Steuer-ID für ausländische Gäste und Vertragspartner

Allgemeines

Bis zum 06. Juli 2025 galt, dass alle ausländischen Gäste, welche eine Zahlung von der HU erhalten, eine deutsche Steuer-ID benötigen, die durch die Sekretariate beantragt werden musste. (Deutsche Staatsbürger haben automatisch eine deutsche Steuer-ID).

Nach einer neuesten Regelung vom 07. Juli 2025 muss man keine persönlichen Steuer-IDs für ausländische Gäste mehr beantragen, wenn diesen NUR Reisekosten (Hotel, Fahrt, Flug) erstattet werden und KEIN Tagegeld, Honorar oder Pauschale gezahlt wird. Denn in diesem Fall handelt es sich um eine reine Auslagenerstattung.

Erhalten ausländische Gäste jedoch ein Honorar, z. B. für Vorträge oder Lehrveranstaltungen, brauchen diese zwingend eine sogenannte "Steuer-ID".

Die Steuer-ID wird nicht benötigt, wenn die Personen die Leistung im Ausland erbringen.

Verweise

Intern: Buchhaltung und Steuern zur Mitteilungsverordnung

Praxishilfe: Beantragung einer deutschen Steuer-ID

Im Intranet gibt es für den Prozess eine auch eine Anleitung.

Auf der Seite des Bundesministeriums für Finanzen kann man das Formular über die Suchfunktion (Suchbegriff "010250" eingeben) suchen und herunterladen. Da dies für ausländische Gäste nur schwer nachzuvollziehen ist, füllen die Lehrstuhlsekretariate idealerweise das Formular online aus.

Da für die Beantragung die Kopie eines Ausweises (beidseitig, Reise- oder Personalausweis möglich) eingereicht werden muss, fragen die Lehrstuhlsekretariate diese vorher vom Gast an. So können idealerweise für das Formular die Daten übernommen werden. Nach dem Ausfüllen wird es als PDF heruntergeladen und an den Gast zur Kontrolle und Unterschrift gesendet. Ausfüllhinweise finden sich im Intranet.

Eingereicht werden können das Antragsformular und die Ausweiskopie per Post oder E-Mail.

Die Bearbeitungszeit liegt bei etwa vier Wochen. Bitte darauf achten, dass die Antwort an die HU und dort an die absendende Person geht. Eine Kopie erhält das SZF, das Original wird dem Gast ausgehändigt.