen werden, muss dann aber bis zum 30. September genommen werden, sonst verfällt er.
* Möglicher Resturlaub ist vor Vertragsende komplett aufzubrauchen.

=== Spezielle Regelungen für Teilzeitkräfte ===

Bei Teilzeitkräften, die z. B. nur an 3 Tage/Woche im Dienst sind, wird der Urlaubsanspruch von 30 Tagen auf die Arbeitstage/Woche berechnet. Das können z. B. nur 20 Tage sein. Auf ganze Wochen berechnet macht es aber keinen Unterschied zu den Vollzeitkräften, denn gezählt werden nur die Tage im Dienst, nicht die arbeitsfreien Tage.

=== Ansprechpartner ===
Fragen beantwortet das Instituts-/Dekanatssekretariat.

Krank- und Gesundmeldung

2025-08-11T14:19:10Z

Heckehel: /* Gesundmeldung */

=== Allgemeines ===
Wer krank wird, hat sich unverzüglich bis 9 Uhr beim Vorgesetzten zu melden. Mitarbeitende können 3 Tage ohne eine ärztliche Bescheinigung krank sein, eine Krankschreibung vom Arzt ist erst ab dem 4. Tag notwendig. Ist abzusehen, dass die Krankheit über die drei Tage hinausgeht, empfiehlt es sich, einen Arzt aufzusuchen. Dem Vorgesetzten ist mitzuteilen, wie lange man krank ist. Eine Meldung über die Krankheit ist ebenfalls bei der zeitbeauftragen Person anzuzeigen. Am BIT/IKT ist es das Institutssekretariat, an der ETF das Dekanatssekretariat.

Seit dem 01. Januar 2023 wird die ursprüngliche gelbe Papierbescheinigung (AU) durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) abgelöst. Das bedeutet, dass gesetzlich Versicherte keine Krankenscheine einzureichen brauchen.

=== Verweise ===
[https://intranet.hu-berlin.de/pages/b7453fce-937a-41c4-8498-0c5df424df8c/apps/wiki/ec51213c-89e4-4b38-9847-1472915dae58/list/view/deb719be-c508-48a6-ae92-8ac9f3d5b89b Intranet: Krankmeldung / Gesundmeldung]

=== Wichtige Angaben zur Krankmeldung ===
* von wann bis wann ist man krank
* wann wurde die Krankmeldung vom Arzt festgestellt
* wurde die Krankmeldung elektronisch übermittelt (Achtung! bei Privatversicherten wird eine AU in Papierform benötigt)
* die Personalnummer und Geburtsdatum mit angeben 

=== Krank mit Kind ===
Wer aufgrund eines kranken Kindes nicht zur Arbeit kommen kann, kann mit dem Vorgesetzten über die Möglichkeit von Mobilen Arbeit sprechen. Ist das nicht möglich, braucht es eine Krankmeldung vom Kinderarzt. Dieser stellt einem dann einen "blauen Krankenschein" aus. Dieser muss auf der Rückseite ausgefüllt werden. Das Original bekommt immer die Krankenkasse. Eine Kopie ist am BIT/IKT ans Institutssekretariat, bei der ETF ans Dekanatssekretariat zu senden.

=== Gesundmeldung ===
Wer nach Krankheit wieder arbeitet, meldet sich beim Vorgesetzten und dem Instituts-/Dekanatssekretariat gesund. Das ist insoweit wichtig, als dass für alle ersichtlich ist, dass die Krankschreibung nicht verlängert wird. Außerdem braucht die Gehaltsstelle diese Information für die Berechnung von Lohn und Gehalt.

=== Bitte beachten ===
* Im öffentlichen Dienst werden auch Samstag und Sonntag als Werktage betrachtet. Wer also Donnerstag krank wird, sollte einen Arzt aufsuchen, denn der 4. Tag wäre demnach ein Sonntag - da hat kein Arzt Sprechstunde.
* Sicherheitshalber sollte eine Krankmeldung vom Arzt also auch bis zum Sonntag gehen.
* Privatversicherte oder freiwillig-gesetzlich Versicherte brauchen nach wie vor eine Krankmeldung in Papierform.
* Verlängerungen einer Krankheit brauchen eine AU vom Arzt
* Der Arbeitgeber bezahlt bei gleicher Krankheit 6 Wochen den vollen Lohn. Danach bekommt man von der Krankenkasse Krankengeld, das geringer ausfallen kann. Fragen hierzu beantworten die Krankenkassen.

