Schritte zum SAP-Account

Allgemein

Um die SAP-Module nutzen zu können, benötigt man bestimmte Rollen die separat über "Humboldt Gemeinsam" erteilt werden. Die Beantragung der gewünschten Rollen erfolgt über hierfür vorgesehene Formulare. Diese erhält man vom Dekanats-/Institutssekretariat.

Die wichtigsten Rollen sind die der Genehmiger von Bestellungen / Rechnungen. Die G1-Rolle stellt die sachlich-inhaltliche Richtigkeit der Kosten fest. Die G2-Rolle prüft das Vorhandensein der Mittel und ob haushaltsrechtliche Voraussetzungen erfüllt wurden.

Die wichtigsten Rollen für Lehrstuhlsekretariate sind die der Anforderer (für Bestellungen über Ariba) und die der Sichtrechte für Budgetüberwachung via BUDCON.

Um Rollen beantragen zu können, muss man eine (digitale) SAP-Schulung absolvieren. Diese ist über die Berufliche Weiterbildung buchbar.

Verweise

SAP-Sprechstunde

SAP Account beantragen

Voraussetzungen

HU Account und ggf. ein Nutzer:innenzertifikat müssen bestehen.

Aktuelles Antragsformular

über das Institutssekretariat BIT-IKT (Katharina Dietrich: institutssekretariat.ikt.bit@hu-berlin.de) bzw. das Dekanatssekretariat (Anastasiia Pedosenko: anastasiia.pedosenko.1@hu-berlin.de) erfragen.

Ausfüllen (siehe Ausfüllhinweise) und unterschreiben (lassen).

• Bitte lesen Sie die Erläuterungen unbedingt durch und füllen Sie das Ihnen zugesandte Antragsformular ggfs. unter Hinzuziehung der Geschäftsführung aus.
• Ausfüllhinweise: Wählen Sie das gewünschte SAP System (S4P und ARIBA) und bei Beschaffung eine Rolle
  • Genehmiger 1 – fachliche Genehmigung = für Prof:innen, Projektleiter:innen, Wiss. Mitarbeiter:innen, die als G1-Vertretung fungieren
  • Beschaffung: Anforderer – (für ARIBA, nur Sekretariate)
  • Rechnungswesen: Aufruf Budgetbericht per Fiori App (für Sekretariate)

• Antrag zurück an das Instituts-/Dekanatssekretariat zur weiteren Veranlassung.

Schulungen besuchen und Bescheinigung einreichen

• Um SAP, FIORI oder ARIBA sicher und selbstständig nutzen zu können sind je nach Bereich Schulungen nötig.
• Buchung über BWB (Berufliche Weiterbildung)
  • Die Schulungen für SAP Ariba für Anforderer:innen, G1- und G2-Genehmiger:innen können Sie über die BWB einsehen und buchen.
  • Sollten keine Schulungen angeboten werden, gehen Sie bitte in die SAP Sprechstunde
• Einreichen der Teilnahmebescheinigung
  • Erst nach Besuch der Schulung und Einsendung der Teilnahmebescheinigung an den SAP Support wird der beantragte SAP Account aktiviert.

Änderung im Stammdatenblatt, Antrag auf Genehmiger-Rechte oder nur Sichtrechte für den Budgetbericht (BUDCON)

Mit Genehmigerfunktion und Sichtrechten

Formular Genehmigerfunktion

Das Formular wird ausgefüllt und an das Instituts-/Dekanatssekretariat geschickt.

Nur Sichtrechte ohne Genehmigerfunktion

Sichtrechte für Haushalt (S1 PSP Elemente) und ggf. Berufungsmittel (S4 PSP Elemente) beantragen

Formular für Sichtrechte

Das Formular wird ausgefüllt und an haushaltswirtschaft@hu-berlin.de mit der vorgesetzten Person in cc gesendet.

Sichtrechte bei Drittmitteln

Sichtrechte für Drittmittel (D. PSP Elemente) formlos per Mail bei der zuständige Sachbearbeitung im SZF beantragen.