BUDCON: Mittelbewirtschaftung im Alltag
Aus VerwaltungXPedia
Budcon
BUDCON ist ein SAP-Modul für die Überwachung der Finanzen. Hier werden neben dem aktuellen "Kontostand" (Finanzmittel auf einem PSP-Element) auch vorgemerkte Buchungen (sog. Obligos). angezeigt.
Warnung
Mittel, die aufgrund von Dienstreisen, Werkverträgen, Gastvorträgen, Lehraufträgen gebunden sind, oder für Bestellungen außerhalb von Ariba vorgesehen sind, wirken auf das angezeigte Budget erst dann aus, wenn die Rechnung bei der Kasse eingereicht wurde.
D.h., die Höhe der verfügbaren Mittel, welche in Budcon angezeigt wird, ist nicht tagesaktuell.
Vor diesem Hintergrund ist eine „Schattenbuchführung“ für alle geplanten Zahlungen, die nicht über Ariba-Bestellungen angelegt wurden, unerlässlich.
Verweise
Schattenbuchführung
Hier sollten Zahlungsverpflichtungen festgehalten werden, die noch nicht gebucht wurden, aber schon fest eingeplant sind. Diese Zahlungsverpflichtungen wirken auf die Höhe der tatsächlich verfügbaren Mittel aus.
Als Schattenbuchführung reicht eine einfache Exceltabelle, in der die dem Lehrstuhl zugewiesenen Mittel als Ausgangssumme eingetragen werden und darunter alle Ausgaben laufend aufgelistet werden.
Die Schattenbuchführung macht auch SB Haushalt- und Personal als Mittelverantwortliche (G2). Es gibt dennoch Ausgaben, über die SB Haushalt- und Personal auch erst dann erfährt, wenn die Rechnung vorliegt (z.B. Bestellungen außerhalb von Ariba), weshalb das tagesaktuellste Wissen über Ausgaben der Lehrstühle bei den Lehrstuhlsekretariaten liegt.
Abgleich der eigenen Excel-Listen mit der von SB Haushalt und Personal wird in regelmäßigen Abständen (alle 3-6 Monate) empfohlen.
Wichtig: Die Finanzverantwortung liegt alleine bei SB Haushalt und Personal sowie GF. Die Schattenbuchführung an den Lehrstühlen dient den Professor:innen zur genaueren Planbarkeit und den Sekretariaten zur besseren Übersicht / mehr Kontrolle und Planungssicherheit.
Log-in Hilfe via Fiori Launchpad für BUDCON-Einsicht:
Eine visuelle Hilfe finden Sie in der Kurzdokumentation.
Finanzkreis: 1000
Von Geschäftsjahr: Jahr eingeben
Bis Geschäftsjahr: Jahr eingeben
Von Periode: 1
Bis Periode: 16
Fonds: leer lassen
Oder Wert(e): S0000100 (Haushaltsmittel); oder S0000400 (Berufungsmittel) oder D-PSP-Element
Finanzstelle: leer lassen
Oder Wert(e): Kostenstelle angeben (6-Stellige Zahl am Ende des PSP-Elements)
Danach „Ausführen“ klicken
Anzeige in BUDCON
Eine visuelle Hilfe finden Sie in der Kurzdokumentation.
Angezeigt werden in den Spalten das „Gesamtbudget“, die verfügbaren Mittel, die verfügten Mittel (Rechnungen + Obligos), die Zahlungsverpflichtungen (Obligos), die Rechnungen (im System hinterlegte Rechnungen) und die Zahlungen (gebuchter Zahlungsausgang).
In BUDCON werden nur diejenigen Zahlungen angezeigt, für die bereits eine Rechnung vorliegt oder solche, die aus einer Ariba-Bestellung hervorgehende, zukünftige Zahlungsverpflichtung sind (Obligo).