Diskussion:HU-Account

2025-08-11T14:16:26Z

Heckehel: Die Seite wurde neu angelegt: „Diese Unterseite benötigen wir nicht, denn dazu gibt es schon alle wichtigen Infos in der Onboarding-Beschreibung.“

Diese Unterseite benötigen wir nicht, denn dazu gibt es schon alle wichtigen Infos in der Onboarding-Beschreibung.

Arbeitszeiterfassung

2025-08-11T14:11:53Z

Heckehel:

=== Allgemeines ===
Für Tarifbeschäftigte der HU gilt Gleitzeit mit einer Kernarbeitszeit von 09:00 bis 15:00 Uhr (Mo-Do) bzw. 9:00-13:00 (Fr.).

Die Arbeitszeit wird eigenständig über den Zeiterfassungsbogen (Excel) erfasst und monatlich der/dem Vorgesetzen zur Unterschrift vorgelegt.

=== Verweise ===
[https://vertretungen.hu-berlin.de/de/personalrat/dienstvereinbarungen/dv-gleit_html Webseite: Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit] - Zeiterfassungsbogen (Excel) Link auf der Seite weiter unten, nur über VPN

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/tarifbeschaeftigte/apps/wiki/dienstvereinbarungen-an-der-hu/list/view/6b6c527e-0e2d-4cfc-9c74-528483cfcc3f Intranet: Dienstvereinbarungen]

[https://intranet.hu-berlin.de/pages/dc57917c-f64b-448b-ba26-ed17b3629d84/apps/wiki/8e65a4bb-87a0-48fd-939e-e5f4e1f4d2da/list/view/a6d68aae-5486-4435-b268-1d3f1c13b2a8 Intranet: Tarifvertrag]

=== Überstunden ===
Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die vertraglich vereinbarten Arbeitszeit von der vorgesetzten Person angeordnet wurden. Stunden, die man über die wöchentliche Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat, sind zeitnah auszugleichen (ZAUS-Zeitausgleich).

Onboarding & Offboarding

2025-08-11T14:08:23Z

Heckehel: /* Vor dem ersten Arbeitstag */

=== Checkliste onboarding ===
(''Aufgabe --> Zuständige Person'')

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

* Antrag auf HU-Account (Sek.)
* Planung des Arbeitsplatzes (Sek.)
* Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.)
* Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sek.)
* Accountbrief an IT weiterleiten (Sek.)
* Aufnahme in die Domain (IT)
* Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT)
* Adobe ID beantragen (IT)
* Einrichtung/Verkabelung/technischer Check des Arbeitsplatzes (IT)

==== Am ersten Arbeitstag ====

* Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sek.)
* Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sek.)
* Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT)
* Eintrag im ZIS veranlassen (Sek.)
* Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sek.)

=== Checkliste Offboarding ===

* Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe - mindestens zwei Wochen vorher (MA)
* Sicherung der persönlichen Daten (MA)
* Arbeitsplatz räumen (MA)
* Schlüsselkarte abgeben (MA)

=== Onboarding ===
''(Ausführliche Prozessbeschreibung)''

==== Vor dem ersten Arbeitstag ====

===== Antrag auf HU-Account (Sekretariat) =====
Das Formular für den Antrag befindet sich auf der Webseite vom CMS. Bitte stets das aktuelle Formular von der Webseite nutzen und nicht auf dem Desktop oder Laufwerk speichern. Der Antrag sollte eigenhändig von der neu eingestellten Person unterschrieben werden. Die zweite Unterschrift erfolgt durch die Geschäftsführung. Anschließend wird das eingescannte Formular per Mail an cms-benutzerberatung@hu-berlin.de geschickt. Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ca. zwei bis drei Werktage. Sämtliche Angestellte sollten einen dienstlichen HU Account haben. Das gilt auch für SHKs und Gastwissenschaftler:innen – selbst wenn sie nur wenige Wochen im Hause sind.

