Haushalt
Aus VerwaltungXPedia
Allgemein
Für haushaltswirtschaftliche Vorgänge wird an der HU mit unterschiedlichen Modulen des Dienstleisters SAP gearbeitet.
Die Lehrstuhlsekretariate überwachen die Finanzen ihres Bereichs und gleichen den Finanzstand in regelmäßigen Abständen mit der Sachbearbeitung Haushalt/Personal ab. Das Monitoring der Ausgaben erfolgt über BUDCON sowie durch eigene Haushaltstabellen.
Rechnungen werden über xSuite genehmigt - damit arbeiten Lehrstuhlsekretariate in der Regel nicht.
Verweise
Mittel
Grundsätzlich gibt es drei Arten von Finanzmitteln:
- Haushaltsmittel - werden jährlich den Bereichen neu zugeteilt und verfallen zum Jahresende.
- Berufungsmittel - befristete Sachmittal, welche den Professor:innen im Rahmen der Berufungsverhandlung zugesagt werden. Diese Mittel sind überjährlich, bis zu 5-Jahre verwendbar. Eine einmalige Verlängerung um weitere 5 Jahren ist möglich. Für die Mittelbewirtschaftung sind die zuständigen Kolleg:innen an der Technischen Abteilung verantwortlich.
- Zuständige Sachbearbeiter:in und Kontakdaten
- Drittmittel - werden bei externen Mittelgebern (Stiftungen, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen etc.) für Projekte eingeworben. Sie sind nach Regeln des Mittelgebers innerhalb der Projektlaufzeit verwendbar. Für die Mittelbewirtschaftung zuständige Stelle ist das Servicezentrum Forschung.
Zentraler Rechnungseingang
Der Zentraler Rechnungseingang - kurz: Kasse - stellt offene Rechnungen zur Genehmigung in xSuite ein.
Intranet: Zentraler Rechnungseingang
Rechnungsschluss
Offene Rechnungen werden von der Kasse in der Regel bis zum 12./13. Dezember akzeptiert. Rechnungen, die nach diesem Termin eingehen, können im laufenden Kalenderjahr nicht mehr beglichen werden.
Dokumentation
Zu SAP gibt es eine umfangreiche Dokumentation.
Für die Gemeinsame Verwaltung der Theologien gibt es eine Kurzdokumentation zum Umgang mit BUDCON.