Vorbereitung von Veranstaltungen

Ablaufplan

Überlicherweise werden die Abläufplane von den wissenschaftlichen Mitarbeitern mit word erstellt. Sie ändern sich häufig und sollten daher erst am Tag vor der Veranstaltung gedruckt werden. Typische Fehler sind sich überschneidende Uhrzeiten oder überhaupt nicht geplante Pausen, die durchs Verschieben entstehen. Für die interne Planung ist es ratsam, diese Termine mit dem Kalender zu planen, sodass eine grafische Übersicht leichter erstellt werden und versendet werden kann.

Teilnehmermanagement

Die HU stellt leider keine Software für Eventmanagement zu Verfügung. Daher wird die Erstellung einer Excel-Tabelle empfohlen, die sowohl als Grundlage für die Kostenübersicht, Hotelbuchung, Bewirtungsabrechnung, für Serienbrief E-Mails und für die Erstellung von Namesschildern dienen kann. Sie sollte folgende Spalten enthalten:

Name, Vorname, Institution, Anreisedatum, Abreisedatum, Höhe der Kostenzusage, Hotel, E-Mail, Bewirtungsdatum, Unterschrift

Namensschilder

Das Corporate Design Manual der HU sieht Klemm-Namensschilder mit den Maßen von 90mm x 60mm vor. Für Tischnamensschilder gibt es keine Voragabe, üblich ist das A4 Format. Die Klemm-Namensschilder und Tischnamensschilder können Sie auch bem Raummangement der HU ausleihen.

Dafür gibt es eine teilweise funktionierende Vorlage für Serienbriefe. Um diese Vorlage verwenden zu können, benutzen Sie bitte die Serienbrief-Funktion von Word und verknüpfen Sie diese mit der erstellten Excel-Tabelle. Beachten Sie bitte, dass einige manuell nachträglich bearbeitet werden müssen.

Anstatt die Schilder selber zu drucken (dickeres Papier empfohlen) und zuzuschneiden, können Sie diese als PDF mit den Maßen speichern und die Druckabteilung der HU um die Ausfertigung bitten. Sie erhalten Sie dann fertig zugeschnitten.

Bewirtung & Catering

Eine Bewirtung wird regelmäßig erwartet. Siehe dazu die Seiten in diesem Wiki. Fragen Sie vorher Präferenzen und Allergien ab.

Erstellung von Marketingmaterial

Die Erstellung von Marketingmaterial ist regelmäßig Aufgabe der wissenschaftlichen Mitarbeiter oder der studentischen Hilfskräfte, wenn der Aufwand über die Verwendung der Vorlagen hinausgeht. Die Vorlagen für InDesign erhalten Sie von der Marketingabteilung.