===== Planung des Arbeitsplatzes (Sekretariat) =====
Welche Arbeitsbedingungen benötigt die neue Person? Fester Arbeitsplatz oder mobil? Wo wird die Person sitzen? Welche Ausstattung benötigt sie? Müssen ggf. neue Möbel oder Geräte beschafft werden? Info an IT / Termin für Einweisung vereinbaren (Sekretariat). Die IT sollte rechtzeitig über Neueinstellungen informiert werden, damit ausreichend Zeit verbleibt, den Arbeitsplatz vorzubereiten. Im besten Fall wird direkt ein Termin vereinbart, der möglichst nah am ersten Arbeitstag der neuen Person liegt.

===== Beantragung einer Schlüsselkarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat (Sek.) =====
Jede Person erhält eine personengebundene Schlüsselkarte. Diese werden vom Instituts- bzw. Dekanatssekretariat ausgestellt. Das Lehrstuhlsekretariat übermittelt die Raumnummer, für die die neu eingestellte Person freigeschaltet werden soll. Die neu eingestellte Person muss die Übernahme der Schlüsselkarte mit ihrer Unterschrift bestätigen.

===== Beantragung einer blauen Urlaubskarte beim Instituts-/Dekanatssekretariat =====
Jede:r Tarifbeschäftigte führt seine Urlaubstage auf der blauen Urlaubskarte. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche beträgt der jährlicher Urlaubsanspruch 30 Tage. Nicht-genommener Urlaub aus dem Vorjahr verfällt am 30.09. des Folgejahres. Die Zahl der Urlaubstage legt das Instituts-/Dekanatssekretariat fest gemäß der Information, die es vom Lehrstuhlsekretariat erhält.

===== Accountbrief an IT weiterleiten (Sekretariat) =====
Der Accountbrief kommt in der Regel 2-3 Werktage nach der Antragstellung per Hauspost und sollte am besten direkt an den IT- und DV-Beauftragten weitergeleitet werden. Im Brief befinden sich der Username und ein Initialpasswort für den Account. Das Passwort ist vier Wochen lang gültig und kann lediglich zur Passwortänderung genutzt werden. Für alle anderen Dienste ist es nutzlos. Nach Ablauf der vier Wochen wird der Account deaktiviert und es muss ein neuer Brief bei der Benutzerberatung angefordert werden.

===== Aufnahme in die Domain (IT) =====
Der IT- und DV-Beauftragte öffnet den Brief und nimmt die benötigten Daten im Active Directory auf, damit der Account in die USER-Domain aufgenommen wird. Dazu zählt auch die Zuweisung der entsprechenden Gruppen für die Sicht- und Bearbeitungsrechte auf dem Netzlaufwerk.

===== Ggf. Beschaffung neuer Geräte (IT) =====
Das IT-Team beschafft nach Rücksprache mit dem Sekretariat ggf. neue Rechner bzw. Peripheriegeräte.

===== Adobe ID beantragen (IT) =====
Für den Zugang zur Creative Suite muss der IT-Verantwortliche für jeden Account eine Adobe-ID beantragen.

Das erfolgt über eine spezielle Excel-Liste per Mail an den Softwareservice.

Da diese Liste nur einmal pro Woche geschickt werden darf, werden ggf. auch mehrere Accounts gesammelt und als gesammelter Auftrag verschickt.

===== Einrichtung/Verkabelung/technischer Check (IT) =====
Vor dem Arbeitsbeginn sollte der Arbeitsplatz vollständig aufgebaut, verkabelt und eingerichtet sein.

Die IT führt einen technischen Check durch bzw. richtet neue Rechner so weit wie möglich ein, damit der Arbeitsbeginn möglichst reibungslos und ohne größere Verzögerungen erfolgen kann.

==== Am ersten Arbeitstag ====

===== Schlüsselkarte, Accountbrief und blaue Urlaubskarte ausgeben (Sekretariat) =====
Zum Arbeitsbeginn sollte die neue Person alle benötigten Zugänge und Informationen bekommen.

Neben der Schlüsselkarte und anderen Schlüsseln bekommt sie auch den Brief mit ihren Accountinformationen ausgehändigt.

Kurze Führung durchs Haus/Vorstellung der Räumlichkeiten (Sekretariat)

Nach der Begrüßung wäre eine kurze Führung durch die Räumlichkeiten hilfreich. Neben den wichtigsten Ansprechpartner:innen sollten auch besondere Räume (Seminarräume, Besprechungsräume, Personalküche etc.) vorgestellt werden.

===== Einrichtung des Arbeitsplatzes (IT) =====
Im Anschluss (Idealfall) richtet die IT gemeinsam mit der neuen Person den persönlichen Account ein am neuen Arbeitsplatz. Dazu zählen: persönliches Passwort ändern, Zugang zum WLAN, Mailpostfach, HU-Kalender, HU-Box, Drucker zuweisen, ggf. VPN sowie bei Bedarf ein Verschlüsselungszertifikat. Danach sollte de neue Kolleg:in vollständig arbeitsfähig sein.

===== Eintrag im ZIS veranlassen (Sekretariat) =====
Nach dem Arbeitsbeginn ist ein zügiger Eintrag im Zentralen InformationsSystem der HU (ZIS) günstig, damit die neuen Kontaktdaten möglichst schnell abrufbar sind. Dazu benötigen die dafür zuständigen Personen die entsprechenden Informationen per E-Mail.

Ansprechpartner:in ETF: Anastasiia Pedosenko.

Ansprechpartner:in BIT/IKT: Katharina Dietrich.

===== Ggf. Gespräch mit Geschäftsführung/Direktor (Sekretariat) =====
In den meisten Fällen stellen sich die Geschäftsführung bzw. die Direktor:innen gerne etwas ausführlicher vor und lernen die neue Person genauer kennen. Evtl. ist dafür eine Vermittlung über das Sekretariat vorteilhaft.

=== Offboarding ===
Im Idealfall organisieren alle Angestellten ihren Abschied eigenständig. Die Unterstützung durch die Lehrstuhlsekretariate ist erfahrungsmäßig dennoch unerlässlich.

==== Info an IT mit Terminvereinbarung für Geräterückgabe ====
Vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses muss der/die Mitarebeiter:in die IT über das Ende informieren und einen Termin für die Übergabe der Dienstgeräte vereinbaren.

==== Sicherung der persönlichen Daten ====
Sollten sich persönliche Daten auf dem Dienstgerät befinden, müssen diese vor der Rückgabe gesichert werden. Dienstliche E-Mails und Arbeitserzeugnisse etc. dürfen nicht gelöscht werden.

==== Arbeitsplatz räumen ====
Der/die Mitarbeiter:in muss seine persönlichen Gegenstände entfernen und ihren/seinen Arbeitsplatz in ordentlichem Zustand hinterlassen.

==== Schlüsselkarte abgeben ====
Die Schlüsselkarte ist dem Institutssekretariat zu übergeben. Sollte das Institutssekretariat nicht verfügbar sein, kann die Karte an das Sekretariat des Lehrbereichs ausgehändigt werden.

Einstieg in die Verwaltung

2025-08-11T13:50:22Z

Heckehel:

Liebe Kolleg:innen,

willkommen auf der Wiki der Gemeinsamen Verwaltung der Theologien der Humboldt-Universität zu Berlin.

In der linken Spalte finden Sie eine grundlegende Einführung in jene verschiedene Themenbereiche, die typischerweise von Sekretariaten bearbeitet werden.

In der rechten Spalte finden Sie in Informationen zu Vorgängen in der Verwaltung der Theologien und Ausfüllhilfen zu Formularen. Die Wiki soll hierbei das Intranet nicht ersetzen, sondern ergänzen. Schauen Sie also unbedingt auch ins Intranet!

Jeder längere Artikel verfügt über ein Inhaltsverzeichnis mit dem Sie direkt zu den einzelnen Überschriften springen können.

Die Mehrheit der Formulare und Vorlagen finden Sie allerdings nicht hier. Stattdessen gibt es Links, die direkt auf die entsprechenden Seiten im Intranet verweisen.

Es gibt jedoch auch Formulare und Vorlagen, die ausschließlich für den Gebrauch in unseren Organisationseinheiten entworfen worden sind - auf die können Sie direkt direkt hier zugreifen.